Recente aanpassingen > Aanpassingen 2009

4.6.0 16 december 2009

Excel exportknop in elke lijst

In vrijwel elke in Regelneef getoonde lijst is linksonder in de lijst (bij de navigatieknoppen) een knopje beschikbaar (met Excel logo) waarmee de betreffende lijstinhoud in één keer naar Excel gekopieerd kan worden. Hierbij worden alle rijen en kolommen van de betreffende lijst meegenomen.

Deze functie is bedoeld om snel even wat gegevens in Excel formaat te kunnen omzetten. Wanneer er meer controle nodig is over de export naar Excel blijft de bestaande knop ‘Excel lijst’ (configureerbaar via Onderhoud->Lijstdefinities) de aangewezen mogelijkheid.

Autofilter en Automatische rijhoogte in Excel lijstdefinities

▪In een Excel lijstdefinitie kan nu ook Autofilter aangevinkt worden. Het resulterende Excel bestand krijgt dan de bekende knopjes in de rij met kolomtitels. Met deze knopjes zijn de gegevens in het Excel bestand gemakkelijk te sorteren en filtreren. Deze instelling is te vinden via Onderhoud->Lijstdefinities, op de tab ‘Sorteren, groeperen, filtreren’ van een Excel lijstdefinitie.

▪Bij een Excel-lijstdefinitie is op de tab ‘Pagina instellingen’ een aanvinkveld ‘Rijhoogte automatisch aanpassen’ beschikbaar. Als een lijst tekstvelden bevat die uit meerdere regels bestaan dan wordt hiermee automatisch de rij in Excel vergroot zodat de geheel zichtbaar is.

Layoutgroepen: Samenvoegdocumenten indelen in groepen

Wanneer het aantal samenvoegdocumenten groeit moet een gebruiker door een lange lijst met layouts bladeren. Het is dan veel duidelijker als de verschillende documenten ingedeeld zijn in groepen, bijvoorbeeld ‘Contracten’ , ‘Brieven’, ‘Inschrijfformulieren’ etc. Het is nu mogelijk om uw layouts zelf in te delen in zelf te bedenken groepen. Dit kan als volgt:

▪Open een layoutscherm (bijvoorbeeld in Overzicht Uitzendkrachten, de knop ‘Documenten’)

▪Vink ‘Toon onderhoudsopties’ aan

▪Markeer de layoutregel welke een andere layoutgroep moet krijgen

▪Druk op de knop ‘Wijzigen’. Het scherm ‘Wijzigen layout’ verschijnt dan. Hier is een nieuw veld ‘Groep’ beschikbaar.

▪Dubbelklik op dit veld ‘Groep’. Er verschijnt dan een scherm ‘Selecteer layoutgroep’. Hier kunnen de gewenste nieuwe groepen worden toegevoegd met ‘Invoeren’. Met ‘Selecteren’ wordt de layoutgroep gekozen en ingevuld in het scherm ‘Wijzigen layout’. Druk dan op ‘Ok’.

▪In de lijst met layouts wordt nu de aangepaste layout onder een eigen kopje weergegeven.

Op deze wijze zijn de andere layouts ook in te delen onder de juiste nieuwe groepen / kopjes.

Zoekresultaten combineren bij uitzendkrachten

In Overzicht uitzendkrachten kan het soms nodig zijn om het zoekresultaat op te bouwen uit meerdere willekeurige achtereenvolgende zoekopdrachten. Bijvoorbeeld om deze te exporteren of een SMS te versturen. Dit is nu mogelijk door de optie ‘Zoekresultaten combineren’ aan te vinken in dit scherm.

Voorbeeld: U wilt personeelsnummers 1000, 1200 en 1250 in het zoekresultaat hebben om deze te exporteren:

▪Vul ‘1000’ in als personeelsnummer, gevolgd door <Enter> om te zoeken. Zoekresultaat: één regel (uitzendkracht 1000).

▪Vink ‘Zoekresultaten combineren’ aan

▪Vul ‘1200’ in als personeelsnummer, gevolgd door <Enter> om te zoeken. Zoekresultaat: twee regels (uitzendkracht 1000 en 1200).

▪Vul ‘1250’ in als personeelsnummer, gevolgd door <Enter> om te zoeken. Zoekresultaat: drie regels (uitzendkracht 1000, 1200 en 1250).

Uitzendkrachten zoeken op rekeningnummer

In Overzicht uitzendkrachten, op de tweede zoektab, is een zoekveld toegevoegd voor het zoeken op (een deel van) rekeningnummer. De kolom ‘Rekeningnummer’ is daartoe ook toegevoegd aan beschikbare velden in de lijstdefinitie (scherm) van Overzicht uitzendkrachten.

Periode-navigatie in planlijsten

In de planlijsten zijn bij de periodevelden nu de volgende nieuwe knoppen beschikbaar:

▪Periode selecteren met kalender: er verschijnt dan een scherm met een kalender met meerdere maanden. In deze kalender kan een begin- en eindpunt gemarkeerd worden, gevolgd door ‘OK’, waarna de periode in de datumvelden wordt geplaatst, en de planlijst ververst. In het selectiescherm is bijvoorbeeld één of meerdere weken makkelijk in één keer te selecteren door op het weeknummer te klikken.

▪Naar vorige periode: datumvelden worden automatisch gevuld met de voorliggende periode, en de planlijst ververst. Indien er één dag/week/maand wordt bekeken dan wordt de voorliggende dag/week/maand ingevuld.

▪Naar volgende periode: datumvelden worden automatisch gevuld met de volgende periode, en de planlijst ververst.

UBPlus export

▪Bij Overzicht Klanten en Overzicht Uitzendkrachten is, bij de knop ‘Exporteren’, ondersteuning toegevoegd voor het pakket UBPlus. De geselecteerde klanten / uitzendkrachten worden daarmee naar een Excel bestand geschreven in een formaat wat aansluit bij de betreffende importmodules van UBPlus.

▪Bij Onderhoud->Instellingen, op de tab ‘Koppelingen’, is vanaf nu instelbaar naar welke pakket er standaard geëxporteerd moet worden. De huidige keuzes zijn Freepack, UBPlus of RoosRoos. Hiermee wordt het aantal handelingen tijdens het maken van exportbestand zoveel mogelijk beperkt.

