Accommodaties > Planbord accommodaties

Het Planbord accommodaties toont voor elke accommodatie de bezetting per dag, voor een periode van drie weken. In elke datumcel staat het aantal medewerkers dat op die datum ingepland is. Door de focus op een datumcel van een accommodatie te zetten wordt onderin een lijstweergave getoond met de details van de bezetting van de betreffende accommodatie op die datum. Er kan geschakeld worden naar een weergave van het aantal nog vrije plaatsen. Door middel van het verslepen van personen van de ene naar de andere accommodatie kunnen personen groepsgewijs overgeplaatst worden.

Selectie

Vanaf week

Standaard wordt de huidige week als eerste week getoond (de huidige dag wordt daarbij rood gekleurd in de kop van de kolom). Met Vanaf week kunt u per week voor of achteruit schuiven, of een andere week selecteren door middel van de middelste knop.

Inclusief slapend

Met Inclusief slapend kunnen de als slapend gemarkeerde accommodaties zichtbaar gemaakt worden.

Verberg accommodaties zonder planning

Met Verberg accommodaties zonder planning zal Regelneef een accommodatie alleen tonen als het een bezetting heeft in de geselecteerde periode van drie weken.

Filialen

De filiaalselector biedt de mogelijkheid om alleen de accommodaties (standaard) OF de medewerkers te laten zien die aan bepaalde filialen gekoppeld zijn.

•Filiaalselectie op accommodatie: Als het veld filiaal bij een accommodatie leeg is heeft een selectie in de filiaalselector geen invloed op die accommodatie.

•Filiaalselectie op medewerker: Alle accommodaties worden getoond, maar de aantallen medewerkers zijn gefilterd op de opgegeven filialen. Het kan dus zijn dat het aantal in een dagkolom niet de totale bezetting weergeeft, omdat medewerkers uit andere filialen niet worden meegeteld.

Weergave

Normaal worden in het planbord het Aantal geplaatste medewerkers getoond. Met deze uitklaplijst kan ook gekozen worden om het Aantal nog vrije plaatsen te laten zien. Indien er een aparte maximum capaciteit opgegeven is bij een accommodatie wordt het aantal vrije plaatsen daarvoor tussen haakjes erbij vermeld.

Planbord

Het bovenste deel van het scherm bevat aan de linkerzijde een aantal kolommen met accommodatiegegevens, met rechts daarvan de dagkolommen. De getoonde kolommen van de accommodaties zijn naar wens instelbaar met de lijstdefinitie-knop, rechtsboven in het scherm. Let wel dat de dagkolommen van het planbord verder naar rechts zullen verschuiven naarmate er meer kolommen van accommodaties worden getoond.

In het planbord wordt in rechterbovenhoek van een datumcel een indicator getoond wanneer op die dag meer personen in de accommodatie gepland zijn dan de capaciteit toelaat. De indicator kan twee kleuren hebben:

•Oranje: het geplande aantal is groter dan de capaciteit, maar nog niet groter dan de maximum capaciteit

•Rood: het geplande aantal overschrijdt de maximum capaciteit

Dagtotalen

Onder de dagkolommen staan de totalen voor de opgehaalde accommodaties. Bij Aantal geplaatste medewerkers is dit per dag de som van de geplande aantallen. Bij Aantal nog vrije plaatsen wordt per accommodatie de maximale capaciteit verminderd met de bezetting; alleen positieve aantallen worden opgeteld. Een volle of overbezette accommodatie telt dus als nul vrije plaatsen mee. Dit dagtotaal is gebaseerd op de maximale capaciteit en kan daardoor afwijken van de som van de vrije plaatsen volgens de normale capaciteit.

Planbord acties

Klikken

Door op een cel in de dagkolommen te klikken, wordt de planlijst voor de betreffende accommodatie en datum in het onderste deel van het scherm getoond.

Het detailscherm van een accommodatie kan worden geopend door op een accommodatie-regel te dubbelklikken.

Plannen via slepen

Accommodatieplaatsingen kunnen ook gemuteerd worden via het slepen van één of meerdere medewerkers uit het onderste deel van het planbord naar dagkolommen in het planbord.

