Digitaal ondertekenen > Invoeren ondertekeningsverzoek

TIP:

De snelste manier om een ondertekeningsverzoek te maken is om dit te starten vanuit een samenvoeg-layout, bijvoorbeeld via de algemene- of plaatsingsdocumenten van een uitzendkracht. Dan worden de meeste velden al vanzelf gevuld, indien mogelijk.

Zie hier voor een algemene uitleg over digitaal ondertekenen in Regelneef.

Te verzenden bestand

Bestand

Het pad naar het te verzenden bestand. Dit bestand mag een willekeurig formaat zijn. Na verzenden zal het altijd worden omgezet naar PDF formaat, als dit nog niet het geval is. Als het een Word bestand is (bijvoorbeeld gegenereerd uit een samenvoeging), kan het bestand met het rechter knop nog geopend worden in Word. Desgewenst zijn dan nog wijzigingen in het document aan te brengen.

Documentnaam

Dit is de documentnaam die een ondertekenaar ziet. Standaard wordt hiervoor de naam gebruikt van het te verzenden bestand, maar desgewenst kan het hier aangepast worden om het bijvoorbeeld begrijpelijker te maken voor de ontvanger.

Ontvanger (ondertekenaar)

E-mail

Het e-mail adres van de ontvanger.

Naam

De naam van de ontvanger.

Ondertekeningsactie

Standaard moet de ontvanger een handtekening plaatsen. Het is ook mogelijk te kiezen voor goedkeuren. Dan is geen handtekening nodig, maar geeft men door een druk op de knop aan dat men instemt met het document.

Beide varianten zijn te combineren met SMS verificatie. Bij ondertekenen zal de ontvanger dan een SMS ontvangen met een unieke code, die men vervolgens moet invullen om de ondertekening compleet te maken. Op deze manier is de identiteit van de ontvanger, naast het e-mail adres, ook via het mobiele nummer gecontroleerd. Dit is ook terug te zien op het ondertekeningsverslag.

SMS naar

Indien gekozen is voor SMS verificatie is dit veld zichtbaar, en verplicht. Dit nummer moet een internationaal formaat hebben, dus starten met bijvoorbeeld '+316' of '00316'. Als Regelneef weet om welke uitzendkracht het gaat zal Regelneef dit zo nodig al voor u aanpassen.

Verzender

E-mail

Het e-mail adres van de verzender, standaard is dit van de ingelogde persoon in Regelneef.

Naam

De naam van de verzender, standaard is dit van de ingelogde persoon in Regelneef.

Ondertekeningsactie

Standaard staat deze voor de verzender op Geen. De verzender krijgt dan geen e-mail met een ondertekeningsverzoek. Daarnaast kan gekozen worden voor ondertekenen of alleen goedkeuren. SMS verificatie is niet van toepassing voor een verzender.

E-mail bericht aan ondertekenaar

Iemand die moet ondertekenen zal een notificatie ontvangen per e-mail. Deze e-mail toont uw bedrijfslogo en gebruikt een daarbij passende kleur. Optioneel kunt u hier ook eigen teksten geven.

Onderwerp

Optioneel. Standaard krijgt de ondertekenaar het volgende onderwerp:

[Bedrijfsnaam] ([e-mail adres verzender]) heeft je een SignRequest verzonden

Bericht

Optioneel. Standaard krijgt de ondertekenaar het volgende bericht:

Teken a.u.b. dit document.

...

Met vriendelijke groet,

...

[Bedrijfsnaam] ([e-mail adres verzender])

Verder bevat de e-mail altijd een knop om de ondertekening te starten, en een alternatieve manier daarvoor (de url).

Taal

Hiermee is de taal in te stellen van de e-mail aan de ondertekenaars. Indien u zelf het onderwerp en bericht invult, worden die elementen niet vertaald in de gekozen taal.

Let op: bij het ondertekenen zelf speelt de hier gekozen taal geen rol. Er wordt dan automatisch een taal gebruikt die gedetecteerd wordt in de webbrowser van de ondertekenaar. Iemand die de Poolse taal actief heeft op zijn computer of telefoon, zal daarom automatisch Poolse aanwijzingen krijgen bij het ondertekenen.

Met Verzenden wordt het verzoek naar de ondertekening-service verstuurd en wordt het zichtbaar in Overzicht ondertekeningsverzoeken, waar de status te volgen is.