RoosRoos Loon export

Regelneef kan nu een XML document genereren voor het importeren van Regelneef uitzendkrachtgegevens in het pakket Loon van RoosRoos. Deze export is beschikbaar vanuit de Planlijst Uitzendkrachten, met de knop ‘Exporteren’.

Ten behoeve van deze koppeling is een veld ‘Loonheffingnummer’ toegevoegd aan de tabel Financiële Administraties. Het loonheffingnummer is binnen het pakket Loon de sleutel voor de Werkgever identificatie.

Freepack export

▪Het is nu centraal instelbaar of in Freepack bij een uitzendkracht het veld ‘WGA inhouding’ aangevinkt moet worden. Standaard wordt dit veld niet aangevinkt; in Onderhoud->Instellingen, tab Koppelingen kan dit nu worden aangepast.

▪Het polisnummer van de zorgverzekering wordt nu doorgegeven in de Freepack uitzendkrachten export.

Bestandsmappen

Een nieuwe mogelijkheid is toegevoegd om bestanden aan de tab ‘Bestanden’ van bijvoorbeeld een uitzendkracht toe te voegen: de knop ‘Toevoegen’. Hiermee worden een bestandsdialoog gestart waarmee u bestanden op uw systeem kan selecteren, waarna deze worden gekopieerd naar Regelneef.

Urenregistratie-module: kolom met looncomponenten

In de planlijst uitzendkrachten zijn nu kolommen beschikbaar voor het weergeven van de looncomponenten (alleen excel) en de Tijd voor tijd reservering (scherm en Excel) van de geselecteerde werkbrief-week. Zie hiervoor onderhoud->Lijstdefinities.

Urenregistratie-module: Werkbrieven als Word documenten

Op de planlijst is in het werkbrief-kader een knop ‘Documenten’ toegevoegd, waarmee werkbrieven naar Word kunnen worden geëxporteerd. Dit werkt via het gebruikelijke Regelneef Word samenvoegsysteem, dus de layout is ook hier naar wens aan te passen.

Klanten

▪In het detailscherm wordt de naam, het debiteurnummer e.d. nu boven de tabs weergegeven, zodat deze altijd zichtbaar zijn wanneer andere tabs getoond worden.

▪Nieuw veld: Commerciële status, met achterliggende tabel.

Klantcontacten

▪Nieuw veld: Mobiel telefoonnummer

▪De knop overnemen neemt nu zoveel mogelijk de gegevens van de standaard contactpersoon uit de contactpersonenlijst over, bij niet-ingevulde gegevens bij deze contactpersoon worden indien beschikbaar de betreffende klantvelden gebruikt.

▪De knop ‘Overnemen’ nam huisnummer en toevoeging niet over, dit is gecorrigeerd.

Actielijst

▪De beschikbare klantinformatie op het actielijst rapport is uitgebreid met mobiel telefoonnummer en commerciële status van de klant. Een nieuwe layout met deze velden kan desgewenst in uw systeem gezet worden door het bijgeleverde bestand [programmadirectory]\reports\actielijst.repx als nieuwe rapportlayout te importeren.

Klant – Commerciële status

De tabel achter het veld ‘Commerciële status’ bij een klant is nu standaard gevuld met de onderstaande waarden. Uiteraard is deze tabel binnen uw organisatie naar eigen wens aan te passen. Dit nieuwe veld biedt o.a. de mogelijkheid om de verschillende stadia rond prospects te benoemen.

1. Prospect

2. Prospect bezocht, gesprek gehad

3. Prospect verwacht offerte

4. Prospect in offerteronde

5. Prospect offerte afgewezen

6. Klant

SMS uitzendkracht / Datum laatste contact

Een naar een uitzendkracht verzonden SMS, die gearchiveerd wordt, verschijnt ook automatisch bij de contacten van een uitzendkracht. De datum laatste contact bij een uitzendkracht wordt nu ook bijgewerkt wanneer deze een SMS krijgt.

ABU functiegroep indeling

Deze ABU specifieke velden bij een uitzendkracht zijn nu ook als verplicht veld in te stellen bij Onderhoud->Instellingen. De uitzendkrachten export neemt voortaan deze velden ook mee naar Freepack.

De ingevulde waarden voor de ABC beslisboom, en de resulterende functiegroep worden nu gecontroleerd volgens de geldige regels hiervoor:

•Niveaus van A, B en C afzonderlijk moeten minimaal 1 en maximaal 9 zijn

•Het verschil tussen A en B, B en C, of A en C mag niet meer bedragen dan één niveau

•Het resulterende functiegroepniveau moet gelijk zijn aan minstens twee van de niveau’s bij A, B en C.

ABU functiegroep bij plaatsing (alleen van toepassing bij ABU CAO)

▪Deze velden (functietabel, ABC beslisboom, functiegroep en periodiek) zijn nu ook beschikbaar in het plaatsingsscherm.

▪Bij het maken van een plaatsing worden de gegevens overgenomen zoals ze (eventueel) zijn ingevuld in het basisscherm van de uitzendkracht, waarna ze dus desgewenst per plaatsing gevarieerd kunnen worden. De bestaande plaatsingen hebben de betreffende instellingen van de bijbehorende uitzendkracht automatisch overgenomen.

▪De velden zijn nu ook beschikbaar in de planlijst uitzendkrachten (zie Onderhoud->Lijstdefinities) en de plaatsingsdocumenten.

▪In de export van plaatsingen naar Freepack uitzendingen worden deze functiegroep velden ook meegegeven. Let op: Freepack (versie 09-09) bevat een bug waardoor het veld ‘functiegroep’ niet wordt overgenomen. Freepack is hiervan op de hoogte, en naar verwachting zal dit in een volgende versie van Freepack zijn opgelost.

Diversen

▪Binnen een lijstdefinitie werd in sommige gevallen een niet correcte kolomvolgorde getoond. Dit is verholpen.

▪Nieuw samenvoegveld voor uitzendkrachten: Datum begin contract.

