Digitaal ondertekenen

Regelneef bevat een geïntegreerde mogelijkheid om documenten ter ondertekening te versturen en binnen Regelneef terug te ontvangen.

Dit is - net als SMS een optionele module binnen Regelneef, die een koppeling tot stand brengt met de diensten van www.signrequest.com. Zie www.sunbase.nl/prijs/ voor meer informatie over de kosten van het gebruik ervan.

Algemene werking

Wanneer u een digitaal document heeft, wat ondertekend moet worden zonder het uit te hoeven printen, voert u een nieuw ondertekeningsverzoek in. Hierin staat o.a. het volgende:

•het bestand;

•het e-mail adres, de naam en de ondertekeningsactie (handtekening of alleen goedkeuren) van de ontvanger;

•het e-mail adres, de naam en de ondertekeningsactie (geen, handtekening of alleen goedkeuren) van de verzender;

•optioneel een bericht voor de ondertekenaar.

Door het ondertekeningsverzoek te verzenden wordt het (indien nodig) omgezet naar PDF formaat en krijgt iedere ondertekenaar per e-mail een bericht, met het verzoek om het document te tekenen. Binnen Regelneef is het verzoek te volgen via een overzicht, waarin van elk verzoek de details en de huidige status terug te zien is.

Door op de link in de e-mail te klikken komt een ondertekenaar op een website waarin de inhoud van het document getoond wordt, en de ondertekening gedaan kan worden. Dit werkt op allerlei apparaten, dus bijvoorbeeld ook op een mobiele telefoon.

Wanneer alle ondertekenaars hebben ondertekend krijgt het verzoek in Regelneef de status Ondertekend, waarbij het document, inclusief handtekeningen, beschikbaar is als download. Daarnaast is ook een ondertekeningsverslag beschikbaar. Deze documenten kunnen vervolgens worden bewaard in bijvoorbeeld het bestandsarchief, waarvoor Regelneef diverse handige opties biedt.

Het ondertekende document en het ondertekeningsverslag worden ook via e-mail aan de betrokken personen gestuurd.

Personalisatie

In de e-mails en in het ondertekeningsproces wordt gebruik gemaakt van uw eigen bedrijfslogo, en wordt de basiskleur daarop afgestemd. Na het ondertekenen wordt men automatisch doorgeleid naar uw bedrijfswebsite. Door deze personalisatie is het voor de ondertekenaar duidelijk dat men te maken heeft met uw bedrijf.

Deze zaken worden door SunBase in overleg met u ingesteld wanneer de module geactiveerd wordt.

Contact SignRequest

Regelneef maakt gebruik van de diensten van SignRequest voor het digitaal ondertekenen. Meer informatie van SignRequest is te vinden op https://help.signrequest.com/hc/en-us.