Medewerkers > Overzicht medewerkers

In Overzicht medewerkers zoekt u medewerkers en opent u hun dossier. U kunt bijvoorbeeld zoeken op naam, functie, beschikbaarheid of filiaal. Vanuit de gevonden lijst kunt u medewerkers wijzigen, plaatsen, documenten maken of contact met hen opnemen.

Selectie

Snel een medewerker vinden

•Vul bij Achternaam of Roepnaam een naam of een deel daarvan in. U kunt ook zoeken op een deel van het Personeelsnr.

•Controleer de gekozen filialen en de vinkjes bij Niet tonen. Klik vervolgens op Zoeken.

•Dubbelklik op de gewenste medewerker om het dossier te openen.

De zoekvelden staan op Selectie 1 en Selectie 2. Ingevulde voorwaarden op beide tabbladen werken samen. Een sterretje achter de tabnaam laat zien dat daar zoekvoorwaarden zijn ingevuld, ook wanneer u het andere tabblad bekijkt.

Zonder zoekvoorwaarden blijft de lijst leeg. Gebruik Selecteer alles wanneer u een volledig overzicht wilt opvragen. Vooraf ingestelde zoekvoorwaarden kunnen ervoor zorgen dat bij het openen al medewerkers worden getoond.

Filialen en Niet tonen

Kies rechts naast de selectietabbladen één of meer filialen. De filiaalselectie is gebaseerd op het filiaal van de medewerker. Alleen filialen waarvoor u medewerkers mag raadplegen of wijzigen, worden getoond.

Onder Niet tonen kunt u Ingeleenden, Slapenden, Absenten en Geblokkeerden uitsluiten. Zoekt u bijvoorbeeld een slapende medewerker, haal dan het vinkje bij Slapenden weg. Klik na het aanpassen van de selectie op Zoeken.

Selecteer alles

Selecteer alles vraagt direct de medewerkerslijst op, zonder de gewone zoekvoorwaarden. De zoekvelden worden tijdelijk uitgeschakeld. De gekozen filialen en de vinkjes bij Niet tonen blijven van toepassing. Schakel Selecteer alles uit om weer gericht te zoeken.

Zoekresultaten combineren

Hiermee bouwt u één lijst op met medewerkers uit verschillende zoekopdrachten. Markeer eerst de medewerkers die u wilt behouden, vink Zoekresultaten combineren aan en voer een volgende zoekopdracht uit. De gemarkeerde medewerkers worden aan de nieuwe resultaten toegevoegd, ook als zij niet aan de nieuwe zoekvoorwaarden voldoen. Markeer bij iedere volgende zoekopdracht opnieuw alle medewerkers die u wilt meenemen.

Selectie 1

Naam en persoonlijke gegevens

Gebruik Achternaam, Roepnaam en Personeelsnr om een bekende medewerker te vinden. Met Leeftijd min/max, Gebdat. en Geslacht kunt u de selectie verder beperken. Bij leeftijd mag u ook alleen een minimum of alleen een maximum invullen.

Rijbewijs en Eigen vervoer

Vink de benodigde rijbewijscategorieën aan. Als u meerdere categorieën aanvinkt, moet de medewerker ze allemaal hebben. Kies bij Eigen vervoer Ja of Nee, of laat het veld leeg als dit geen selectievoorwaarde is.

Keuzes uit tabellen

Via de knop met drie puntjes kiest u onder meer Kenmerken, Functies, Nationaliteiten, Opleidingen, Certificaten, Uitleners, Niveaus en Relatiebeheerders. U kunt meerdere waarden kiezen. Met het kruisje wist u de keuze in dat veld.

Meerdere gekozen waarden binnen één van deze velden betekenen normaal gesproken: de medewerker voldoet aan ten minste één daarvan. Verschillende ingevulde velden worden samen toegepast. Bij Uitleners wordt zowel naar de uitlener in het medewerkerdossier als naar uitleners bij plaatsingen gekeken.

Comb bij Functies, Opleidingen en Certificaten

Vink Comb (combineren) aan als de medewerker aan alle gekozen waarden in dat veld moet voldoen. Zonder Comb is één van de gekozen waarden voldoende. Zo vindt u met twee functies en Comb alleen medewerkers bij wie beide functies zijn geregistreerd.

De certificaatselectie zoekt naar de geregistreerde certificaten. Zij controleert daarbij niet de geldigheidsdatum.