▪Het selecteren van een datum via uitklapbare kalenders gaf in bepaalde gevallen bij Windows XP een onjuiste datum terug. Dit is verholpen.

▪Het downloaden via Internet Update werd in sommige gevallen tegengewerkt door de virusscanner. Het interne proces is nu aangepast zodat de kans hierop wordt verkleind.

▪In sommige gevallen is het wenselijk om in een rechtenregel zowel ‘Invoeren’ als ‘Raadplegen’ aan te vinken, zodat een gebruiker iets wel kan invoeren, maar naderhand niet meer kan aanpassen. Deze rechtencombinatie werkte niet altijd correct; dit is nu gecorrigeerd.

▪Aanvragen kunnen nu ook vanuit het klant detailscherm worden toegevoegd of verwijderd. Bij toevoegen wordt de naam van de klant in de aanvraag automatisch ingevuld.

▪Bepaalde samenvoegvelden met de uitzendkrachtnaam gaven een lege waarde bij korte achternamen. Dit is verholpen.

▪De instellingen bij de rechtenniveaus voor 'Bestand - Uitzendkrachten: Plaatsingen' en 'Bestand - Uitzendkrachten: Accommodatiegebruik' werkten niet altijd correct door naar de planlijsten en overzicht uitzendkrachten. Dit is verholpen.

▪In de tabel Filialen zijn de velden ‘E-mail’ en ‘KVK nummer’ toegevoegd. De inhoud van deze velden kan van nut zijn bij filiaalspecifieke samenvoegdocumenten.

▪Met de knop ‘Plaatsen bij klant’ bij een aanvraag (op de tab ‘Kandidaten)’ wordt nu ook de inhoud van het veld ‘werktijden’ overgezet naar het gelijknamige veld bij een plaatsing. Let wel dat het veld bij een plaatsing korter is dan bij een aanvraag: de eerste 65 posities (van 100) worden overgenomen.

▪Bij het muteren van looncomponenten bij een plaatsing zijn de cellen voor ‘Eenheid omschrijving’ en ‘Eenheid standaard aantal’ nu wit gekleurd als de regel per eenheid is. In andere gevallen zijn de cellen grijs. Ook bij de werkbrief is dit toegepast, alleen de looncomponenten waar een aantal bij ingevoerd kan worden zijn nu wit, en de rest grijs.

Nieuwe beschikbare velden in lijsten (via Onderhoud->Lijstdefinities):

Planlijst uitzendkrachten

▪Adres van accommodatie

▪Postcode van accommodatie

▪Voorletters uitzendkracht

▪Tussenvoegsel uitzendkracht

▪Achternaam uitzendkracht

▪Soort autogebruik (bestuurder / meerijder)

Overzicht uitzendkrachten

▪Rekeningnummer

▪Slapend

▪Adres

▪Eigen vervoer ja/nee

Planlijst bruikleen

▪Naam huidige accommodatie

▪Adres huidige accommodatie

▪Postcode huidige accommodatie

▪Plaats huidige accommodatie

4.4.0 22 september 2009

Bestanden aan Regelneef toevoegen via slepen of plakken vanuit verkenner of Outlook

Het is nu nog makkelijker om nieuwe bestanden aan de tab ‘Bestanden’ van bijvoorbeeld een uitzendkracht of klant toe te voegen:

▪Via slepen van bestanden
Vanuit een bestandsverkenner kunnen één of meer geselecteerde bestanden naar de tab Bestanden binnen Regelneef worden gesleept. Regelneef zal de bestanden dan verplaatsen. Indien de bestanden alleen gekopieerd moeten worden, houdt dan de Ctrl toets ingedrukt bij het slepen.
Heeft u bestanden in een e-mail in Outlook, dan kunnen deze ook direct naar Regelneef gesleept worden. Markeer de bijlagen in de e-mail, en versleep ze naar de tab Bestanden. De bestanden worden dan gekopieerd.

▪Via plakken van bestanden
In plaats van het slepen, zoals hierboven beschreven, kunnen bestanden in een verkenner of Outlook ook gekopieerd worden (Control-C) en vervolgens geplakt worden in de tab Bestanden. Regelneef zal de bestanden dan kopiëren.

Regelneef controleert altijd of een bestand reeds bestaat. Indien dit het geval is krijgt u een dialoog te zien waarin desgewenst een andere naam opgegeven kan worden.

Bestanden kopiëren of slepen vanuit Regelneef

▪Bij de bestanden staat nu een knop ‘Kopiëren’ (de toetsen Ctrl-C werken ook) waarmee één of meerdere gemarkeerde bestanden vanuit Regelneef in het klembord geplaatst kunnen worden.
Hiermee kunnen dus gemakkelijk bestanden in een e-mail worden geplaatst, of gekopieerd naar een andere uitzendkracht, of naar elders in de verkenner van Windows.

▪Ook slepen van bestanden vanuit Regelneef naar Outlook of een verkenner is nu mogelijk. De bestanden worden dan gekopieerd.

▪Bij de bestanden staat nu ook een knop ‘Verversen’.

Automatisch bredere schermen

Diverse overzicht- schermen worden nu automatisch hoger er breder, wanneer daar ruimte voor is op het beeldscherm. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de planlijsten, uitzendkrachten, klanten etc.

Auto- en accommodatiegegevens in Overzicht uitzendkrachten

▪Bij het zoeken naar uitzendkrachten in dit scherm kunnen de actuele accommodatiegegevens van de uitzendkrachten nuttige informatie bieden. Daarom zijn nu (via Onderhoud->Lijstdefinities) de kolommen naam, adres, postcode en plaats van de actuele accommodatie beschikbaar.

▪Hetzelfde geldt voor de autogegevens. Via Onderhoud->Lijstdefinities zijn de kolommen kenteken, autonummer en autotype van de actuele auto van een uitzendkracht beschikbaar.

Basisdatum voor planningsgegevens in Overzicht uitzendkrachten

De weergave van de status (actief / passief), absentie, accommodatie en auto van een uitzendkracht is voortaan gebaseerd op de datum in een nieuw datum/tijd veld: ‘Toon planning van’. Standaard staat hierin de actuele datum.