Einddatum invullen via slepen

Als bijvoorbeeld bekend wordt dat huidige medewerkers accommodatie A moeten gaan verlaten op datum X dan moet deze einddatum bij de accommodatieplaatsingen worden ingevoerd. Dit kan als volgt:

•Klik in het planbord op accommodatie A bij de kolom voor de huidige dag, zodat de betreffende huidige medewerkers zichtbaar worden in het onderste deel.

•Selecteer de betreffende medewerkers, en sleep de selectie met de muis naar het planbord, naar het kolomhoofd van datum X.

•Het scherm Wijzigen accommodatieplaatsingen verschijnt dan, met daarin de aangewezen einddatum X ingevuld. Met Ok kan het definitief opgeslagen worden, waarna de getallen in het planbord zullen veranderen.

In accommodatie plaatsen via slepen

Als medewerkers verhuizen van accommodatie A naar accommodatie B per datum X:

•Klik in het planbord op accommodatie A bij de kolom op de laatste dag dat men in accommodatie A zit, zodat de betreffende medewerkers zichtbaar worden in het onderste deel. Deze geselecteerde datum wordt gebruikt als einddatum van de bestaande plaatsingen als u bij de volgende vraag Ja kiest.

•Selecteer de betreffende medewerkers, en sleep de selectie met de muis naar het planbord, naar de regel van accommodatie B, in de cel van de kolom van datum X.

•Regelneef vraagt of de bestaande accommodatieplaatsingen moeten eindigen op de datum die u bij accommodatie A hebt geselecteerd. Kies Ja om deze einddatums direct op te slaan. Bij Nee blijven de bestaande einddatums ongewijzigd.

•Het scherm Invoeren accommodatieplaatsingen verschijnt vervolgens, met accommodatie B en de doeldatum X als startdatum ingevuld. Controleer de gegevens en kies OK om de nieuwe accommodatieplaatsingen op te slaan.

Let op: als u Ja hebt gekozen, zijn de einddatums van de bestaande plaatsingen al opgeslagen voordat het invoerscherm verschijnt. Annuleren van de nieuwe plaatsingen maakt die einddatums niet ongedaan.

Planlijst per accommodatie/dag

De onderste lijst toont de accommodatieplaatsingen bij de geselecteerde accommodatie en datum. Deze lijst wordt altijd gefilterd op de filialen van de medewerkers die in de filiaalselector zijn geselecteerd. Bij filiaalselectie op Accom tellen de dagcellen medewerkers uit alle filialen mee. De onderste lijst kan daardoor minder regels tonen dan het aantal in de geselecteerde cel. Bij filiaalselectie op Mdw worden ook de celaantallen op de geselecteerde medewerkerfilialen gefilterd.

De getoonde kolommen in de lijst met medewerkers zijn naar wens in te stellen met de lijstdefinitie-knop, links onder in het scherm. Hierbij zijn ook kolommen voor bijvoorbeeld de plaatsing en het autogebruik op de betreffende dag in het planbord (in de gewone planlijst accommodaties bepaalt het veld Overige planning de datum voor deze gegevens; standaard staat dat veld op de huidige dag).

Acties

Vanuit deze lijst zijn dezelfde mogelijkheden voorhanden voor het aanmaken, muteren of verwijderen van accommodatieplaatsingen als het geval is met de gewone planlijst. De knop Plaatsingen heeft dezelfde werking als in de planlijst accommodaties. Dit geldt ook voor de overige knoppen Medewerker, Accommodatie, Documenten en SMS.

Excel lijst

Met Excel lijst exporteert u de onderste medewerkerslijst voor de geselecteerde accommodatie en datum. Kies de gewenste Excel-lijstdefinitie. Deze bepaalt onder meer de kolommen, sortering, groepering en of alle regels of alleen gemarkeerde regels worden geëxporteerd.

E-mail

Markeer de gewenste medewerkers in de onderste lijst en klik op E-mail. Regelneef opent een nieuw bericht in uw e-mailprogramma met hun e-mailadressen. Bij meerdere ontvangers worden de adressen in BCC geplaatst. Ontbrekende e-mailadressen worden gemeld; als bij alle ontvangers het adres ontbreekt, wordt geen bericht geopend.