Medewerkers > Planlijst absenties

De planlijst absenties geeft een overzicht van de absenties van medewerkers in een bepaalde periode. Standaard wordt de huidige dag getoond. Vanuit de lijst kunt u absenties invoeren, wijzigen of verwijderen, ook voor meerdere medewerkers tegelijk. Daarnaast kunt u het detailscherm van de medewerker openen, de lijst naar Excel exporteren, documenten maken en contact opnemen met de geselecteerde medewerkers.

Selectie

Periode

Hier staat standaard de huidige dag ingevuld. Vul een start- en einddatum in, of gebruik de periodeselector om via de kalender een periode te kiezen of naar de vorige of volgende periode te verschuiven.

Een absentie wordt getoond wanneer deze geheel of gedeeltelijk binnen de gekozen periode valt. Ook een absentie die eerder is begonnen en nog geen einddatum heeft, kan dus in de lijst voorkomen.

Overige planning

De planlijst kan ook gegevens tonen van de plaatsing, auto en accommodatie van de medewerker. Deze gegevens worden bepaald op de datum bij Overige planning. Standaard is dit de huidige dag. Wanneer u absenties voor een andere of langere periode opvraagt, kunt u deze datum desgewenst aanpassen.

Filialen

Selecteer één of meerdere filialen. De selectie wordt bepaald op basis van het filiaal van de medewerker. Alleen filialen waarvoor u medewerkers mag raadplegen of muteren, worden aangeboden.

Status — Alleen actieven

Vink Alleen actieven aan om alleen absenties te tonen van medewerkers die op de datum bij Overige planning een plaatsing hebben. Dit is ook de datum waarop de kolom Status wordt bepaald. Zonder dit vinkje worden zowel actieve als passieve medewerkers getoond, voor zover hun absenties aan de overige selectie voldoen.

Planlijst

De lijst toont de gevonden absenties, met één regel per absentie. Een medewerker kan daardoor meerdere keren in de lijst voorkomen.

In de lijst zijn onder meer kolommen beschikbaar voor:

•De absentie: begin, eind, soort absentie en reden.

•De diverse velden van de medewerker.

•De plaatsing op de datum bij Overige planning, met klantnaam, locatie en status van de medewerker.

•Het auto- en accommodatiegebruik op de datum bij Overige planning.

Zie schermlijsten voor een beschrijving van mogelijkheden als per kolom sorteren, filtreren, zoeken etc.

De kolomindeling is instelbaar via lijstdefinities.

Multiselectie is mogelijk voor bepaalde acties, zoals hieronder beschreven.

Dubbelklikken

Dubbelklikken start het wijzigen van de gemarkeerde absentie(s). Via Instellingen-Planlijst kan voor absenties worden ingesteld dat dubbelklikken het detailscherm van de medewerker opent.

Acties

Absenties

Markeer de gewenste regels en klik op Absenties. Het menu bevat:

•Gemarkeerde absentie(s) wijzigen
Opent het mutatiescherm met de geselecteerde absenties. Bij meerdere absenties worden alleen de velden die u wijzigt voor alle opgenomen regels aangepast. Velden met verschillende bestaande waarden worden met een afwijkende achtergrondkleur aangegeven.

•Absentie invoeren voor gemarkeerde medewerker(s)
Opent het invoerscherm met de medewerkers uit de geselecteerde regels. Per medewerker wordt één nieuwe absentie ingevoerd. Vul de gewenste periode, soort absentie en eventueel de reden in en sla op met OK.

•Gemarkeerde absentie(s) verwijderen
Verwijdert de geselecteerde absenties na bevestiging definitief.

Medewerker

Opent het detailscherm van de medewerker van de huidige regel.

Excel lijst

Opent de beschikbare Excel lijsten voor absenties, zoals ingesteld via lijstdefinities. U kunt alle regels van de getoonde lijst of alleen de gemarkeerde regels exporteren. De gekozen Excel lijst bepaalt de kolommen en sortering.

Documenten

Kies eerst het type document:

•Absentie documenten
Maakt documenten met de gegevens van de gemarkeerde absenties en de bijbehorende medewerkers.

•Medewerkerdocumenten
Maakt documenten met de algemene gegevens van de medewerkers uit de gemarkeerde regels.

Daarna opent het scherm voor het starten van documenten, waarin u de gewenste layout kiest.

SMS

Opent de SMS dialoog met de medewerkers uit de gemarkeerde regels als ontvangers. Deze actie is beschikbaar met de SMS licentie en de bijbehorende gebruikersrechten.

E-mail

Opent een nieuw bericht in uw e-mailprogramma met de e-mailadressen van de medewerkers uit de gemarkeerde regels. Bij meerdere ontvangers worden de adressen in BCC geplaatst. Ontbrekende e-mailadressen worden gemeld; als alle adressen ontbreken, wordt geen bericht geopend.