Hiermee is het nu dus mogelijk om toekomstige planningsgegevens zichtbaar te maken binnen dit scherm.

Praktische toepassing hiervan is bij het zoeken op ‘Beschikbaar per’. Indien dezelfde datum bij ‘Toon planning van’ wordt ingevuld, zijn meteen de planningsgegevens voor die datum zichtbaar. Om niet twee keer de datum in te hoeven vullen naast ‘Beschikbaar per’ een knopje toegevoegd waarmee de datum naar ‘Toon planning van’ kan worden gekopieerd.

EDM waarschuwing uitschakelbaar

Bij de eerste plaatsing van een uitzendkracht geeft Regelneef een waarschuwingsmelding om te attenderen op de EDM melding. Aangezien deze melding voor veel uitzendbureaus niet meer van toepassing is, is deze uit te schakelen in Onderhoud->Instellingen, op de tab ‘Planlijst’.

SMS raadplegen en opnieuw verzenden

▪In het SMS archief en in de tab Contacten van een uitzendkracht kan nu een detailscherm 'Verzonden SMS' worden geopend, door te dubbelklikken op een regel.

▪Vanuit het detailscherm 'Verzonden SMS' kan desgewenst een nieuwe SMS aangemaakt worden op basis van de oude SMS.

▪Er kan verwijderd worden uit het SMS archief. Standaard staat deze knop uitgeschakeld, tenzij er Supervisor rechten gelden. Bij Onderhoud->Rechtenniveaus kan de verwijderknop desgewenst worden aangeschakeld.

Postadres bij klant

▪Naast het bezoekadres kon sinds enkele maanden een postbusnummer, met bijbehorende postcode en plaats worden vastgelegd. Omdat in de praktijk een postadres ook ‘gewoon’ adres kan zijn, zijn deze velden omgezet naar een flexibelere oplossing: een postadres, met een afzonderlijke straat, huisnummer en toevoeging. Bij de klanten waar een postbusnummer ingevuld was, heeft Regelneef de tekst ‘Postbus’ als straat ingevuld, en het postbusnummer als huisnummer.

▪Bij de export naar Freepack wordt een postadres als postbusadres gezien wanneer de straat ‘Postbus’ bevat.

Soort legitimatie bij uitzendkracht

▪Tot nu toe werd in het veld ‘Paspoortnummer’ in de praktijk ook wel het nummer van de identiteitskaart vastgelegd. Om te registreren om welk soort nummer het gaat, is de tekst links van het invoerveld te veranderen met een uitklaplijst met de waardes ‘Paspoort’ en ‘Identiteitskaart’.

▪Bij de samenvoegcodes is een veld ‘uzk_identiteitsbewijs’ toegevoegd om de juiste naam ook op documenten te kunnen vermelden.

In alle documentsoorten waar een uitzendkracht in voorkomt, zijn nieuwe gecombineerde samenvoegvelden beschikbaar, waarmee de naam van de uitzendkracht optimaal kan worden verwerkt in brieven, contracten etc.

▪uzk_achternaam_voor_tussen -> 'Oranje, W. van' (bestond al)

▪uzk_voor_tussen_achternaam -> 'W. van Oranje'

▪uzk_tav -> 'De heer W. van Oranje'

▪uzk_geachte -> 'heer van Oranje'

Autokosten lijst

Nieuwe Excel lijst: Lijst totale kosten per auto, gesplitst per kostensoort.

Deze lijst is te starten via de knop ‘Excel’ in het scherm ‘Overzicht auto’s’.

Urenregistratie module

▪Importeren van uren is nu mogelijk via Onderhoud->Uren importeren. Deze optie is alleen beschikbaar voor klanten die de urenregistratie module geactiveerd hebben. De importmodule kan een bestand met de gewerkte uren inlezen en verwerken tot urenbrieven, welke dan bijvoorbeeld weer kunnen worden geëxporteerd naar Freepack. De import ondersteunt op dit moment één formaat: een Excel bestand uit Nomad, het padregistratiesysteem voor de tuinbouw.

▪In de planlijst uitzendkrachten zitten in het kader ‘Urenregistratie’ knoppen om het weeknummer te veranderen van de te tonen uren in de planlijst. Nieuw is nu dat de lijst zich nu automatisch ververst bij het veranderen van de week.

▪Het invullen van de looncomponenten bij een werkbrief is verduidelijkt: alleen bij looncomponenten van het type ‘Per eenheid’ is een aantal in te vullen.

▪Bij de looncomponenten in een werkbrief wordt voor alle duidelijkheid nu ook het type (per eenheid, uur, dag of week) weergegeven.

▪Bij de vastlegging van looncomponenten bij een plaatsing is nu voor elk looncomponent van het type ‘per eenheid’ optioneel een aantal in te vullen, welke altijd als standaard wordt overgenomen bij een werkbrief. Op deze manier hoeven de looncomponenten die een vast karakter hebben dus niet meer wekelijks via de werkbrief aangepast te worden.

▪In een werkbrief is een totaalveld ‘Tijd voor tijd reservering’ toegevoegd, waarin dus het totaal aantal uren genoteerd kan worden welke aan de reservering in de loonadministratie dient te worden toegevoegd. De regel ‘Tijd voor tijd’ bij de uren per dag heet nu ‘Tijd voor tijd opname’. Uiteraard worden beide urentotalen doorgegeven middels de export voor Freepack.

▪Bij onderhoud->Instellingen->Tab Urenregistratie is nu instelbaar of er ook uren voor zaterdag –en of zondag ingevuld moeten kunnen worden in werkbrieven.

▪De urenimport is uitgebreid met de mogelijkheid om de uren in de aan te maken werkbrieven boven een bepaald aantal uren te zien als overwerkuren. Tevens kan optioneel worden aangegeven of deze uren als Tijd voor Tijd reservering moeten worden aangemerkt. Uiteraard is de urengrens, alsmede het overwerkpercentage instelbaar.

▪De export van uitzendingen en werkbrieven voor Freepack is verbeterd; bij sommige combinaties van looncomponenten waren er soms problemen.

