Klanten > Overzicht klanten

In Overzicht klanten zoekt u klanten, prospects en overige relaties. Vanuit de lijst opent u een klantdossier, wijzigt u gegevens of maakt u documenten. Op het tabblad Contactpersonen vindt u de personen bij de geselecteerde klanten en kunt u hen benaderen via e-mail of SMS.

Selectie

Snel een klant vinden

•Vul bij Naam, debnr een naam of een deel daarvan in het eerste veld in. In het tweede veld kunt u zoeken op een debiteurnummer.

•Controleer de gekozen klanttypen en filialen. Vink Inclusief slapenden aan als u ook slapende relaties wilt vinden.

•Klik op Zoeken en dubbelklik op de gewenste klant om het dossier te openen.

De ingevulde zoekvoorwaarden werken samen en gelden voor beide tabbladen. Klik na het aanpassen van de voorwaarden op Zoeken. Als u alle klanten binnen de gekozen typen en filialen wilt zien, maakt u de overige zoekvelden leeg en schakelt u de filters voor contact en plaatsingen uit.

Afhankelijk van de instellingen verschijnt bij het openen direct een lijst of begint het overzicht leeg. In dat laatste geval vraagt u de lijst op met Zoeken.

Naam, debnr en Plaats

Bij Naam wordt zowel in de klantnaam als in de zoeknaam gezocht. Debnr zoekt in het debiteurnummer en Plaats in de plaats van het klantadres. U hoeft niet de volledige waarde in te vullen; een deel is voldoende.

Klanten, Prospects en Overig

Vink de typen relaties aan die u wilt zien. U kunt meerdere typen tegelijk kiezen. Klanten staat bij het openen aangevinkt; of Prospects ook aangevinkt staat, hangt af van de instellingen. Zonder een aangevinkt type vindt u geen relaties.

Inclusief slapenden

Slapende relaties worden standaard niet getoond. Vink Inclusief slapenden aan om ze samen met de overige relaties in de zoekresultaten op te nemen. De andere zoekvoorwaarden blijven van toepassing.

Filialen

Kies één of meer filialen. De selectie gebruikt het filiaal van de klant. Alleen filialen waarvoor u klanten mag raadplegen of wijzigen, worden aangeboden.

Contactpersoon, Telefoonnr en KVK nr

Contactpersoon zoekt naar de naam bij de vastgelegde contactpersonen en in de contactmemo's van de klant. Telefoonnr zoekt in het algemene telefoonnummer en in de vaste en mobiele nummers bij contactpersonen en contactmemo's. KVK nr zoekt in het KVK-nummer van de klant. Ook hier is een deel van de waarde voldoende.

Deze velden selecteren klanten. Zoekt u op een contactpersoon en opent u daarna Contactpersonen, dan kunnen ook de andere contactpersonen van de gevonden klanten in de lijst staan.

Branches, Niveaus, Functies en Klantengroepen

Met de knop met drie puntjes kiest u één of meer waarden uit de betreffende tabel. Met het kruisje wist u de keuze. Binnen één veld is één van de gekozen waarden voldoende; verschillende ingevulde velden worden samen toegepast.

Functies zoekt naar functies die bij de klant zijn vastgelegd. Dit veld zoekt niet in de functietekst van een contactpersoon.

Contact geweest in afgelopen dagen

Vink de optie aan, kies Geen of Wel en vul het aantal dagen in. Regelneef kijkt naar de datums van de vastgelegde contactmemo's bij de klant.

•Geen: klanten zonder geregistreerd contact binnen de gekozen periode, ook als er nog nooit een contactmemo is vastgelegd.

•Wel: klanten met geregistreerd contact binnen de gekozen periode.

Deze selectie is bijvoorbeeld bruikbaar om klanten terug te vinden die u al enige tijd niet hebt gesproken. Alleen vastgelegd contact telt mee. De optie is beschikbaar als u toegang hebt tot klantcontacten.

Mensen geplaatst in afgelopen dagen

Vink de optie aan, kies Geen of Wel en vul het aantal dagen in. Hiermee zoekt u klanten zonder of met plaatsingen in de afgelopen periode. Regelneef kijkt naar de begin- en einddatums van plaatsingen; ook een eerder begonnen plaatsing die in de periode doorloopt, telt mee. Er wordt hierbij niet gecontroleerd op gewerkte dagen of geboekte uren.

Postcode en Straal (km)

Vul bij Postcode (4 cijf.) de vier cijfers van de postcode in en kies de straal in kilometers. Hiermee zoekt u klanten op basis van de postcode van hun klantadres.

Klantenlijst en contactpersonen

Klanten

Dit tabblad toont één regel per gevonden klant. De kolommen kunnen bijvoorbeeld naam, adres, debiteurnummer, type, filiaal, branche, functies en relatiebeheerder bevatten. Dubbelklik op een regel of kies Wijzigen om het klantdossier te openen. Bij alleen leesrechten heet de knop Raadplegen.

Contactpersonen

Dit tabblad toont de contactpersonen van de klanten die aan uw zoekvoorwaarden voldoen. Eén klant kan daardoor meerdere keren voorkomen. Een klant zonder vastgelegde contactpersonen verschijnt hier niet.

