Extra controledatums bij uitzendkracht

Het is nu mogelijk om belangrijke datums bij een uitzendkracht vast te leggen, welke bij de signalering worden getoond wanneer ze actueel worden. Zo kan ervoor gezorgd worden dat belangrijke datums i.v.m. bijvoorbeeld transitievergoeding of pensioen onder de aandacht komen via de signalering.

Op de tab Algemeen bij een uitzendkracht is hiervoor een knop Extra controledatums toegevoegd. Hiermee wordt een nieuw scherm geopend waarin de ingevoerde datums te zien zijn. Bij elke datum wordt ook het soort controledatum getoond. Deze soort wordt ook vermeld wanneer de datum in de signalering getoond wordt.

Met de knop Invoeren kan een nieuwe datum worden ingevoerd. Voor het veld Soort moet een waarde uit de tabel Controledatum Soorten gekozen worden. Uiteraard is deze tabel onderhoudbaar. Via het menu is de tabel te vinden via Uitzendkracht->Tabellen->Controledatum soorten.
 

Scanverdeler: Automatisch archiveren via QR codes

Regelneef biedt nu een oplossing voor het snel en foutloos kunnen archiveren van gescande documenten (zoals ondertekende overeenkomsten).

Automatisch archiveren

In de Regelneef Scanverdeler is een knop Auto-archiveren beschikbaar. Deze analyseert de te verdelen (gemarkeerde) bestanden op het hebben van een juiste QR code, en toont daarvan het resultaat. Als de QR code is herkend, toont Regelneef o.a. welke uitzendkracht het betreft en onder welke naam het bestand in het bestandsarchief van die uitzendkracht zal worden opgeslagen. Vervolgens kan dit met een druk op de knop Archiveren definitief gemaakt worden: de bestanden worden verplaatst naar de juiste locatie.

PDF splitter

Het bovengenoemde archiveren gaat er van uit dat elk apart document in een apart PDF bestand staat. Indien er sprake is van grotere aantallen te scannen documenten kan het echter veel tijd besparen om deze in één keer te kunnen scannen. Het resultaat is dan dus één PDF bestand met daarin verschillende documenten voor verschillende uitzendkrachten. Regelneef kan zo’n bestand splitsen in aparte bestanden.
Met de knop Splitten in de Scanverdeler wordt zo’n verzamel-PDF geanalyseerd. Het resultaat is een lijst met herkende documenten in de PDF, waarna een druk op de knop genoeg is om de splitsing uit te voeren.
De gesplitste bestanden worden geplaatst in de lijst met te verdelen bestanden van de scanverdeler. Regelneef zal direct vragen of het automatisch archiveren gestart moet worden, waarmee ze dus verplaatst worden naar de juiste bestandsarchieven.

QR code via samenvoeg-layout

Het bovenstaande werkt dus alleen als er een QR code staat in het gescande bestand. Deze QR code moet bij het maken van het bestand (samenvoegen vanuit Regelneef) al in het document worden gezet, op de eerste pagina. Dit werkt via een aparte samenvoegcode in de Word layout. Deze is toegevoegd aan de lijst met samenvoegcodes voor algemene uitzendkrachtdocumenten en plaatsingsdocumenten. Op de plek van deze code zal Regelneef bij het samenvoegen een QR code ’tekenen’ in het Word document.

Documentcodes

Een QR code bevat ook informatie over hoe het bestand moet heten wanneer het uiteindelijk gearchiveerd wordt. Dit werkt via een nieuwe tabel Documentcodes (te vinden bij menu Uitzendkrachten->Tabellen). Bij het archiveren zoekt Regelneef de documentcode uit de QR code in deze tabel, en bepaalt zo de doelnaam van het archiefbestand. Hierbij worden ook bijvoorbeeld sub-mappen ondersteund.
De documentcode binnen de QR code is in de layout in te stellen door rechts te klikken op de QR samenvoegcode en te kiezen voor ‘veld wijzigen’.
 

Signalering op bruikleengoed

 

Signalering op geldigheid bruikleengoed

Het is nu mogelijk om een geldigheidsdatum en een certificaatnummer vast te leggen bij een bruikleengoed. Zo kan dus vastgelegd worden dat een bruikleengoed na een bepaalde datum niet meer geldig is, waardoor het bijvoorbeeld herkeurd moet worden, of het gebruik ervan gestopt.
De signalering is hiervoor uitgebreid: een bruikleengoed dat binnen 30 dagen ongeldig wordt wordt daar gemeld. Uiteraard is deze periode instelbaar, zoals gebruikelijk.
In de Planlijst bruikleen zijn nieuwe kolommen beschikbaar gemaakt voor deze nieuwe velden.