Uitzendkrachten automatisch selecteren op niveau

In Overzicht Uitzendkrachten kan worden geselecteerd op niveau. Sommige uitzendbureaus hebben de wens om in dit scherm automatisch altijd de uitzendkrachten van een bepaald niveau (of combinatie van niveaus) te selecteren. Dit is nu mogelijk. Bij Onderhoud->Instellingen->Tab Algemeen kunnen optioneel de niveau(s) worden ingesteld die standaard ingevuld moeten zijn in Overzicht Uitzendkrachten.

Nieuwe velden bij plaatsing:

•Opdrachtbevestiging is getekend door klant

•Uitzendbevestiging is getekend door uitzendkracht

Beide aanvinkvelden zijn ook beschikbaar in Onderhoud->Lijstdefinities, bij de Planlijst uitzendkrachten.

Nieuw in Onderhoud->Lijstdefinities):

Uitzendkrachten

▪Geslacht

Planlijst absenties

▪Aantal dagen absent

Planlijst uitzendkrachten

▪Leeftijd

Planlijst auto’s

▪Leeftijd

Planlijst accommodaties

▪Leeftijd

Overig

▪Bij een klant is een veld ‘Land’ toegevoegd. Dit veld is uiteraard ook beschikbaar bij de samenvoegvelden van de volgende documentsoorten: klanten, aanvragen en plaatsingen.

▪BTW code en Zoeknaam zijn toegevoegd als samenvoegcodes voor documenten voor klanten, plaatsingen en aanvraag.

▪De tabbladen in het detailscherm van een auto werden niet groter als het scherm groter gemaakt werd. Dit is aangepast.

▪Het veld ‘Netto vergoeding’ is toegevoegd aan de samenvoegvelden voor plaatsingsdocumenten.

▪Binnen een rechtenniveau is de tab Contacten van een uitzendkracht nu ook gedetailleerd instelbaar. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om het verwijderen van contacten uit te schakelen voor bepaalde gebruikersniveaus.

▪De Freepack export van een klant leverde soms een verkeerd postbusnummer op in Freepack. Dit is verholpen.

4.2.0 12 juni 2009

SMS archief

Vanaf nu kunnen verzonden SMS berichten automatisch bewaard worden, en uiteraard weer getoond worden.

▪In het SMS verzendscherm is een vinkje ‘Opslaan in SMS archief’ erbij gekomen. Deze staat standaard aangevinkt. Wilt u een SMS versturen die niet terug te vinden mag zijn in het Archief, dan kan dit vinkje worden uitgevinkt alsvorens op ‘Verzenden’ wordt gedrukt.

▪In het menu is een item ‘SMS archief’ toegevoegd. Hierin zijn de verzonden SMS berichten van een bepaalde periode (standaard de laatste 7 dagen) te zien. Indien het een SMS naar een uitzendkracht betreft heeft Regelneef een verwijzing naar de betreffende uitzendkracht opgeslagen in het SMS archief. Dit wordt zichtbaar gemaakt door het uitzendkracht icoon bij een regel in het SMS archief. Wanneer het een uitzendkracht-SMS betreft kan met de knop ‘Uitzendkracht’ desgewenst ook het detailscherm van de betreffende uitzendkracht worden geopend.

▪De naar een uitzendkracht verzonden SMS berichten worden nu ook automatisch getoond in de tab ‘Contacten’ van een uitzendkracht, op datum/tijd volgorde tussen de andere contacten.

▪In het SMS verzendscherm wordt bij berichten naar een uitzendkracht nu het uitzendkracht icoon getoond, om duidelijk aan te geven dat Regelneef de SMS ook zal relateren aan de betreffende uitzendkracht in het archief.

▪De SMS gerelateerde menu onderdelen zijn verhuist van ‘Bestand’ naar een apart hoofdmenu ‘SMS’.

▪Het SMS archief staat nu standaard aangeschakeld voor gebruikers met Supervisor rechten. Via het rechtensysteem is het SMS archief desgewenst uiteraard ook aan andere rechtenniveaus toe te kennen.

Lijstdefinities

▪De lijstdefinities bieden steeds meer mogelijkheden. Mede daarom is nu een knop voor deze module toegevoegd aan de knoppenbalk. Uiteraard is deze alleen zichtbaar voor de gebruikers die hiervoor rechten hebben via hun gebruikersniveau.

▪Groeperen van gegevens in Excel lijstdefinities is uitgebreid met de mogelijkheid om regels tussen te voegen als groepering. Het aantal tussen te voegen regels na een groep is instelbaar. Deze instelling is ook te combineren met een pagina-einde per groep; dit maakt het dus mogelijk om onder de groep bijvoorbeeld nog opmerkingen toe te voegen in Excel, waarna automatisch een nieuwe groep begint op de volgende pagina.
De groepering is te regelen op de tab ‘Sorteren’ van elke Excel-lijstdefinitie.

▪Het is nu mogelijk om de kolomtitels aan te passen binnen een lijstdefinitie. Tot heden was alleen de breedte instelbaar. De breedte en de titel zijn aan te passen door te dubbelklikken op een regel in de kolom ‘gebruik’ binnen een lijstdefinitie.

▪Nieuw bij alle Excel-lijstdefinities: lege kolom.
Indien er bijvoorbeeld Excel lijsten door Regelneef gegenereerd worden, waarin later extra gegevens bij ingevuld moeten worden, kan hiervoor nu binnen de lijstdefinitie al een kolom voor worden gemaakt. De breedte en de titel van de lege kolom is instelbaar.
Het is mogelijk om meerdere lege kolomen aan een lijst toe te voegen; de optie ‘lege kolom’ blijft altijd beschikbaar aan de linkerzijde.

▪De lijstdefinities worden nu gegroepeerd weergegeven, wat de overzichtelijkheid vergroot.

Contacten en acties bij auto’s en accommodaties

▪Bij het auto detailscherm is een nieuwe tab ‘Contacten’ toegevoegd. Per contact is het mogelijk om acties vast te leggen.

▪Bij het accommodatie detailscherm is de tab ‘Opmerkingen’ hernoemd naar ‘Contacten’ . Uiteraard blijven eerder ingevoerde gegevens bewaard als contact. Per contact is het vanaf nu ook mogelijk om acties vast te leggen.