Naast de klantnaam en plaats kunt u bijvoorbeeld de naam, functie, telefoonnummers, het e-mailadres en de correspondentieaanduiding van de contactpersoon tonen. Kies Wijzigen om de huidige contactpersoon te openen, of Klant om het bijbehorende klantdossier te openen.

Kolommen en markeren

Beide tabbladen hebben een eigen lijstdefinitie, waarmee u de zichtbare kolommen aan uw werkzaamheden kunt aanpassen.

Zie schermlijsten voor sorteren, filteren en het markeren van meerdere regels.

Markeer de gewenste regels voordat u een gezamenlijke actie start. Zonder aparte markering gebruiken deze acties de huidige regel. Controleer steeds op welk tabblad u werkt: op Klanten markeert u klanten, op Contactpersonen afzonderlijke personen.

Acties bij Klanten

Welke acties beschikbaar zijn, hangt af van uw rechten en de aanwezige licenties. Voor wijzigingen zijn ook de rechten voor het filiaal van de klant van belang.

Wijzigen en Invoeren

Wijzigen opent het dossier van de huidige klant. Invoeren opent een nieuw klantdossier. Vul de gegevens in en sla op met OK.

Multi wijz.

Hiermee past u gegevens bij de gemarkeerde klanten tegelijk aan, bijvoorbeeld het filiaal, type, niveau, de branche of relatiebeheerder. De veldnamen van de te wijzigen gegevens worden rood aangegeven. Controleer deze velden en de gekozen klanten. Bij OK vraagt Regelneef om bevestiging voordat deze gegevens worden overschreven.

U hebt schrijfrechten nodig voor alle betrokken klantfilialen. Ontbreken die rechten bij één of meer klanten, dan kunt u de gezamenlijke wijziging niet opslaan.

Via het pijltje naast Multi wijz. kiest u Contactmemo invoeren bij klant(en). Hiermee opent u de invoer van een contactmemo voor de gemarkeerde klanten.

Verwijderen

Verwijdert de klant van de huidige regel, ook als u meerdere klanten hebt gemarkeerd. Controleer zorgvuldig welke klant actief is. Regelneef vraagt tweemaal om bevestiging. Als verwijderen niet lukt, wordt dit gemeld.

Excel lijst

Kies een Excel lijst en geef aan of u alle regels of alleen de gemarkeerde klanten wilt exporteren. Filters die u in de lijst hebt aangebracht, worden bij de export van alle regels meegenomen. De gekozen Excel lijst bepaalt de kolommen en sortering.

Documenten

Opent het scherm voor het starten van documenten met de gegevens van de gemarkeerde klanten. Kies daar de gewenste layout.

Exporteren

Opent het scherm voor het exporteren van klanten, met de gemarkeerde klanten al geselecteerd. Kies daar het exportformaat en de bijbehorende instellingen.

E-mail

Kies voor de gemarkeerde klanten welke adressen u wilt gebruiken:

•Aan algemeen e-mail adres: het algemene e-mailadres uit het klantdossier.

•Aan contactpersonen: de e-mailadressen van de vastgelegde contactpersonen.

•Aan correspondentie-contactpersonen: alleen de contactpersonen die voor correspondentie zijn aangemerkt.

•Aan algemeen e-mail adres en contactpersonen: beide groepen adressen.

Regelneef opent een nieuw bericht in uw e-mailprogramma. Bij meerdere adressen worden deze in BCC geplaatst. Lege adressen worden overgeslagen; als er geen adressen zijn gevonden, krijgt u een melding. Wilt u alleen bepaalde personen mailen, markeer die dan op het tabblad Contactpersonen.

Acties bij Contactpersonen

Wijzigen, Invoeren en Verwijderen

•Wijzigen: opent de contactpersoon van de huidige regel.

•Invoeren: maakt een nieuwe contactpersoon aan bij de klant van de huidige regel. Controleer daarom eerst de klantnaam. Heeft de klant nog geen contactpersoon, open dan het klantdossier via het tabblad Klanten om daar de eerste contactpersoon toe te voegen.

•Verwijderen: verwijdert na bevestiging alleen de contactpersoon van de huidige regel. De klant blijft bestaan.

Voor deze handelingen hebt u wijzigingsrechten voor de betreffende klant en het klantfiliaal nodig. Bij invoeren of wijzigen slaat u de gegevens in het geopende scherm op met OK.

Klant

Opent het klantdossier dat hoort bij de contactpersoon van de huidige regel.

Excel lijst

Exporteert de contactpersonenlijst. Kies een Excel lijst voor contactpersonen en geef aan of u alle regels of alleen de gemarkeerde personen wilt meenemen. Filters in de lijst worden bij de export van alle regels gerespecteerd.

SMS en E-mail

SMS opent de SMS dialoog en voegt de gemarkeerde contactpersonen met hun mobiele nummers als ontvangers toe. Controleer de ontvangers en stel het bericht op voordat u het verzendt.

E-mail opent een nieuw bericht voor de gemarkeerde contactpersonen. Alleen hun ingevulde e-mailadressen worden gebruikt; bij meerdere adressen worden deze in BCC geplaatst. Als geen e-mailadressen zijn gevonden, krijgt u een melding.