Regelneef biedt bij diverse onderdelen een tab Extern archief. Dit is een verwijzing naar een map op een gedeelde schijf die beschikbaar moet zijn op iedere computer waar Regelneef op staat. Regelneef toont dan de bestanden die in de betreffende map staan, en biedt de mogelijkheid om bijvoorbeeld te openen, kopiëren, toe te voegen etc.
Deze mogelijkheid is beschikbaar bij uitzendkrachten, klanten, auto's, accommodaties, uitleners, bemiddelaars en bruikleen. Indien bij deze onderdelen geen Extern archief tab staat, kan dit centraal worden geactiveerd via Instellingen. Daarnaast is ook per gebruikersniveau instelbaar welke externe archieven men in Regelneef kan zien.
Hieronder wordt beschreven hoe met het externe archief gewerkt dient te worden.
Bestandsmap koppelen
Bij een nieuw ingevoerd record dient er eenmalig een bijbehorende bestandsmap te worden gemaakt. Regelneef geeft dit in de lege lijst aan met de melding 'Er is nog geen bestandsmap gekoppeld'. Met de knop Map wijzigen wordt hiervoor een scherm Selecteer/maak bestandsmap getoond. Hierin worden alle bestaande mappen van de centrale locatie getoond, waar een keuze uit kan worden gemaakt met de knop Selecteren. Uiteraard zal doorgaans bij nieuwe records nog geen bestandsmap bestaan; deze is daarom aan te maken met de knop Aanmaken. Regelneef stelt dan een naam voor, welke desgewenst nog aan te passen is. Regelneef controleert of de naam geldig en uniek is. Met de knop Map aanmaken wordt de map in het netwerk aangemaakt en keert u terug in de tab Bestanden. Daarin wordt nu ook de map weergegeven.
Veel nieuwe mappen?
Indien er veel nieuwe mappen aangemaakt en gekoppeld dienen te worden is dit sneller te doen via de scanverdeler. Dan hoeft niet ieder record geopend te worden om deze handeling vanuit de bestandsmap te doen.
Nieuwe bestanden toevoegen
Bestanden kunnen op de volgende manieren aan het archief worden toegevoegd:
•Slepen vanuit verkenner of Outlook naar Regelneef
Vanuit een bestandsverkenner kunnen één of meer geselecteerde bestanden naar de archief-tab binnen Regelneef worden gesleept. Regelneef zal de bestanden dan verplaatsen. Indien de bestanden alleen gekopieerd moeten worden, houdt dan de Ctrl toets ingedrukt bij het slepen.
Heeft u bestanden in een e-mail in Outlook, dan kunnen deze ook direct naar Regelneef gesleept worden. Markeer de bijlagen in de e-mail, en versleep ze naar de archief-tab. De bestanden worden dan gekopieerd.
•Kopiëren in verkenner of Outlook en plakken in Regelneef
In plaats van het slepen, zoals hierboven beschreven, kunnen bestanden in een verkenner of Outlook ook gekopieerd worden (met Ctrl-C) en vervolgens geplakt worden in de archief-tab ( met Ctrl-V, of de knop 'Plakken'). Regelneef zal de bestanden dan kopiëren.
•De knop 'Toevoegen'
Deze knop start een bestands-selectiescherm waarmee bestanden op uw computer kunnen worden geselecteerd, waarna deze worden gekopieerd.
•Via de Regelneef Scanverdeler
De scanverdeler is een ingebouwd hulpmiddel om bijvoorbeeld gescande documenten in te zien, te hernoemen, en te verplaatsen naar de betreffende uitzendkracht, klant, auto etc.
E-mail opslaan
Het is ook mogelijk om een e-mail bericht (inclusief eventuele bijlagen) in een archief te bewaren. Dit kan door een e-mail vanuit outlook naar het bestandsarchief binnen Regelneef te slepen, of door het te kopiëren in Outlook en te plakken in de archief-tab binnen Regelneef.
Gebruik maken van de bestanden in de het externe archief
Bestanden kunnen geopend worden door erop te dubbelklikken of de kop Openen te gebruiken.
Indien bestanden gekopieerd moeten worden, bijvoorbeeld naar een e-mail, of een map in de verkenner, kunnen één of meerdere bestanden gemarkeerd worden, gevolgd door gebruik van de knop Kopiëren. Het kopiëren is ook mogelijk door de gemarkeerde bestanden vanuit Regelneef te verslepen en los te laten op de gewenste locatie.
Gecombineerd archief van een groep uitzendkrachten
In Overzicht uitzendkrachten en Planlijst uitzendkrachten is een knop Archief beschikbaar, waarmee alle bestanden van meerdere geselecteerde uitzendkrachten in één scherm kunnen worden opgevraagd. Vanuit dit scherm zijn de documenten te bekijken en te kopiëren / verslepen voor gebruik in een andere applicatie. Om het zoeken naar bepaalde bestanden verder te vergemakkelijken is een filterregel zichtbaar om te kunnen selecteren op een deel van de bestandsnaam.
Voorbeeld: u moet de gescande paspoorten mailen van uitzendkrachten die bij klant X beginnen, en reeds in de planlijst staan. Dit kan als volgt:
- Markeer in de Planlijst uitzendkrachten de betreffende uitzendkrachten bij klant X
- Druk op Archief
- Vul 'paspoort' in in het filterveld voor bestandsnaam
- Markeer de gevonden bestanden en druk op kopiëren
- Plak de bestanden in een nieuwe e-mail