Talen

Kies de gewenste talen en geef per taal aan of de medewerker deze in woord en/of geschrift moet beheersen. De medewerker moet voldoen aan alle aangevinkte taaleisen.

Nog ongepland op

Vul een datum in om medewerkers te vinden die op die dag nog niet in de dagplanning van een plaatsing staan. Combineer dit zo nodig met Beschikbaren en het uitsluiten van Absenten. Met de knop > kopieert u de datum naar Toon planning van; de tijd wordt daarbij op 08:00 gezet.

Beschikbaren

Bij het aanvinken van Beschikbaren kiest u een dag of periode. Regelneef kijkt naar de vastgelegde beschikbaarheid van de medewerker:

•Bij kalenderregistratie moet er ten minste één beschikbare dag binnen de gekozen periode zijn vastgelegd.

•Bij beschikbaarheid op vaste weekdagen wordt gekeken naar de weekdag van de begindatum.

Een gevonden medewerker is dus niet automatisch op iedere dag van de periode beschikbaar of nog ongepland. Voor een bepaalde werkdag kunt u een periode van één dag kiezen en dezelfde datum invullen bij Nog ongepland op.

Toon planning van

Deze datum staat standaard op de huidige datum en tijd. Hiermee bepaalt u voor welk moment de lijst de plaatsing, het autogebruik en de accommodatie toont. Ook de datumafhankelijke selecties, zoals Actieven, In auto, In accom en Absenten, gebruiken deze datum. Pas de datum aan en klik op Zoeken om een andere dag te bekijken.

Groepen en controles

•Actieven / Niet-actieven: medewerkers die op de dag bij Toon planning van wel of niet in de dagplanning van een plaatsing staan.

•In auto / Niet in auto en In accom / Niet in accom: medewerkers met of zonder de betreffende planning op die dag.

•Inschrijvers, Ingeleenden, Slapenden en Geblokkeerden: selecteren op de overeenkomstige gegevens in het medewerkerdossier. Kalenderreg. selecteert medewerkers met beschikbaarheid via kalenderregistratie.

•Absenten: medewerkers met een absentie op de gekozen dag. Absentiesoorten die zijn ingesteld om niet te filteren, tellen hierbij niet mee.

•ID gecontroleerd. / ID niet gecontroleerd en Inschrijving gecontroleerd / Inschrijving niet gecontroleerd: selecteren op de vastgelegde controle van het identiteitsbewijs of de inschrijving.

Ook deze keuzes worden met de overige zoekvoorwaarden gecombineerd. Let erop dat u een gewenste groep niet tegelijk uitsluit onder Niet tonen.

Selectie 2

Contact- en inschrijfdatums

Bij Laatste contact en Laatst actief kiest u voor of na een datum. Inschrijfdatum min/max begrenst de inschrijfdatum; u kunt één of beide grenzen invullen.

Klantnaam en contactgegevens

Klantnaam zoekt in de klanten van plaatsingen én in bedrijfsnamen bij Werkervaring. Daarmee kunt u ook medewerkers vinden die eerder bij een bedrijf hebben gewerkt. Telefoonnummer, E-mail en Rekeningnummer zoeken op de ingevoerde tekst; een deel van de waarde is voldoende.

Postcode, Plaats en Land

Vul bij Postcode de vier cijfers in en kies een Straal (km) om binnen een gebied te zoeken. Hierbij wordt het postcodeadres bepaald voor de datum bij Toon planning van.

Plaats zoekt in het gewone adres, het afwijkende adres en de huidige accommodatie. Land zoekt in het land van het gewone of afwijkende adres.

Beschikbaarheid, Inschrijfreden en Dossierlocatie

Dit zijn keuzes uit de betreffende tabellen. Beschikbaarheid selecteert hier op de waarde die in het dossier is vastgelegd. Gebruik de optie Beschikbaren op Selectie 1 om op beschikbare dagen te zoeken.

Medewerkerslijst

De lijst bevat de medewerkers die aan uw selectie voldoen. U kunt de kolommen aanpassen aan uw werkzaamheden, bijvoorbeeld met personeelsnummer, naam, filiaal, contactgegevens, functies, kenmerken, klantnaam of verblijfadres.

De kolomindeling is instelbaar via lijstdefinities. De gekozen lijstdefinitie bepaalt welke gegevens zichtbaar zijn.