▪Het actiesysteem van Regelneef (actielijst, rapportage en ‘nieuwe acties’) is intern sterk herzien om de acties van auto’s en accommodaties op gelijke manier te presenteren als de reeds bestaande acties voor klantcontacten, uitzendkrachtcontacten of algemene contacten.

▪Bij het afdrukken van de actielijst (via de knop ‘Rapport’ in de actielijst) is de oude layout hernoemd naar ‘Actielijst oud’, en is een nieuwe ‘Actielijst’ layout toegevoegd, welke dus nu ook acties rond auto’s en accommodaties weergeeft. Desgewenst kunt u de layout ‘Actielijst oud’ verwijderen.

Vacature-velden bij aanvragen

Bij een aanvraag is een nieuwe tab ‘Vacature’ toegevoegd. De bedoeling van de hier in te voeren gegevens is dat deze gebruikt kunnen worden voor een raamvacature (door samen te voegen met een Word document) of via een externe koppeling naar een website. De volgende velden zijn toegevoegd:

▪Vacaturetitel

▪Omschrijving

▪Functie-eisen

Verplichte velden voor uitzendkrachten en klanten

Het is vanaf nu mogelijk om veel uitgebreider in te stellen welke velden er verplicht ingevoerd moeten worden bij een uitzendkracht of klant. Bij Onderhoud->Instellingen is een nieuwe tab ‘Verplichte velden’ aangemaakt. Daarin zijn de meeste velden van een uitzendkracht of klant als ‘verplicht’ in te stellen.

Freepack export

▪Het bestandsformaat van de Freepack exportbestanden is verbeterd, waardoor speciale tekens met bijvoorbeeld een accent (é) of trema (ö) nu correct door Freepack worden overgenomen.

▪In alle exportschermen kunnen nu meerdere regels gemarkeerd en verwijderd worden. Zo kan snel een groep records uitgesloten worden van de export naar Freepack.

Breedte van klantnaam

▪De maximale breedte van de klantnaam is verhoogd van 30 naar 50 posities.

▪Indien de klantgegevens in Freepack geïmporteerd dienen te worden is het aan te raden om de klantnaam breedte toch niet over de 30 posities (de Freepack klantnaam lengte) te laten gaan. Bij Onderhoud->Instellingen->Koppelingen kan dit worden afgedwongen door deze optie aan te vinken: ‘Klanten: Maximaal in te voeren tekens beperken om compatibel te zijn met Freepack debiteuren export’.

Accommodaties

▪Nieuw veld: Energieleverancier, met achterliggende tabel. Deze tabel is reeds gevuld met de huidige aanbieders.

▪Nieuw veld: Bankrekening verhuurder

▪Tariefperiode ‘per 4 weken’ toegevoegd

Nieuwe beschikbare velden in lijsten (via Onderhoud->Lijstdefinities):

Accommodaties

▪Aanvang huidig huurcontract

▪Einde huidig huurcontract

▪Opzegdatum huidig huurcontract

Planlijst uitzendkrachten

▪Adres uitzendkracht

▪Postcode uitzendkracht

Overzicht voorstellen

▪Gebruiker

▪Filiaal van gebruiker

▪Filiaal van uitzendkracht

Diversen

▪Bij een gebruiker is een veld ‘Functie’ toegevoegd. Dit veld is uiteraard ook toegevoegd aan de samenvoegvelden van diverse documentsoorten, zodat nu ook de functie van een gebruiker kan worden vermeld in bijvoorbeeld een brief of contract.

▪De uitklaplijst met filialen bij auto’s en accommodaties liet soms niet de juiste filialen zien m.b.t. de instellingen bij Onderhoud->Gebruikers. Dit is verholpen.

▪De signaleringen op auto’s en accommodaties houden nu rekening met de eventueel aan deze objecten gekoppelde filialen, en de verschillende toegangsrechten tot filialen van de betreffende Regelneef gebruiker.

▪De urenbrieven kunnen nu optioneel gesplitst worden per ordernummer.

4.0.0 20 maart 2009

Nieuw uiterlijk

Alle schermen van Regelneef hebben een uiterlijke metamorfose ondergaan. De grijze schermen hebben plaats gemaakt voor lichte blauwtinten. Alle onderdelen hebben nu hetzelfde kleurthema.

Nieuwe vastlegging van tarieven en overwerkpercentages bij klant

Tot versie 3.3 was bij een klant een tabel in te vullen met tarieven (discipline en bedrag) en een andere tabel met overwerkpercentages (omschrijving en percentage).

Deze gegevens zijn nu gecombineerd in één tabel, bij de tab ‘Tarieven’ van een klant. De overwerkpercentages zijn nu gekoppeld aan het tarief, en kunnen dus desgewenst per tarief afwijken. Daarnaast kunnen nu per tarief ook toeslaguur-percentages vastgelegd worden. De nieuwe opzet is meer flexibel, en biedt in één oogopslag een overzicht van de verschillende tariefafspraken met de klant. Daarnaast speelt deze nieuwe opzet een rol bij het overnemen van tarieven en percentages bij plaatsingen.

Vastlegging van overwerkpercentages en looncomponenten bij plaatsingen

De plaatsingsgegevens zijn nu ingedeeld in tabs; Algemeen en Loon en tarief. Daarnaast zijn er de nieuwe tabs ‘Overwerk en toeslaguren’ en Looncomponenten:

Overwerk en toeslaguren

Hier kunnen de overwerkpercentages worden ingevoerd. Regelneef berekent het bijbehorende bedrag na het invullen van het percentage. Het is mogelijk om de bedragen handmatig te overschrijven. Bij de toeslaguren houdt Regelneef rekening met de eventuele wachtdagcompensatie. Deze wordt bepaald middels het veld ‘Loonbedrijf’ op de tab ‘Loon en tarief’. De gebruikte wachtdagcompensatie per loonbedrijf is instelbaar bij Tabellen->Loonbedrijf.

Het tariefpercentage kan desgewenst afwijken van het uurloonpercentage.

