Accommodaties > Planlijst accommodaties

De planlijst accommodaties geeft een weergave van alle accommodatieplaatsingen in een bepaalde periode. Standaard worden de accommodatieplaatsingen van de huidige dag getoond. Vanuit de planlijst kunnen de accommodatieplaatsingen gemuteerd worden (individueel of meerdere tegelijk). Daarnaast is er toegang tot de detailschermen voor medewerker en accommodatie. De planlijst is naar Excel te exporteren en documenten kunnen worden samengevoegd worden met de plaatsingsgegevens. Tenslotte kan er vanuit de planlijst SMS of e-mail verstuurd worden naar één of meerdere medewerkers in accommodaties.

Selectie

Periode

Bij Periode staat automatisch altijd de huidige dag ingevuld. De datums in deze velden zijn handmatig aan te passen; gebruik de periodeselector om snel naar een vorige of volgende periode te verschuiven of de periode via een kalender te selecteren.

Overige planning

De planlijst kan ook aanvullende planningsgegevens van de medewerker tonen, zoals de plaatsing en het autogebruik. Overige planning bepaalt op welke datum deze gegevens worden opgehaald. Standaard staat deze datum op de huidige dag. Als u een andere of langere periode opvraagt, kunt u deze datum desgewenst aanpassen. Klik daarna op Zoeken om de lijst met de gekozen datums op te halen.

Filialen

De filiaalselector biedt de mogelijkheid om alleen de medewerkers te laten zien die aan bepaalde filialen gekoppeld zijn.

Planlijst

In de planlijst accommodaties zijn kolommen beschikbaar die betrekking hebben op de geselecteerde accommodatieplaatsingen, met daarbij de detailgegevens van de accommodatie en de medewerker. Daarnaast zijn ook kolommen beschikbaar met informatie over de plaatsing en het autogebruik van de betreffende medewerker op de datum bij Overige planning. De getoonde kolommen van de accommodaties zijn naar wens instelbaar met de lijstdefinitie-knop, rechtsboven in het scherm.

Door op een regel te dubbelklikken wordt het detailscherm van een accommodatieplaatsing getoond, tenzij bij Onderhoud->Instellingen is vastgelegd dat het detailscherm van een medewerker moet worden geopend bij dubbelklikken.

Acties

Plaatsingen

Het muteren van accommodatieplaatsingen kan via de knop Plaatsingen, waarna uit een menu de volgende opties beschikbaar zijn:

•Gemarkeerde accommodatieplaatsingen wijzigen
Het scherm Wijzigen accommodatieplaatsingen verschijnt, met daarin de gemarkeerde plaatsingen. U kunt bijvoorbeeld nu in één keer de einddatum van de plaatsingen invullen.

•Gemarkeerde medewerkers nieuw in accommodatie plaatsen
Het scherm Invoeren accommodatieplaatsingen verschijnt, met daarin de gemarkeerde medewerkers reeds ingevuld.

•Gemarkeerde medewerkers nieuw in accommodatie plaatsen & gegevens kopiëren van huidige regel
Het scherm Invoeren accommodatieplaatsingen verschijnt, met daarin de gemarkeerde medewerkers reeds ingevuld. De startdatum, einddatum, accommodatie, het tarief, de tarieftermijn en de opmerking worden overgenomen uit de actieve regel van de planlijst. Controleer deze gegevens voordat u de nieuwe plaatsingen opslaat, vooral de overgenomen einddatum.

•Gemarkeerde accommodatieplaatsing(en) verwijderen
De plaatsingen worden definitief verwijderd. Dit dient alleen gebruikt te worden als een geplande plaatsing niet doorgaat.

Rechten en filialen

Voor het invoeren, wijzigen en verwijderen van accommodatieplaatsingen zijn de bijbehorende gebruikersrechten nodig. Daarnaast moet u schrijfrechten voor accommodaties hebben bij de filialen waartoe de geselecteerde medewerkers behoren. Ontbreken deze rechten voor één of meer geselecteerde medewerkers, dan verschijnt een melding en wordt de gekozen bewerking niet geopend. Pas in dat geval uw selectie aan.

Overlap met andere accommodatieplaatsingen

Bij het opslaan controleert Regelneef of de periode overlapt met een andere accommodatieplaatsing van dezelfde medewerker. Een overlap wordt als waarschuwing getoond. Controleer de genoemde accommodaties en datums. Als de overlap bewust is en er geen fouten zijn, kunt u na bevestiging toch opslaan.

Geblokkeerde medewerkers

Voor een geblokkeerde medewerker kan geen nieuwe accommodatieplaatsing worden opgeslagen. Een bestaande accommodatieplaatsing kan wel worden gewijzigd; daarbij verschijnt een waarschuwing die u moet bevestigen voordat u kunt opslaan.

Medewerker of accommodatie openen

Met de knoppen Medewerker en Accommodatie is het detailscherm van resp. de medewerker en de accommodatie te openen.

Excel lijst

De gegevens van de planlijst worden naar een Excel bestand geschreven. De details van deze export (kolommen, sortering, groepering etc.) zijn in te stellen middels de lijstdefinitie-knop, rechtsboven in het scherm.

Documenten

Markeer de gewenste regels en klik op Documenten. Kies vervolgens Accommodatiedocumenten of Medewerkerdocumenten. Het scherm met de beschikbare layouts voor de gekozen documentsoort verschijnt.

•Accommodatiedocumenten: voeg de gegevens van de gemarkeerde accommodatieplaatsingen samen met de gewenste layout. Hierbij wordt de bij Periode geselecteerde periode meegegeven.

•Medewerkerdocumenten: voeg de gegevens van de medewerkers uit de gemarkeerde regels samen met een medewerkerlayout.

SMS

Het scherm SMS verzenden verschijnt, met de in de planlijst gemarkeerde medewerkers als ontvangers.

E-mail

Markeer de medewerkers die u wilt mailen en klik op E-mail. Regelneef opent een nieuw bericht in uw e-mailprogramma met de e-mailadressen van deze medewerkers. Bij meerdere ontvangers worden de adressen in BCC geplaatst. Als bij een medewerker het e-mailadres ontbreekt, krijgt u daarvan een melding. Als bij alle ontvangers het e-mailadres ontbreekt, wordt geen bericht geopend.