Digitaal ondertekenen

 
Regelneef bevat een geïntegreerde mogelijkheid om documenten ter ondertekening te versturen en binnen Regelneef terug te ontvangen.
Dit is – net als SMS – een optionele module binnen Regelneef, die een koppeling tot stand brengt met de diensten van signrequest.com. Zie www.sunbase.nl/prijs voor meer informatie over de kosten van het gebruik ervan.

Algemene werking

Wanneer u een digitaal document heeft, wat ondertekend moet worden zonder het uit te hoeven printen, voert u een nieuw ondertekeningsverzoek in. Hierin staat o.a. het volgende:

• het bestand;
• het e-mail adres, de naam en de ondertekeningsactie (handtekening of alleen goedkeuren) van de ontvanger;
• het e-mail adres, de naam en de ondertekeningsactie (geen, handtekening of alleen goedkeuren) van de verzender;
• optioneel een bericht voor de ondertekenaar.

Door het ondertekeningsverzoek te verzenden wordt het (indien nodig) omgezet naar PDF formaat en krijgt iedere ondertekenaar per e-mail een bericht, met het verzoek om het document te tekenen. Binnen Regelneef is het verzoek te volgen via een overzicht, waarin van elk verzoek de details en de huidige status terug te zien is.

Door op de link in de e-mail te klikken komt een ondertekenaar op een website waarin de inhoud van het document getoond wordt, en de ondertekening gedaan kan worden. Dit werkt op allerlei apparaten, dus bijvoorbeeld ook op een mobiele telefoon.

Wanneer alle ondertekenaars hebben ondertekend krijgt het verzoek in Regelneef de status Ondertekend, waarbij het document, inclusief handtekeningen, beschikbaar is als download. Daarnaast is ook een ondertekeningsverslag beschikbaar. Deze documenten kunnen vervolgens worden bewaard in bijvoorbeeld het bestandsarchief, waarvoor Regelneef diverse handige opties biedt.
Het ondertekende document en het ondertekeningsverslag worden ook via e-mail aan de betrokken personen gestuurd.

Personalisatie

In de e-mails en in het ondertekeningsproces wordt gebruik gemaakt van uw eigen bedrijfslogo, en wordt de basiskleur daarop afgestemd. Na het ondertekenen wordt men automatisch doorgeleid naar uw bedrijfswebsite. Door deze personalisatie is het voor de ondertekenaar duidelijk dat men te maken heeft met uw bedrijf.
Deze zaken worden door SunBase in overleg met u ingesteld wanneer de module geactiveerd wordt.

Contact SignRequest

Regelneef maakt gebruik van de diensten van SignRequest voor het electronisch ondertekenen. Meer informatie van SignRequest is te vinden op signrequest.com/nl/faq.
Men staat u ook graag te woord als u specifieke vragen heeft: signrequest.com/nl/contact.

 

Nieuwe vormgeving Regelneef, nieuwe website en social media

 
Het programma-icoon, het Regelneef logo en de iconen binnen Regelneef zijn vrijwel allemaal vernieuwd. Deze aanpassingen hangen samen met de onlangs verschenen nieuwe website voor Regelneef. De iconen op de knoppenbalk zijn nu ook iets groter dan voorheen, wat ook doorwerkt in het menu.

Het is vanaf nu makkelijker om op de hoogte te blijven van nieuws en bijvoorbeeld tips over het gebruik van Regelneef. Via de website, maar ook via aanmelding op een nieuwsbrief of via FaceBook of Twitter. Aan de statusbalk onderaan het scherm van Regelneef zijn knopjes toegevoegd voor sociale media.

Twee nieuwe thema’s zijn toegevoegd:

• Foggy
• Metropolis

 

Financiële documenten

 
Deze module biedt een nieuwe mogelijkheid om financiële documenten te maken. Op basis van ingevulde werkbrieven biedt dit de mogelijkheid om bijvoorbeeld facturen te maken, met daarop een uitsplitsing van alle soorten gewerkte uren en de looncomponenten. Met het oog op facturen wordt de BTW bepaald op basis van de ingevulde BTW percentages bij de plaatsingen, en wordt het totaalbedrag gesplitst in een G-rekening- en vrij deel.

