21.4 20 september 2021 |
Wachtwoordbeheer verbeteringen
Een gebruiker kan nu worden verplicht om het wachtwoord aan te passen. Na het inloggen in Regelneef (of de app) krijgt de gebruiker dan een scherm waarin een nieuw wachtwoord moet worden ingesteld alvorens men verder kan gaan.
Een gebruiker moet na het inloggen voortaan verplicht een nieuw wachtwoord kiezen in de volgende gevallen:
•Het is de eerste keer dat men inlogt op een nieuw account;
•Het is de eerste keer dat men inlogt nadat een administrator het wachtwoord voor die gebruiker heeft gereset;
•Een administrator heeft ervoor gekozen om alle gebruikers hun wachtwoord te laten resetten.
De laatstgenoemde optie is een nieuwe mogelijkheid die beschikbaar is gemaakt bij
Onderhoud-Instellingen, tab Beveiliging: Wachtwoord-wijziging afdwingen voor alle gebruikers.
In het detailscherm van een gebruiker (Onderhoud-Gebruikers) is een tekst zichtbaar wanneer die gebruiker het wachtwoord zal moeten gaan aanpassen.
Bankdocumenten
Het is nu ook mogelijk om het koppelingssysteem van het Regelneef archief te gebruiken voor bank-gerelateerde documenten bij de uitzendkracht. Er is ook een kolom hiervoor beschikbaar gemaakt in Overzicht uitzendkrachten.
Nieuwe statistiek voor uren en omzet
Bij Bestand->Statistiek zijn vier nieuwe soorten toegevoegd aan de uitklaplijst:
•Declarabele uren per klant, per week
•Gefactureerde uren per klant, per week
•Gecalculeerde omzet per klant, per week
•Gefactureerde omzet per klant, per week
Signalering voor bepaalde absenties
Het is nu mogelijk om in de signalering meldingen te krijgen voor wanneer bepaalde absenties gaan beginnen of eindigen. Dit is desgewenst op het niveau van een absentiesoort in te stellen.
Zie hiervoor de tabel Uitzendkracht->Tabellen->Absentiesoorten. Bij een absentiesoort is 'Absenties tonen in Signalering' aan te vinken.
Bij Instellingen->Signalering->Periodes is zoals gebruikelijk verder in te stellen of de notificatie automatisch moet zijn, en hoeveel dagen en vooruit en terug gekeken moet worden voor de nieuwe soorten 'Absentie aanvang' en 'Absentie einde'.
Aantal planningsdagen van een uitzendkracht in een bepaalde week
In de planlijst uitzendkrachten is het voortaan mogelijk om zichtbaar te maken hoeveel dagen de uitzendkracht actief is in de geselecteerde week. Dit aantal is gelijk aan het aantal weekdagen dat een uitzendkracht een 'P' in de dagplanning heeft staan in alle plaatsingen die de uitzendkracht heeft die week. Dit aantal ligt altijd tussen 0 en 7.
Soortgelijke weekinformatie was eerder al beschikbaar voor het aantal accommodatiedagen van een uitzendkracht. Via de lijstdefinitie van de planlijst uitzendkrachten zijn nu dus de volgende week-tellingen beschikbaar:
•Aantal accommodatiedagen van uitzendkracht deze week
•Aantal plaatsingsdagen van uitzendkracht deze week
Planlijst uitzendkrachten - Tab werkbrieven: dubbelklik
Een dubbelklik in deze lijst opent voortaan altijd de werkbrief.
Meer informatie over kolom via lijstdefinitie
Veel schermlijsten zijn opgebouwd via een lijstdefinitie, waarin iedere kolom vaak een ruimere naam / beschrijving heeft dan er in het kolomhoofd getoond wordt (zeker als het om een smalle kolom gaat). Vanaf nu wordt die omschrijving ook automatisch getoond wanneer de muis boven de kolomtitel gehouden wordt.
Export bestand naar klembord
In het scherm voor het exporteren van een uitzendkracht is een vinkje toegevoegd om aan te geven dat het bestand ook in het klembord moet komen.
