Vanuit Regelneef kunt u documenten digitaal laten ondertekenen. In dit artikel wordt met een voorbeeld uitgelegd hoe dit in de praktijk werkt.

In de meeste gevallen zal het bij ondertekening gaan om een document (bijvoorbeeld een contract) dat al door Regelneef gegenereerd wordt via het layout-systeem. Daarom is er vanuit het layout-scherm een optie Ondertekening beschikbaar bij Uitvoeren naar. In onderstaand schermvoorbeeld worden de auto-document-layouts getoond voor uitzendkracht Kalff, en kan als volgt een ondertekening gestart worden:

1. Kies een layout (meerdere layouts combineren is ook mogelijk);
2. Kies voor Ondertekening;
3. Kies het juiste e-mail adres (Regelneef toont hier automatisch de relevante adressen, meestal hoeft dit niet meer veranderd te worden);
4. Druk op Starten.

 

 

Na het starten verschijnt een scherm waarin het nieuwe ondertekeningsverzoek getoond wordt, alvorens het daadwerkelijk wordt verzonden. In dit scherm zijn diverse zaken desgewenst nog aan te passen. Het scherm bestaat uit vier onderdelen:

1. Te verzenden bestand
   Dit is het zojuist door Regelneef samengevoegde document. U kunt desgewenst de naam van het document, zoals de ondertekenaar die zal zien, aanpassen. Ook kunt u het document hier nog bekijken of zelfs nog aanpassen.
2. Ontvanger
   Hierin staat in dit geval de uitzendkracht met zijn e-mail adres. Dit is waar het verzoek naar toe zal worden gezonden. Standaard staat de ondertekeningsactie op Handtekening plaatsen.
3. Verzender
   Dit is standaard de intercedent zoals deze is ingelogd in Regelneef. In onderstaand voorbeeld is ervoor gekozen om de intercedent ook te laten ondertekenen.
4. E-mail bericht aan ondertekenaar
   Iedere ondertekenaar krijgt het verzoek daarvoor via e-mail. Deze e-mail kan (deels) gepersonaliseerd worden via dit onderdeel. Indien deze velden leeg gelaten worden, wordt automatisch een duidelijk bericht opgesteld door SignRequest. De taal hiervan is instelbaar. In onderstaand voorbeeld is alleen het onderwerp aangepast.

 

 

Na het verzenden wordt de status zichtbaar als nieuwe regel in het scherm Ondertekeningsverzoeken. Door de muis boven de status te houden wordt een popup getoond met detailinformatie.

 

De e-mail die een ondertekenaar ontvangt ziet er als volgt uit. Het logo is uiteraard per organisatie instelbaar bij het activeren van de ondertekeningsmodule binnen Regelneef.

 

Wanneer op Klik hier gedrukt wordt, komt men in het ondertekeningsgedeelte van SignRequest. Dit webgebaseerde systeem werkt op vele platformen. De volgende afbeeldingen zijn gemaakt tijdens het ondertekenen op een Android telefoon.

 

Wanneer de ondertekening is voltooid krijgt het betreffende item in Regelneef de status Ondertekend.

 

In bovenstaand scherm is al te zien dat er nu meerdere downloads zijn. Door op de regel te dubbelklikken komen deze beschikbaar:

Het eerste document is het ondertekende document, in PDF formaat. Het tweede document is het ondertekeningsverslag. Hierin worden alle relevante details van de ondertekening vermeld, zoals namen, e-mail adressen, IP-adressen, handtekeningen, de -optionele- sms verificatie etc. Het derde document is het oorspronkelijk verzonden document.

Om het getekende document en het verslag te archiveren biedt Regelneef diverse manieren om deze bestanden op de juiste plek te zetten, zoals te zien is in het onderste deel van het scherm.

Wanneer de ondertekening compleet is krijgt iedere ondertekenaar overigens ook automatisch een e-mail waarin links staan naar het getekende document en het ondertekeningsverslag.