Regelneef archief
Wanneer de cloud-versie van Regelneef actief is, is het Regelneef archief te activeren door het hier aan te vinken. Dit zorgt ervoor dat bij alle detailschermen van medewerkers, klanten etc een extra tab zichtbaar wordt met daarin het Regelneef archief.
Wanneer er al een extern archief ingesteld was, is het handig om de knop Conversie Extern archief -> Regelneef archief te gebruiken. Wanneer zeker is dat alle gegevens beschikbaar zijn gemaakt in het Regelneef archief, kan het extern archief worden uitgeschakeld door alle vinkjes bij 'Extern archief tonen bij' uit te vinken. Zolang zowel het Regelneef archief als Extern archief actief is, zal het Regelneef archief gebruikt worden bij bijvoorbeeld de scanverdeler, het tonen van pasfoto's etc.
Archiefgrootte
Er wordt getoond hoe groot het totale archief is, in aantal MB en in aantal bestanden. Een deel daarvan kan in de prullenbak staan. Om deze bestanden definitief te verwijderen kan de knop Prullenback legen worden gebruikt.
Bulk download
Met deze knop kunt u een gedeeltelijke of totale lokale kopie maken van de bestanden in het Regelneef archief. Hierbij wordt ook de mappenstructuur overgenomen.
Dit werkt als volgt:
•Selecteer de tab van het onderdeel waarvan u wilt downloaden
•Druk op Zoek naar records met bestanden. Dit kan even duren, waarna alleen nog de records getoond worden waar documenten in zitten.
•Met Alles downloaden wordt eerst gevraagd waar de bestanden moeten komen, waarna het downloadproces wordt gestart. Voor ieder record wordt een aparte submap gemaakt (op basis van de naam), met daarin het archief. Indien het om grote hoeveelheden documenten gaat kan dit een behoorlijke tijd in beslag nemen, en uiteraard de nodig opslagcapaciteit nodig hebben.
•In plaats van alles kunt u ook afzonderlijke records markeren, gevolgd door Downloaden.
Extern archief
Hier is per onderdeel aan te zetten of een Extern archief gebruikt dient te worden, en welke map hiervoor als basis gebruikt moet worden. Wanneer dit is ingesteld is, verschijnt er voortaan in het detailscherm van de betreffende gegevens (klant, medewerker etc.) een extra tabblad Extern archief.
Ieder onderdeel waarvoor een extern archief moet worden gebruikt, moet een eigen basispad hebben. Dit basispad moet voor alle gebruikers toegankelijk zijn; en men moet daar lees- en schrijfrechten hebben. Het kan er bijvoorbeeld zo uit zien:
Klanten: V:\Regelneef\Klanten
Medewerkers: V:\Regelneef\Medewerkers
Wanneer bijvoorbeeld een intercedent een medewerker 'Anton Voorbeeld' invoert, en een bestandsmap via Regelneef aanmaakt, zal de map 'V:\Regelneef\Medewerkers\Voorbeeld, A' aangemaakt zijn. Alle bestanden die in deze map (of submappen) staan, worden weergegeven in het detailscherm van deze medewerker. Uiteraard kunnen bestanden ook via Regelneef aan deze map worden toegevoegd.
Met Map ingeklapt tonen wanneer het meer bestanden bevat dan kan de weergave van bestanden overzichtelijker worden gemaakt voor het geval er veel bestanden in staan.
Met De hoofdmap zelf nooit inklappen blijven de bestanden in de hoofdmap altijd direct zichtbaar, ook al worden submappen gesloten door het automatisch inklappen, of na indrukken van de inklap-knop.
Het pad naar de bestanden kan afhankelijk worden gemaakt van de Windows gebruikersnaam. Als de code {WINUSER} in het pad staat, zal Regelneef dat bij uitvoering vervangen door de Windows gebruikersnaam. Dit is bijvoorbeeld nuttig als verwezen moet worden naar de gesynchroniseerde bestanden van DropBox of OneDrive. Als centraal pad kan dan bijvoorbeeld c:\users\{WINUSER}\DropBox worden ingevuld.
Zie onderstaande tips voor andere mogelijkheden voor een dynamisch basispad.
Tip
Om niet afhankelijk te zijn van drive mappings kan een basispad ook volgens het UNC formaat worden vastgelegd, bijvoorbeeld \\servernaam\bestanden\Regelneef\Klanten.
Afwijkend basispad per filiaal
De ingevoerde basispaden voor bestandsmappen gelden in principe voor alle filialen in de database. Er is echter een mogelijkheid om per filiaal toch af te wijken. In het detailscherm van een filiaal (zie Tabellen->Filialen) staat een veld Bestandsmap. Dit inhoud van dat veld kan via gebruik van de de code '{FILIAAL}' gebruikt worden in het basispad bij Onderhoud->Instellingen.
Bijvoorbeeld: Er zijn twee filialen, en de bestanden van deze filialen hebben elk een eigen root, wat er als volgt uit ziet:
V:\Regelneef\Filiaal_Een\Klanten
V:\Regelneef\Filiaal_Twee\Klanten
Dit kan in Regelneef ondersteund worden door bij Tabellen->Filialen, in het veld Bestandsmap, bij de twee filialen respectievelijk 'Filiaal_Een' en 'Filiaal_Twee' in te vullen. Vervolgens dient in het basispad voor klanten in Onderhoud->Instellingen het pad als volgt te worden ingevuld:
V:\Regelneef\{FILIAAL}\Klanten.
Regelneef zal dan altijd het juiste pad opbouwen op basis van het filiaal waaraan een klant is gekoppeld.