Looncomponenten

Aan een plaatsing kunnen looncomponenten gekoppeld worden. Dit werkt via een centrale tabel, welke naar wens te vullen in via Tabellen->Looncomponenten. Na keuze van één of meer looncomponenten uit de centrale lijst kunnen de betreffende bedragen desgewenst nog per plaatsing veranderd worden.

Naast het veld ‘Tarief’ bij een plaatsing staat een knop ‘Klanttarieven’. Hiermee wordt een keuzelijst getoond met de bij de klant ingevoerde standaardtarieven. Na keuze van een tarief worden ook de eventuele ingevoerde bijbehorende percentages overgenomen.

Bij Onderhoud->Gebruikersniveaus zijn twee regels toegevoegd voor het kunnen uitschakelen van de tabs ‘Percentages’ en ‘Looncomponenten’ in een plaatsingsscherm:

Bestand - Uitzendkrachten - Plaatsingen: Tab percentages

Bestand - Uitzendkrachten - Plaatsingen: Tab looncomponenten

Exporteren van plaatsingen naar Freepack uitzendingen

Vanuit de planlijst kunnen plaatsingen geëxporteerd worden als Freepack uitzendingen. Eventueel ingevulde overwerkpercentages, toeslaguren en looncomponenten worden ook geëxporteerd.

Bestandsmappen voor auto’s en accommodaties

▪Het bestandsmappen systeem, zoals dit reeds bestaat voor uitzendkrachten en klanten, is nu ook beschikbaar voor auto’s en accommodaties, om daar bijvoorbeeld scans van overeenkomsten op te slaan. Dit systeem is te activeren in Onderhoud->Instellingen, tab Bestanden. Er verschijnt dan een extra tab ‘Bestanden’ in het detailscherm van auto’s en accommodaties.

▪De scanverdeler is een handig hulpmiddel om bijvoorbeeld gemaakte scanbestanden in te zien, te hernoemen, en te verplaatsen naar de betreffende uitzendkracht of klant. De scanverdeler ondersteunt nu ook de bestandsmappen van auto’s en accommodaties.

▪De tab ‘Bestanden’ geeft nu, wanneer er geen bestanden in staan, meer informatie. Het kan immers zijn dat er wel een map gekoppeld is, maar dat er geen bestanden in staan. Maar het kan ook zijn dat dit komt doordat er nog geen map gekoppeld is. Om dit direct duidelijk te maken geeft Regelneef dit nu aan. Wanneer er wel een map gekoppeld is wordt deze mapnaam vermeld.

Vastlegging filiaal bij auto’s en accommodaties

▪Bij deze tabellen is een veld ‘Filiaal’ toegevoegd. Dit veld is niet verplicht. Dit maakt het dus mogelijk om auto’s en accommodaties in te delen naar de verschillende filialen.

▪In de schermen ‘Overzicht auto’s’ en ‘Overzicht accommodaties’ kan nu ook geselecteerd worden op filialen.

▪In de scanverdeler worden de filialen van auto’s en accommodaties ook vermeld

▪De rechten van een gebruiker voor toegang tot auto’s en accommodaties is nu gekoppeld aan de ‘rechten in overige filialen’ zoals deze in Onderhoud->Gebruikers (Tab Filiaal) zijn ingevuld bij ‘Uitzendkracht detailscherm’. Hiermee is het nu dus mogelijk geworden om auto’s of accommodaties van bepaalde filialen voor gebruikers te verbergen of readonly beschikbaar te stellen, net zoals al mogelijk was met uitzendkrachten en klanten.

Toegangsrechten tot auto’s en accommodaties per filiaal instelbaar

▪Van auto’s en accommodaties is nu desgewenst per gebruiker, per filiaal in te stellen of deze zichtbaar, raadpleegbaar of te muteren zijn. Dit werkt op dezelfde wijze als nu al het geval is voor uitzendkrachten en klanten. Deze instellingen kunt u vinden in het detailscherm van een gebruiker (Onderhoud->Gebruikers), op de tab ‘Filialen’.

▪Via Onderhoud->Lijstdefinities zijn voor zowel de planlijst auto’s als de planlijst accommodaties het filiaal van de uitzendkracht en/of het filiaal van de auto/accommodatie zichtbaar te maken.

Word documenten direct genereren en openen

Voortaan worden Word samenvoegdocumenten direct gemaakt en geopend, dus zonder vragen te stellen over de bestandsnaam. Indien het bestand op een bepaalde locatie bewaard moet worden, dan kan dat binnen Word gedaan worden met ‘Opslaan’ of ‘Opslaan als’.

Net zoals het direct genereren van Word documenten is dit ook toegepast bij het exporteren van rapportgebaseerde layouts naar PDF, RTF etc. Regelneef zal het bestand nu direct aanmaken en tonen.

Excel lijsten direct genereren en openen

Voortaan worden Excel lijsten direct gemaakt en geopend, dus zonder vragen te stellen over de bestandsnaam. Indien het bestand op een bepaalde locatie bewaard moet worden, dan kan dat binnen Excel gedaan worden met ‘Opslaan’ of ‘Opslaan als’.

Groeperen in Excel lijsten

Excel lijsten zijn vaak veel beter leesbaar wanneer de rijen in groepen verdeeld zijn. Tot nu toe was dit al automatisch zo bij de Planlijst Uitzendkrachten, wanneer de eerste kolom de klantnaam is. Tussen de ene en de andere groep met klanten verschijnt dan een kleine witruimte.

Vanaf nu is dit voor alle Excel lijsten instelbaar via Onderhoud Lijstdefinities. Op de tab ‘Sorteren/groeperen’ van een Excel lijstdefinitie kan nu bij een sorteerveld worden aangegeven of er gegroepeerd moet worden. Hierbij gelden de volgende mogelijkheden:

▪Geen groepering

▪Bij nieuwe groep een witruimte invoegen

▪Bij nieuwe groep een pagina-einde invoegen

Diverse Excel–aanpassingen

▪Voortaan worden automatisch de titelregels geblokkeerd in de Excel lijst, zodat de titels altijd zichtbaar blijven bij het scrollen door een langere lijst.