Het exporteren van een bestand komt regelmatig voor wanneer gegevens naar bijvoorbeeld Freepack gezet moeten worden. Wanneer Freepack op een externe locatie staat kan Regelneef daar niet direct naar toe schrijven. Door deze optie via het klembord is het bestand dan iets makkelijker over te brengen.
Diversen
Het zoeken op evaluaties via een datumrange werkte soms niet correct; dit is verholpen.
21.3 25 mei 2021 |
Twee-factor authenticatie (2FA)
Het is uiteraard van enorm belang dat uw gegevens in niet handen van onbevoegden komen. Daarom is het nu mogelijk gemaakt om een tweede beveiligingslaag toe te voegen door in uw database twee-factor authenticatie (2FA) te activeren. Dit zorgt ervoor dat na het succesvol inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord, er nog een tweede stap nodig is om bij de gegevens te komen. De gebruiker moet een extra beveiligingscode invullen die specifiek voor die gebruiker is, op dat moment. De recentste versies van de Regelneef app zijn hier ook op voorbereid.
Centraal activeren van 2FA
Het is zeer eenvoudig in één keer actief te maken voor alle gebruikers. Ga hiervoor naar Onderhoud->Instellingen->Beveiliging, en vink deze nieuwe optie aan.
Eerste keer inloggen: koppelen aan een authenticator app
Wanneer een gebruiker daarna voor het eerst inlogt in Regelneef op de desktop, wordt er een scherm Authenticator setup met instructies getoond waarmee de gebruiker via een QR code zijn Regelneef account kan koppelen aan een authenticator app, bijvoorbeeld Google Authenticator.
Door in de app te kiezen voor toevoegen kan de QR code die Regelneef toont worden gescand met de app, waarna er een Regelneef item wordt toegevoegd aan de authenticator app. Hierin staat de naam van de database, de gebruiker, en direct ook een beveiligingscode. In Regelneef kan nu de beveiligingscode worden ingevoerd, waarna het inloggen compleet is. Regelneef weet dan dat de gebruiker een authenticator app gekoppeld heeft, en zal de setup on het vervolg niet meer tonen.
Volgende keren inloggen
Bij volgende keren wordt na het invullen van een juiste gebruikersnaam en wachtwoord direct gevraagd naar de beveiligingscode. Men zal dus altijd de eigen authenticator app nodig hebben om deze beveiligingscode te kunnen weten.
Resetten van 2FA bij een gebruiker
Wanneer een gebruiker zijn eerdere koppeling met de authenticator app niet meer kan gebruiken (bijvoorbeeld wanneer men een nieuwe telefoon heeft en er geen backup was gemaakt), dan moet de gebruiker opnieuw de Authenticator setup kunnen doen. Dit is mogelijk door als administrator naar Onderhoud->Gebruikers te gaan, en in het detailscherm van de betreffende gebruiker de knop 2FA resetten te gebruiken.
Cloud-only
Dit 2FA systeem is alleen relevant voor de cloud-versie van Regelneef.
Database naam
Voortaan wordt de naam van de database vermeld in de titelbalk van Regelneef - naast het versienummer.
Deze naam heeft betrekking op de gehele database, dus een niveau hoger dan de eventuele meerdere filialen.
Bij onderhoud->Instellingen is op de tab Algemeen deze naam desgewenst te wijzigen.
Documenten bij plaatsingen
De documentkoppelingen vanuit de uitzendkracht zijn nu ook beschikbaar bij plaatsingen. Deze feature van het Regelneef archief in de cloud-versie maakt het mogelijk om documenten te koppelen aan een bepaalde plaatsing, terwijl ze feitelijk in het archief bij de uitzendkracht staan.
•In het detailscherm van een plaatsing is een knopje zichtbaar die direct het aantal documenten toont. Door erop te klikken wordt het koppeling-scherm geopend.
•In de tab Plaatsingen bij een uitzendkracht is een kolom zichtbaar met het aantal documenten van elke plaatsing.
Door op dit getal te dubbelklikken wordt direct het koppeling-scherm geopend.
