Het samenvoegen van gegevens naar documenten is een veel gebruikte functie binnen Regelneef. De normale werking is dat het hele basisdocument wordt herhaald voor ieder record waar het mee samengevoegd wordt. Dus als bijvoorbeeld een brief van 2 pagina’s wordt samengevoegd met 8 geselecteerde uitzendkrachten, dan is het resultaat een document van totaal 16 pagina’s. In de helpfunctie staat in detail beschreven hoe een Word layout kan worden gemaakt.

Een etikettenvel (vaak een A4 formaat vel met bijvoorbeeld 16 etiketten) is anders, omdat daar op één pagina meerdere uitzendkrachten afgedrukt moeten kunnen worden. Een etikettenvel voor Regelneef is als volgt te maken.

Maak een nieuw Word document van één pagina, en plaats daarop een tabel met evenveel kolommen en rijen als het etikettenvel. Hierbij moet rekening gehouden worden met eventuele buitenmarges op het etikettenvel, en uiteraard met de exacte hoogte en breedte van een enkel etiket. Door het document te printen (op gewoon papier) kan gecontroleerd worden of het raster van de tabel klopt met de plaats van de etiketten op het etikettenvel. Als alles klopt kunnen de randen van de tabel onzichtbaar gemaakt worden zodat ze niet meer afgedrukt worden.

Dan kunnen de samenvoegcodes geplaatst worden. Deze moeten in elke cel van de tabel staan. In dit voorbeeld staan codes voor het adres van een uitzendkracht.

Een andere speciale extra stap is dat er zgn. NEXT codes geplaatst moeten worden. Deze zorgen ervoor dat Regelneef voor elke cel een nieuw record neemt. Deze Word code is het beste te plaatsen als Alt-F9 ingedrukt is in Word; dan toont Word namelijk tijdelijk meer informatie over de codes (de NEXT code is anders niet te zien). De NEXT code moet als eerste code geplaatst worden, in elke cel, behalve in de eerste cel.

Het samenvoegdocument is nu klaar, en kan nu in Regelneef worden geïmporteerd zodat het voor iedereen te gebruiken is. Hierbij is van belang dat het woord ‘etiket’ voor komt in de naam van de layout in Regelneef; dit zorgt ervoor dat Regelneef het als etikettenvel behandelt. Het resultaat is als volgt.

Om het nog makkelijker te maken om etiketten te gebruiken zijn er al voorbeeld-layouts meegeleverd met Regelneef. In de submap Reports binnen de programma-map staan voorbeeld-layouts voor uitzendkrachten en klanten.