Signalering met extra gegevens van huidige plaatsing en uitlener van uitzendkracht

Wanneer een signalering een uitzendkracht betreft, kan het handig zijn als direct zichtbaar is waar deze persoon momenteel aan het werk is. Daarom zijn er drie nieuwe kolommen beschikbaar (zichtbaar te maken via de lijstdefinitie):

• Klantnaam (huidige plaatsing)
• Locatie (huidige plaatsing)
• Aanvraag omschrijving (huidige plaatsing)

Ook is een nieuwe kolom Uitlener beschikbaar, welke de naam van huidige uitlener van een uitzendkracht laat zien.

Signalering op verjaardagen uitschakelbaar

Er is een methode om verjaardagen compleet buiten de signalering te houden: vul als signaleringsperiode de waarde -1 in bij Voor en Na.

Langere signaleringsperiode

Het maximum vooruit / achteruit te kijken dagen is verhoogd, van 370 naar 500.
 

Importeren van uitzendkrachten

 

Excel import van certificaten op basis van certificaatnamen

De kolommen met certificaatgegevens hoeven geen code meer in het kolomhoofd te hebben, maar zijn voortaan gebaseerd op de gewone naam van het certificaat.
De exacte naam (omschrijving) van een certificaat wordt nu gebruikt, met ‘ nr’ of ‘ geldigtot’ er achter. Heeft u in de tabel bijvoorbeeld het VVA-1 certificaat, en wilt u het nummer en de datum ervan importeren, dan moeten er twee kolommen bestaan voor resp. het nummer en de datum:

• VVA-1 nr
• VVA-1 geldigtot

Excel import ondersteunt formules

Indien cellen bestaan uit een formule dan is dit geen probleem meer.

Excel import via ander werkblad

Het is nu mogelijk om gegevens in te lezen van een ander werkblad dan de eerste (de standaard). Regelneef kijkt hiervoor naar de titel van het werkblad. Indien deze ‘regelneef’ heet zal dit werkblad gelezen worden.

Importeren uitzendkracht – nieuwe velden

De importmodule is weer verder uitgebreid met de volgende velden:

• Rijbewijsnummer en geldigheidsdatum
• Verblijfsvergunning en geldigheidsdatum
• Zorgverzekering en polisnummer
• Brutoloon
• Afwijkend adres: Straat, Huisnummer, Toevoeging, Postcode, Plaats, Land
• Bankgegevens: IBAN, BIC, Betaling naam, Betaling plaats

Zie de Excel specificatie voor de totaallijst met te gebruiken kolomnamen voor import.

Import-diversen

• Import van uitzendkrachten doet nu vooraf extra controle op extreme datums, welke anders later een importfout zouden geven.
• Importeren vanuit Excel herkent voortaan ook kolommen als de kolomnaam spaties heeft achter de naam.
• De import van uitzendkrachten via Freepack optie 161 leest nu ook de afwijkende adresgegevens in, welke zijn toegevoegd in Freepack 17.06.

 

Overzicht uitzendkrachten

 

Certificaten als schermkolommen

Het is nu mogelijk om direct certificaten zichtbaar te maken in de schermlijst van Overzicht uitzendkrachten. Voorheen waren deze al beschikbaar in de Excel lijst, maar nu kunnen ze ook direct zichtbaar worden gemaakt in het zoekresultaat. De certificaatkolommen zijn toegevoegd aan de lijstdefinities.

Exporteren uitzendkracht als XML: nu inclusief certificaten

Voortaan worden in de XML export ook alle certificaten (nummers en datums) meegenomen. Dit maakt de XML export nog meer een interessante optie om de gegevens van een uitzendkracht uit te wisselen. In de XML export (specificatie) kunnen immers ook bestanden uit het bestandsarchief meegenomen worden.

Duidelijke tabs met selectie-mogelijkheden

Om duidelijker aan te geven dat er twee tabs met selectievelden zijn hebben deze nu namen gekregen; ‘Selectie 1’ en ‘Selectie 2’.

Zoeken op land

Op de tab ‘Selectie 2’ is een zoekveld voor land toegevoegd. Er kan een deel van de landnaam worden ingevuld. Er wordt gezocht in zowel het gewone adres als het afwijkende adres van de uitzendkrachten.
 

Plaatsen: functie invullen op basis van de functie van de uitzendkracht

Met deze nieuwe instelling is het mogelijk om automatisch de functie van een plaatsing te laten afhangen van de functie van de uitzendkracht.

Voorwaarde is wel dat er maar één selectiefunctie bij de uitzendkracht staat (anders wordt de eerste gebruikt). Indien een groep uitzendkrachten tegelijk geplaatst wordt, zal ieder automatisch met hun eigen functie geplaatst worden, tenzij het functieveld in de plaatsing gevuld wordt (dan krijgt elke plaatsing diezelfde functie).

