Het importproces bestaat uit drie stappen: het inlezen van een importbestand, het valideren van de gegevens en tenslotte het daadwerkelijk importeren.
Bestand inlezen
Deze knop toont een submenu met de ondersteunde importformaten. Dit zijn:
•Excel bestand
•Freepack exportbestand debiteuren, (module 163, versie 3)
•Freepack exportbestand debiteuren, (module 724, komma gescheiden)
Na keuze voor het formaat verschijnt een dialoog voor het openen van het betreffende bestand (de standaardlocatie hiervoor kan overigens worden ingesteld). Na het openen zal Regelneef de inhoud van het bestand valideren en weergeven in de importmodule.
Belangrijk is dat Regelneef op de juiste manier kan bepalen of een debiteur al bestaat in het systeem, en dus moet worden bijgewerkt, of dat de debiteur geheel nieuw is. Dit wordt Status genoemd. Dit wordt gedaan op basis van het debiteurnummer. De status Invoeren of Bijwerken wordt in de eerste kolom weergegeven, voorzien van duidelijke kleuren.
 | Grijze kolommen Wanneer een bepaalde kolom niet in het importbestand voorkomt, zal Regelneef deze kolom grijs weergeven. Een grijze kolom wordt nooit geïmporteerd. Bij status Bijwerken zal dus de bestaande oude inhoud van het betreffende veld bij de klant behouden blijven. |
Valideren
Regelneef zal de gegevens valideren, door bijvoorbeeld het land te controleren aan de hand van de betreffende tabel. Wanneer een waarde niet in de Regelneef tabel gevonden wordt, zal dit gemeld worden in de kolom Problemen.
Als het gaat om een tabelwaarde die niet kan worden gevonden, bijvoorbeeld de landnaam, kan het best eerst bekeken worden waarom de waarde niet goed is, door de tabel Landen te openen. Vervolgens kan de waarde in de importmodule handmatig aangepast worden door op de regel te dubbelklikken om het detailscherm te openen, het veld aan te passen en op te slaan. Door Valideren in te drukken wordt de controle opnieuw uitgevoerd, en verdwijnt de probleemmelding. Indien een Excel bestand gebruikt wordt, en er veel wijzigingen nodig zijn, kunnen de wijzigingen makkelijker in het Excel bestand gemaakt worden, om het bestand daarna opnieuw in te lezen.
| Tabel Het kan uiteraard ook zijn dat de waarde in de tabel zelf niet correct is, of nog niet bestaat. In dat geval kunt u uiteraard ook de tabel zelf corrigeren, en daarna de inhoud van de importmodule opnieuw valideren. |
| Filiaal Bij status Invoeren zal het filiaal nog toegekend moeten worden als deze nog leeg is. Dit is in één keer voor alle records op te lossen door het detailscherm van de regel te openen, het juiste filiaal te openen en daaronder de optie Vul dit filiaal ook in bij andere ontbrekende filialen aan te vinken. |
| Verwijderen Indien een groep records in de importmodule niet geïmporteerd dient te worden kunnen ze in één keer verwijderd worden uit de importmodule, door deze records te markeren en de knop Verwijderen te gebruiken. |
Importeren
Wanneer de validatie geen problemen (meer) vermeldt kan de knop Importeren gebruikt worden om de gegevens daadwerkelijk te importeren.