Zie schermlijsten voor sorteren, filteren, zoeken binnen de lijst en het markeren van meerdere regels.

Een medewerker openen of meerdere markeren

Dubbelklik op een regel of kies Wijzigen om de medewerker te openen. Bij alleen leesrechten heet de knop Raadplegen. Dubbelklikken op Ja in de kolom Kalender opent rechtstreeks de beschikbaarheidskalender.

Markeer meerdere regels voordat u een gezamenlijke actie start, zoals Multi wijz., Documenten of E-mail. Wanneer geen aparte markering is gemaakt, gebruiken deze acties de huidige regel. Controleer de markering voordat u doorgaat.

Foto en herkenning

Bij het verplaatsen naar een andere regel wordt de beschikbare medewerkersfoto getoond. Een rood waarschuwingsteken bij de naam geeft aan dat de medewerker geblokkeerd is. De statuskolom gebruikt de ingestelde kleuren voor actieve en passieve medewerkers; een niveaukolom kan de kleur uit de niveautabel gebruiken.

Acties

Welke knoppen en menuopties beschikbaar zijn, hangt af van uw rechten en de aanwezige licenties. Voor wijzigingen zijn ook de rechten voor het filiaal van de medewerker van belang.

Wijzigen en Invoeren

Wijzigen opent het dossier van de huidige medewerker. Invoeren opent een nieuw medewerkerdossier. Vul daar de gegevens in en sla op met OK.

Multi wijz.

Opent het scherm om gegevens bij alle gemarkeerde medewerkers tegelijk aan te passen, bijvoorbeeld het filiaal, de relatiebeheerder of kenmerken. De velden die worden aangepast zijn rood aangegeven. Controleer deze velden en de geselecteerde medewerkers; bij OK vraagt Regelneef om bevestiging voordat de wijzigingen worden doorgevoerd.

Via het pijltje naast Multi wijz. zijn ook deze acties beschikbaar:

•Actie invoeren bij medewerker(s): opent de invoer van een actie voor de gemarkeerde medewerkers.

•Contactmemo invoeren bij medewerker(s): opent de invoer van een contactmemo voor de gemarkeerde medewerkers.

Verwijderen

Verwijdert de gemarkeerde medewerkers definitief. Controleer de selectie zorgvuldig. Regelneef vraagt tweemaal om bevestiging en toont daarna per medewerker het resultaat.

Plaatsen

Opent een menu voor de volgende handelingen:

•Medewerker(s) bij klant plaatsen: opent het invoerscherm voor plaatsingen met de gemarkeerde medewerkers.

•Medewerker(s) in auto plaatsen: bij één medewerker kiest u bestuurder of meerijder. Bij meerdere gemarkeerde medewerkers wordt de invoer voor meerijders geopend.

•Medewerker(s) in accommodatie plaatsen: opent het invoerscherm voor accommodatieplaatsingen met de gemarkeerde medewerkers.

•Medewerker(s) bruikleengoed(eren) geven: opent de uitgifte van bruikleengoederen voor de medewerker van de huidige regel.

•Medewerker(s) absent maken: opent het invoerscherm voor een absentie bij de gemarkeerde medewerkers.

De menuoptie opent het bijbehorende invoerscherm. Vul daar de verdere gegevens in en controleer eventuele meldingen voordat u opslaat.

Excel lijst

Kies een Excel lijst en geef aan of u alle gevonden medewerkers of alleen de gemarkeerde medewerkers wilt exporteren. Een filter dat u in de lijst hebt aangebracht, wordt bij de export van alle regels meegenomen. De gekozen Excel lijst bepaalt de kolommen en sortering.

Documenten en CV

Documenten opent het scherm voor het starten van documenten met de gegevens van de gemarkeerde medewerkers. Kies daar de gewenste layout.

CV opent het CV-scherm voor de medewerker van de huidige regel.

Exporteren

Opent het scherm voor het exporteren van medewerkers, met de gemarkeerde medewerkers al geselecteerd. Kies daar het gewenste exportformaat en de bijbehorende instellingen.

SMS en E-mail

SMS opent de SMS dialoog voor de gemarkeerde medewerkers. E-mail opent een nieuw bericht in uw e-mailprogramma met hun e-mailadressen. Bij meerdere ontvangers worden de adressen in BCC geplaatst. Ontbrekende e-mailadressen worden gemeld.

Archief

De knop met de gele map opent het archief voor de gemarkeerde medewerker(s).