Er kan gekozen worden om te groeperen per klant, of geen groepering toe te passen. Wanneer het gebruikt wordt om een factuur te maken, is het nuttig om de optie Alleen facturabele uren en looncomponenten aan te vinken. Dan worden de regels waar geen tariefbedrag van toepassing is eruit gelaten.
Deze nieuwe module kan ook gebruikt worden om voor een bepaalde periode snel inzicht te krijgen in de totale omzet, totale loonkosten en het verschil daartussen. Met het groeperen is zijn deze totalen ook direct te splitsen per klant.

Er is een factuur-layout beschikbaar als voorbeeld; deze kan hier gevonden worden: [Regelneef programmamap]\reports\layout Factuurvoorbeeld.doc.

De financiële documenten zijn beschikbaar via de volgende knoppen:

• Planlijst uitzendkrachten->Blok ‘Werkbrieven’->Documenten
• Overzicht werkbrieven->Documenten

 

Importeren uitzendkrachten

 

Importeren als inschrijving

Bij importeren van een uitzendkracht kan nu Als inschrijving worden aangevinkt. Dit zorgt ervoor dat het BSN nummer, en eventuele scans van een ID-bewijs, pasfoto en dergelijke worden genegeerd. Zo kan op een simpele manier worden voldaan aan de huidige wetgeving, die stelt dat dit soort gegevens nog niet opgeslagen mogen worden, totdat de inschrijver feitelijk aan het werk gaat.
Overigens, is het importbestand afkomstig van de ID scanner van Securitech, dan zal Regelneef wel het bestand met het controleverslag importeren.

Verfijning van bepaling van bestaande of nieuwe uitzendkracht

De bepaling of een import een nieuwe uitzendkracht betreft of een bestaand moet bijwerken, is verfijnd. Indien er geen match is op het BSN nummer of personeelsnummer, dan wordt nu ook gekeken of er al iemand bekend is met dezelfde achternaam en geboortedatum. Indien dat het geval is moet de gebruiker voor de zekerheid een keuze maken of het inderdaad dezelfde persoon betreft.

Betere weergave van importproblemen

De gevonden problemen worden voortaan op aparte regels vermeld, met daarbij meer informatie. Hierdoor is sneller te zien wat het probleem precies is.

Openen van een bestaande uitzendkracht

Het is nu ook mogelijk om, als de status Bijwerken is, de betreffende bestaande uitzendkracht te openen.

Keuzetabellen

In het detailscherm van een importregel zijn keuzetabellen toegevoegd voor Land, Geboorteland, Nationaliteit en Uitlener. Ook kan zo direct een waarde in deze tabellen worden toegevoegd of aangepast indien dat nodig is.

Nieuwe importvelden

De import ondersteunt nu ook de velden Niveau en Waarschuwen.

 

Diversen

 

Klanten: G-rekening percentage

Dit nieuwe veld speelt ook een rol in de financiële documenten, op basis van deze waarde wordt voor factureringsdocumenten de verdeling voor het factuurbedrag in een g-rekening en het vrije deel bepaald.

Document-layouts: koppeling naar E-mail

• De uitklaplijst met e-mail adressen in het layout-scherm laat nu, naast de e-mail adressen, ook een naam zien van de persoon. Zo is het nog duidelijker om wie het gaat, zeker als het e-mail adres niet lijkt op de naam van de persoon.
• De uitklaplijst is breder gemaakt om de extra informatie in één keer te kunnen tonen.
• De naam van de persoon wordt nu ook doorgegeven naar het scherm voor het invoeren van een ondertekeningsverzoek. Zowel het e-mail adres als de naam van de ontvanger wordt nu ingevuld, ook wordt, indien nodig, het nummer voor SMS verificatie hiermee doorgegeven.

Export werkbrieven

De werkbrieven export naar Freepack is aangepast om beter om te gaan met meerdere regels met eenzelfde uurloon-percentage.