▪Instelbaar in lijstdefinitie: Rasterlijnen afdrukken

▪Instelbaar in lijstdefinitie: Lettertype en grootte

▪Instelbaar in lijstdefinitie: Rijhoogte

Nieuw: Absentiedocumenten

Het is nu mogelijk om samenvoegdocumenten in Regelneef te plaatsen bij absenties.

Absentiedocumenten zijn te vinden via de knop ‘Documenten’ bij:

▪Detailscherm van uitzendkracht, tab Absenties

▪Planlijst absenties

Nieuwe module: SQL Query

Met deze module kunnen met behulp van sql commando’s allerlei gegevens uit de database opgevraagd worden, en vervolgens geëxporteerd worden naar Excel. Doorgaans zal deze module gebruikt worden om bijvoorbeeld bepaalde op maat gemaakte ad-hoc opvragingen te kunnen doen met behulp van een door SunBase opgestelde SQL query.

De module (Onderhoud->SQL query) staat standaard aangeschakeld voor Administrators.

Aanvragen

Bij het starten van Overzicht aanvragen werd tot nu toe automatisch op de status ‘Openstaand’ geselecteerd. Als er echter meerdere actieve statussen zijn in de tabel Aanvraagstatus, moesten deze altijd handmatig worden toegevoegd aan de selectie. Dit is nu voorbij: bij het starten van Overzicht aanvragen worden nu standaard alle statussen geselecteerd welke in de achterliggende tabel (Tabellen->Aanvraagstatus) als ‘Actief’ zijn aangemerkt.

Overzicht voorstellen

In deze lijst zijn twee selectie items toegevoegd:

▪Aanvinkveld ‘Toon van elk voorstel alleen de eindstatus’ (standaard aangevinkt). Door deze uit te vinken kunnen desgewenst alle voorstelstappen van een uitzendkracht bij een aanvraag zichtbaar gemaakt worden; in plaats van alleen de eindstatus.

▪Statusdatum in periode. Optioneel kan hiermee een filter gezet worden op voorstelstatussen in een bepaalde periode.

Klanten

Bij een klant kan nu een postbusnummer, -postcode en –plaats worden vastgelegd.

De nieuwe klantvelden voor de postbusgegevens worden ook meegenomen in de Freepack export. Daarnaast wordt het klantveld ‘e-mail’ nu ook geëxporteerd.

Accommodaties

▪Nieuw veld ‘Code’, voor als er een verkorte code gebruikt wordt om een accommodatie aan te duiden. Via Onderhoud->Lijstdefinities is dit nieuwe veld zichtbaar te maken in Overzicht accommodaties en Planlijst accommodaties.

▪Het veld ‘Opmerkingen algemeen’ kan nu meer tekst bevatten (5000 tekens).

Autoverhuurbedrijf

Aan deze tabel zijn de volgende velden toegevoegd: adres, postcode, plaats, contactpersoon, telefoonnummer en e-mail.

Genereren van debiteurnummer

▪Regelneef biedt nu naast het veld ‘Debiteurnummer’ een knop om een nieuw debiteurnummer te genereren, volgens een centrale teller. Deze knop (‘Nieuw’) wordt alleen getoond wanneer er nog geen debiteurnummer ingevuld is.

▪De basis voor de debiteurnummering is uiteraard aan te passen. Dit kan via Tabellen->Financiële administraties.
Bij het genereren van een debiteurnummer kijkt Regelneef dus naar het filiaal van de uitzendkracht, en vervolgens aan welke financiële administratie het filiaal is gekoppeld.

▪De mogelijkheid van het genereren is pas beschikbaar wanneer dit is aangezet bij Onderhoud->Instellingen, tabblad ‘Algemeen’.
Dit moet goed overdacht worden, zeker als gekoppeld wordt naar een financieel pakket. Indien er voor gekozen wordt om nummers via Regelneef te genereren, dan is het zaak dat de nummers uitsluitend in Regelneef uitgedeeld worden, en dus niet meer in het financiële pakket.

Diversen

▪In de onderhoudstabel voor filialen wordt nu ook de financiële administratie van elk filiaal vermeld.

▪Op de statusbalk wordt voortaan het huidige weeknummer vermeld.

▪Exporteren van een plaatsing, normaal via de knop ‘Exporteren’ op de planlijst uitzendkrachten, kan nu ook vanuit de tab ‘Plaatsingen’ in het detailscherm van een uitzendkracht.

▪De signalering voor de APK van auto’s negeert vanaf nu de auto’s die als slapend zijn gemarkeerd.

▪Management rapportage; nieuw item toegevoegd: ‘Klantcontacten per soort, per gebruikersfiliaal’

▪Bij invoer van een bedrag kan normaal gesproken de op- en neer pijltjestoets gebruikt worden, of de scroll functie van de muis. Dit is desgewenst nu uit te schakelen in Onderhoud->Instellingen->Tab Algemeen, om zo de kans op eventuele onbedoelde wijzigingen in bedragvelden te verkleinen.

▪Het veld ‘Opmerkingen’ bij auto’s kan nu meer tekst bevatten (5000 tekens).

Nieuwe beschikbare velden in lijsten (via Onderhoud->Lijstdefinities):

Aanvragen

▪Aanvraagnummer

Auto’s

▪Filiaal

▪Code van financiële administratie

Accommodaties

▪Code

▪Filiaal

▪Code van financiële administratie

Planlijst absenties

▪Loonbedrijf code

▪Loonbedrijf omschrijving

▪Contractfase

Planlijst auto’s

▪Telefoonnummer 1

▪Telefoonnummer 2

▪Telefoonnummer 3

▪Achternaam

▪Roepnaam

▪Telefoonnummers uzk

▪Adres uzk

▪Postcode uzk

▪Plaats uzk

▪Accommodatie naam (huidige accom)

▪Accommodatie adres (huidige accom)

▪Accommodatie postcode (huidige accom)

▪Accommodatie plaats (huidige accom)

▪Dagenlijst (7 lege kolommen + totaal) (Excel)

Planlijst uitzendkrachten

▪Debiteurnummer

▪Loonbedrijf code