Het importproces bestaat uit drie stappen: het inlezen, het valideren van de gegevens en tenslotte het daadwerkelijk importeren.
Gegevens inlezen
Deze knop toont een submenu met de ondersteunde importformaten. Dit zijn:
•Regelneef XML bestand
•Excel bestand
•CSV bestand
•Freepack exportbestand uitzendkrachten, (module 161, versie 2)
•Freepack exportbestand uitzendkrachten, (module 735, komma gescheiden)
Na keuze voor het formaat verschijnt een dialoog, bijvoorbeeld voor het openen van het betreffende bestand (de standaardlocatie hiervoor kan overigens worden ingesteld). Na het openen zal Regelneef de gegevens valideren en weergeven in de importmodule.
Het veld Importfiliaal bepaalt welk filiaal er automatisch ingevuld wordt bij het inlezen van uitzendkrachten. Indien het importbestand een filiaalnaam bevat zal die worden gebruikt, ongeacht de instelling bij Importfiliaal.
Aanvinken van Als inschrijving zorgt ervoor dat het BSN nummer, en eventuele scans van een ID-bewijs, pasfoto en dergelijke worden genegeerd. Zo kan op een simpele manier worden voldaan aan de huidige wetgeving, die stelt dat dit soort gegevens nog niet opgeslagen mogen worden, totdat de inschrijver feitelijk aan het werk gaat.
Vink Importbestand verwijderen na importeren aan als importbestanden altijd weer een andere naam hebben, ze worden dan automatisch verwijderd wanneer gegevens definitief zijn ingelezen. Zo wordt voorkomen dat oude importbestanden zich ophopen.
Status
Belangrijk is dat Regelneef op de juiste manier kan bepalen of een uitzendkracht al bestaat in het systeem, en dus moet worden bijgewerkt, of dat de uitzendkracht geheel nieuw is. Dit wordt Status genoemd. Met de optie Status bepalen o.b.v. is in te stellen of dit gedaan moet worden op basis van personeelsnummer of BSN. Regelneef onthoudt overigens automatisch de laatst gebruikte waarde in dit veld. De status Invoeren of Bijwerken wordt in de eerste kolom weergegeven, voorzien van duidelijke kleuren.
Er is ook een derde status mogelijk: Maak keuze. Deze status verschijnt wanneer een uitzendkracht niet via een nummer kon worden herkend, maar er wel één of meer uitzendkrachten in het systeem staan met eenzelfde combinatie van achternaam en geboortedatum. In het detailscherm van de importregel kunt u de keuze maken om te koppelen aan een bestaande uitzendkracht of om de import als nieuw te beschouwen.
 | Grijze kolommen Wanneer een bepaalde kolom niet in het importbestand voorkomt, zal Regelneef deze kolom grijs weergeven. Een grijze kolom wordt nooit geïmporteerd. Bij status Bijwerken zal dus de bestaande oude inhoud van het betreffende veld bij de uitzendkracht behouden blijven. |
Valideren
Regelneef zal de gegevens valideren, door bijvoorbeeld de nationaliteit en land te controleren aan de hand van de betreffende tabellen. Wanneer een waarde niet in de Regelneef tabel gevonden wordt, zal dit gemeld worden onder de importregel.
Als het gaat om een tabelwaarde die niet kan worden gevonden, bijvoorbeeld de nationaliteit, kan het best eerst bekeken worden waarom de waarde niet goed is. In het detailscherm kan de tabel worden geopend. U kan dan daaruit een waarde kiezen of de tabel zelf aanpassen of uitbreiden met de nieuwe waarde. Door Valideren in te drukken wordt de controle opnieuw uitgevoerd, en verdwijnt de probleemmelding.
Een geïmporteerd XML bestand kan ook één of meer bestanden (documenten) per uitzendkracht bevatten. Indien dit het geval is wordt dit aantal vermeld in de kolom bestanden. Deze bestanden worden vermeld in het detailscherm van de importregel, in de tab Bestanden. Een bestand kan hier worden bekeken of verwijderd.
Als er bestanden te importeren zijn, moet ook een mapnaam opgegeven worden in het gelijknamige veld. Regelneef doet hiervoor al een voorstel. De mapnaam moet een geldige Windows mapnaam zijn, die nog niet eerder gebruikt is voor andere uitzendkrachten.
| Tabel Het kan uiteraard ook zijn dat de waarde in de tabel zelf niet correct is, of nog niet bestaat. In dat geval kunt u uiteraard ook de tabel zelf corrigeren, en daarna de inhoud van de importmodule opnieuw valideren. |
| Filiaal Bij status Invoeren zal het filiaal nog toegekend worden worden, als er geen importfiliaal is opgegeven. Dit is in één keer voor alle records op te lossen door het detailscherm van de regel te openen, het juiste filiaal te selecteren en daaronder de optie Vul dit filiaal ook in bij andere ontbrekende filialen aan te vinken. |
| Verwijderen Indien een groep records in de importmodule niet geïmporteerd dient te worden kunnen ze in één keer verwijderd worden uit de importmodule, door deze records te markeren en de knop Verwijderen te gebruiken. |
Importeren
Wanneer de validatie geen problemen (meer) vermeldt kan de knop Importeren gebruikt worden om de gegevens daadwerkelijk te importeren. Wanneer er documenten (bestanden) geïmporteerd worden, wordt per uitzendkracht automatisch de betreffende mapnaam aangemaakt, en de bestanden daarin geplaatst.