Het conversieprogramma biedt de mogelijkheid om op een overzichtelijke manier bestanden en mappen over te zetten van het externe archief naar het Regelneef archief. Het is te starten vanuit de Instellingen.
Het programma toont zeven tabs met onderdelen die een extern archief kunnen hebben: uitzendkrachten, klanten, auto's, uitleners, bemiddelaars en bruikleen.
Op iedere regel is te dubbelklikken om het detailscherm te openen.
Per onderdeel wordt een lijst getoond van records die een extern archief hebben, of zouden moeten hebben (bijvoorbeeld uitzendkrachten die minstens één plaatsing hebben). Indien Regelneef geen map toont voor bepaalde records is dat wellicht iets om na te kijken; het kan zijn dat er wel een map is maar dat Regelneef daar toch geen verwijzing naar heeft. Dat moet dan gecorrigeerd worden, anders worden die bestanden niet ge-upload.
Door op Analyseer alle records te drukken gaat het programma alle archieven van de records doorzoeken.
De kolom Inhoud extern toont het aantal bestanden, en de totale grootte van die bestanden. De kolom Inhoud Regelneef toont datzelfde voor het Regelneef archief. Wanneer aan beide zijden dezelfde waarde staat, wordt Inhoud Regelneef groen gekleurd; indien het afwijkt oranje.
Indien een externe map niet gevonden kon worden wordt dit gemeld na het analyseren; deze mappen worden dan rood gekleurd.
Het uploaden van bestanden kan uiteraard wat tijd in beslag nemen; het werkt op basis van de geselecterde records. Indien alles verzonden moet worden kunt u gewoon alle records markeren met Ctrl-A, en drukken op Bestanden uploaden.
Indien er al bestanden in het Regelneef archief staan zal bij het het uploaden dat record overgeslagen worden. Moeten deze toch overschreven worden: gebruik dan eerst Regelneef archief wissen om in één keer het archief te wissen bij de geselecteerde records.
Onderaan de kolommen met de inhoud staat het totaal aantal. Wanneer deze aan beide kanten gelijk zijn is dat een indicator dat alle externe mappen die Regelneef kent, succesvol zijn verstuurd.
Let op
Het uitgangspunt is de registratie van de externe mappen in Regelneef. Indien er mappen op de netwerkschijf staan waar vanuit Regelneef (om welke reden dan ook) geen verwijzing (meer) naar is, dan worden die ook niet getoond in dit conversieprogramma. Deze worden dan dus ook niet geupload. Het is daarom goed om kritisch te kijken naar de records waar geen extern archief bij getoond wordt.
De rechten die een gebruiker heeft in het Regelneef archief zijn heel precies vast te leggen in ieder gebruikersniveau. Op de tab Diversen staat een knop om de rechten in één keer in te stellen, op basis van de rechten die de niveau's momenteel hebben voor het externe archief. Wanneer dit gedaan is, kunnen deze rechten binnen elk niveau naar wens worden verfijnd.