Het digitaal ondertekenen is duidelijk met een opmars bezig. Steeds meer bedrijven kiezen voor deze manier van ondertekenen, en besparen zo veel papier en tijd.
Wanneer het ondertekenen eenvoudig is voor de ondertekenaar, zal dit het proces versnellen. Om het de ondertekenaar zo makkelijk mogelijk te maken zijn er diverse mogelijkheden.

In dit artikel worden daar twee van beschreven, inclusief de meer technische details over hoe dit werkt.

 

Gebruik een code waar de handtekening moet komen

 

Bij het verzenden van een document ter ondertekening kunt u in Regelneef aangeven wat voor soort ondertekening er nodig is. Als de ondertekening via een handtekening (‘krabbel’) moet, dan kan de ondertekenaar deze handtekening in feite overal in het document plaatsen. Dit werkt prima, maar vraagt dus wel extra aandacht van de ondertekenaar.

Dit is te verbeteren: door een speciale code te plaatsen in het te ondertekenen document, op de plek waar de handtekening hoort te staan. Dit zorgt er dan voor dat de ondertekenaar alleen daar de handtekening kan plaatsen. Sterker nog, men wordt er bij het ondertekenen met knipperende pijltjes naar toe geleid. Dit zal er voor zorgen dat de ondertekening netter en sneller verloopt.

U kunt deze code het best eenmalig opnemen in de layout waarmee het document vanuit Regelneef gegenereerd wordt. Deze code ziet er als volgt uit: [[s|1]]. De letter ‘s’ staat voor ‘signature’. Het cijfer 1 geeft aan dat het de ontvangende ondertekenaar betreft. Moet de verzender ook ondertekenen, dan moet daarvoor een 0 worden gebruikt; dus [[s|0]].
De grootte van de ruimte voor de handtekening is te sturen door de code in een groter lettertype te plaatsen, en door spaties tussen te voegen na het getal.

Tenslotte moet de code onzichtbaar gemaakt worden. Dit is te doen door een witte kleur te gebruiken voor de codes.

 

Tijdens ondertekening ziet dit er als volgt uit. Dit is de ondertekening door de verzendende partij. De blauwe pijl wijst naar het ondertekeningsvlak.

Door het vlak aan te raken kan de handtekening geplaatst worden. In onderstaand scherm is dit gedaan, waarna de blauwe pijl naar Voltooien wijst.

 

Onderstaand scherm toont hetzelfde, maar dan voor de werknemer (de ontvanger) die de ondertekening gestart heeft. Omdat de verzender eerder al ondertekend heeft, is die handtekening overigens al zichtbaar voor de ontvanger. De blauwe pijl wijst de werknemer als eerste de weg naar het ondertekeningsvlak.

Na het plaatsen van de handtekening wordt de werknemer naar Voltooien geleid.

 

Meer over het gebruik van dergelijk codes kunt u lezen in dit bericht van SignRequest. Daar valt overigens te zien dat er ook andere codes mogelijk zijn, bijvoorbeeld voor het toevoegen van tekst- of aanvink-velden.

 

Gebruik ‘Alleen goedkeuren’ in combinatie met SMS verificatie

 

Er kan echter ook gekozen worden voor de variant ‘Alleen goedkeuren’. Er hoeft dan alleen een knop ingedrukt te worden waarmee men instemt met de getoonde inhoud van het document. Desgewenst is dit te combineren met SMS verificatie. Voordat de ondertekenaar de ondertekening kan afronden, moet men een code opgeven die men daarvoor via SMS heeft ontvangen. Op deze wijze is men dus op twee manieren geïdentificeerd: via e-mail en het mobiele nummer.

Onderstaande schermen tonen een goedkeuring in combinatie met een SMS verificatie.

De ontvanger wordt direct naar de knop Goedkeuren geleid:

Na het drukken op de knop start de SMS verificatie (uiteraard wordt het betreffende mobiele nummer automatisch door Regelneef meegegeven als hiervoor gekozen wordt).

De ontvanger dient de code in te vullen welke als SMS bericht ontvangen is:

Wanneer de code correct is wordt de goedkeuring pas definitief.

 

Tenslotte

 

Hier een korte uitlegvideo over het gebruik van codes met SignRequest.