Indien geplaatst wordt op een aanvraag dan wordt de functie van de aanvraag niet gebruikt in de plaatsing, bij gebruik van deze instelling.
Deze functie is te vinden bij Onderhoud-Instellingen, op de tab Planlijst.
 

Diversen

 

Aanvragen: nieuwe velden en permissie voor publicatie

Twee nieuwe velden:

• Aantal uur per week;
• Branche, via keuzetabel. Indien een branche is ingevuld bij de klant wordt deze automatisch overgenomen wanneer een aanvraag wordt ingevoerd.

In een rechtenniveau is nu apart instelbaar of iemand het vinkje Vrijgeven voor publicatie kan wijzigen. Zo kan het geregeld worden dat er één persoon verantwoordelijk is voor de controle en het daarna vrijgeven van vacatures naar de website.

Digitaal ondertekenen: downloads opslaan als zip bestand

Naast het ondertekende document zelf is het ondertekeningsverslag ook een belangrijk bestand, wat bewaard zou moeten worden. Het nadeel is wel dat er twee losse bestanden zijn op te slaan in het bestandsarchief.
Om dit makkelijker te maken is er nu een optie (vinkje) toegevoegd om de twee bestanden automatisch in een zip bestand te schrijven bij het downloaden. Zo kunnen beide bestanden makkelijk onder één naam worden gearchiveerd.

Verder:

• Voortaan wordt bij het versturen van een .doc document automatisch omgezet naar .pdf formaat. Dit zorgt ervoor dat de document-layout bij SignRequest vrijwel perfect blijft.
• Bij het openen van het downloads-scherm zijn beide bestanden (ondertekende document en verslag) nu standaard geselecteerd.

Excel Export

De volgende schermen laten bij de Excel knop nu ook de uitgebreide dialoog zien waarmee o.a. gekozen kan worden e-mail en PDF:

• Overzicht uitzendkrachten
• Overzicht klanten
• Signalering

SQL Query voor cloud database

Vanaf nu is de SQL query optie beschikbaar voor gebruikers van de cloud database.

Standaard klanttype instelbaar

Bij het invoeren in het scherm ‘Overzicht klanten’ wordt het type standaard op ‘Klant’ gezet. Dit gedrag is nu te veranderen in Onderhoud->Instellingen->Klanten. Zo is het bijvoorbeeld in te stellen dat nieuwe invoer standaard een ‘Prospect’ is.

Export van gewerkte uren naar pakket Loon

De export van werkbrieven heeft nu ook de mogelijkheid om te exporteren naar Loon. Hiermee worden alle gewerkte normale uren geëxporteerd.
Aan de export van uitzendkrachten is ook een optie toegevoegd voor Loon, daarmee kunt u alle algemene details van een uitzendkracht exporteren om deze te kunnen importeren in Loon.

Overige oplossingen en verbeteringen

• Na het toevoegen of importeren van een layout in de cloud-versie wordt de layout-lijst nu altijd correct automatisch ververst wanneer de upload gereed is.
• Bij importeren van een uitzendkracht wordt het de rekeningsoort nu niet meer gezet indien het geïmporteerde rekeningnummer leeg is.
• Bij de contacten van een aanvraag is nu ook het filiaal zichtbaar van degene die het contact heeft ingevoerd.
• Een verplicht veld bij een uitzendkracht op de tab Algemeen 2 kon bij opslaan soms een melding geven, terwijl het wel ingevuld was. Dit is verholpen.
• Bij importeren van uitzendkrachten via Excel laat de ‘Open’ dialoog nu ook recente bestanden zien in de uitklaplijst.
• Elektronisch ondertekenen: bij verzenden wordt nu een duidelijke melding gegeven indien het bestand nog in gebruik is (waardoor deze niet verzonden kan worden).
• De verouderde term ‘Sofi-nummer’ is zoveel mogelijk vervangen door ‘BSN’.
• De tweede tab op de planlijst (planlijst per dag) bepaalt de dag-specifieke informatie over absenties e.d. beter.
• Het exportscherm voor plaatsingen toont nu weer ook de naam en het personeelsnummer van de uitzendkrachten.
• De export van plaatsingen naar Loon (Roos & Roos) is verbeterd.
• Certificaten van een uitzendkracht moeten voortaan een unieke naam hebben. Hierop wordt bij invoeren gecontroleerd.
• De basismappen voor bestanden hebben nu een verhoogde maximumlengte van 100 naar 200 posities.
• Bij het handmatig selecteren van een aanvraag vanuit een plaatsing wordt nu ook de locatie overgenomen, indien deze nog leeg is.
• Indien er alleen-lezen rechten zijn ingesteld werkt dit nu ook door naar de bestandsmap-knoppen voor hernoemen of verwijderen.
• Planbord uitzendkrachten toonde soms toch een lege klantregel ondanks dat er alleen mensen op aanvragen waren gepland. Dit is verholpen.