Vastlegging sociale media

• Nieuwe velden bij uitzendkracht (tab Algemeen 2): LinkedIn, Facebook
• Nieuwe velden bij klant: LinkedIn, Facebook, Twitter
• Bij contactpersoon van klant: LinkedIn, Facebook

Accommodatieplanning

• In het Planbord accommodaties zijn de beschikbare kolommen voor het onderste deel sterk uitgebreid, ook voor de Excel lijsten. De te kiezen kolommen zijn (en blijven) nu exact gelijkgetrokken met die van de Planlijst accommodaties.
• In het planbord werkt de knop Accommodatie nu ook als er geen personen in de accommodatie geplaatst zijn op de getoonde dag.
• De knop ‘Gebruikers’ bij Overzicht accommodaties werkt nu ook correct als er meerdere accommodaties zijn met dezelfde naam.

Urenbrieven: inclusief uur-totalen uit de werkbrieven

De urenbrieven kunnen per werknemer de ingevulde normale uren uit werkbrieven weergeven, gesplitst in maandag t/m zondag. Dit is uitgebreid met de volgende mogelijkheden, die via nieuwe samenvoegcodes kunnen worden opgenomen in uw eigen urenbrief layout:

• Totaal aantal uren per medewerker
• Totaal aantal uren van alle medewerkers, per weekdag
• Totaal aantal uren van de betreffende week

Importeren van klanten ondersteunt nu ook opmerkingen

De importmodule ondersteunt nu ook opmerkingen. Dat kan dus een langere tekst zijn. Als de import een bestaande klant bijwerkt, zal de opmerking uit de import worden toegevoegd aan de bestaande opmerkingen bij de klant. Met de Excel import kan een opmerking worden ingelezen.

Rechten voor muteren autogebruik zijn verfijnd

In een gebruikersniveau kan nu apart worden ingesteld of bestuurders dan wel meerijders kunnen worden gemuteerd. Zo is het mogelijk om iemand alleen meerijders te kunnen laten muteren en bestuurders niet.

Overig

• Het veld Opmerkingen van een werkbrief heeft nu ook een samenvoegcode in de werkbriefdocumenten.
• De Mandagenstaten Inleen hebben bij de detailregels nu ook samenvoegcodes voor het KVK nummer en het BTW nummer van de uitlener.
• Planlijst accommodaties: Nieuwe beschikbare kolommen voor geboortedatum en telefoonnummer van de uitzendkracht.
• Planlijst uitzendkrachten: Nieuwe beschikbare kolommen voor kenmerken en KVK nummer van de uitlener.
• Het gehele systeem voor scherm- en excel lijsten is intern herschreven, met het oog op de komende cloud-ondersteuning van Regelneef dit jaar.
• Een nieuwe uitzendkracht heeft voortaan weer ‘man’ standaard aangevinkt.
• De knop ‘Excel lijst’ bij de Planlijst uitzendkrachten en Overzicht uitzendkrachten houdt nu weer rekening met een eventuele kolomfilter die in de schermlijst gezet is.
• In de tabel filialen is de knop ‘Filiaalrechten toekennen’ weer functioneel.
• In Planbord uitzendkrachten gaat de kolom ‘Aanvangsdatum aanvraag’ nu correct om met een lege waarde.
  Bij overzicht klanten werkt de Email knop weer correct met grotere aantallen klanten ( > 1000).
• Bij overzicht klanten is de kolom ‘Relatiebeheerder’ weer functioneel.
• Documenten: de samenvoegcodes voor de afzonderlijke NBBU datums van een uitzendkracht zijn weer beschikbaar.
• Het tonen/verversen van de pasfoto van een uitzendkracht op de diverse schermen is verbeterd.
• Planlijst uitzendkrachten: opvragen van een werkbrief-document gaat nu correct om met plaatsingen waarvoor geen werkbrief aanwezig is.
• Planbord uitzendkrachten: de plaatsingsinformatie van een uitzendkracht (zichtbaar wanneer de cursor boven de startdatum van de plaatsing is) laat nu de dagplanning zien.
• De tab met aanvragen van een klant laat nu ook toekomstige aanvragen zien.
• In de rechtenniveaus is het nu apart instelbaar of een klantcontact ingevoerd of verwijderd mag worden door een gebruiker.