•In de planlijst uitzendkrachten is een nieuwe kolom beschikbaar met met het aantal documenten van elke plaatsing.
Overig
Importeren van loon en tarief voor plaatsingen
Het is nu mogelijk om vanuit een Excel lijst meerdere plaatsingen een aangepast uurloon en tarief te geven. Dit scheelt een hoop tijd in vergelijking met het handmatig aanpassen per plaatsing.
Het nieuwe uurloon wordt automatisch doorgerekend naar de eventuele percentages bij overwerk- en toeslaguren. De tarieven per afzonderlijk percentage zijn via het Excel bestand aan te leveren.
Zie hier voor meer informatie.
Knoppen voor het help-systeem
Bij bepaalde schermen is meer informatie te lezen in de help-functie. Met de overgang naar de schermen via het tabbladen systeem vorig jaar is de help-knop niet altijd meer direct te zien. Daarom zijn er hier en daar extra knopjes toegevoegd om de help te kunnen starten.
SMS afzender: controle op gebruik van een naam
De SMS module van Regelneef biedt de mogelijkheid om de afzender in te vullen. Dit is standaard bedoeld om een mobiel nummer in te vullen, maar gebruik van een naam is ook mogelijk. In praktijk blijkt dat gebruik van een naam echter mogelijk voor een minder betrouwbare aflevering zorgt, met name naar landen in oost Europa.
Hierom laat Regelneef voortaan een waarschuwingsknopje zien wanneer er een naam gebruikt wordt bij het verzenden van een SMS. Aflevering is het meest betrouwbaar door een mobiel nummer op te geven als verzender.
Aangepaste afzender bewaren
Wanneer de afzender wordt aangepast zal Regelneef voortaan bij het sluiten van het scherm een vraag stellen of de aangepaste verzender voortaan als standaard gebruikt moet worden. Dit werkt per gebruiker apart.
Diversen
•Regelneef archief: op de tab Certificaten bij een uitzendkracht is nu te dubbelklikken op de kolom die het aantal documenten laat zien. Dan wordt direct het koppeling-scherm geopend.
•In de werkbrief wordt bij het bepalen van de totale omzet voortaan uitgegaan van de afgeronde subtotalen. Zo zal de totale omzet nu altijd gelijk zijn aan de zichtbare subtotalen, er kunnen er geen afrondingsverschillen optreden.
•Op de tab Accommodaties van een uitzendkracht wordt nu ook de postcode als kolom weergegeven.
21.2 22 maart 2021 |
Veelgevraagde functies bij klanten
Het is nu ook mogelijk om bij een klant functies te koppelen, net zoals bij een uitzendkracht. Hiervoor is een aparte tab toegevoegd bij de klant.
Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld de gevraagde functies van potentiële klanten vast te leggen, zonder dat daar dan een aanvraag voor gemaakt hoeft te worden.
In het overzicht met klanten is een zoekveld toegevoegd om de klanten/prospects te kunnen selecteren op basis van één of meerdere functies.
De functies bij klanten worden dagelijks automatisch bijgewerkt vanuit de aanvragen en plaatsingen. Bij Onderhoud->Instellingen is op de tab Klanten de mogelijkheid om dit desgewenst uit te schakelen. Daarnaast zijn twee opties beschikbaar om het bijwerken handmatig te starten.
Verbeteringen bij ondertekeningsverzoeken
De documenten bij ondertekeningsverzoeken worden niet voor altijd bewaard; het is van belang om de ondertekende documenten op te slaan op de juiste locatie en het verzoek te verwijderen. Om dat nog makkelijker te maken zijn er uitbreidingen gemaakt op het downloads-scherm.
•In het downloads-scherm kunnen geselecteerde bestanden nu met één druk op de knop worden opgeslagen in het archief van de uitzendkracht, wanneer het verzoek vanuit een uitzendkracht is gemaakt.
•Ook is het nu mogelijk om direct een e-mail te genereren met de bestanden, naar het e-mail adres van de uitzendkracht. Dit is handig wanneer de ondertekening is gedaan via een generiek e-mail adres op een tablet het uitzendbureau, waardoor de uitzendkracht de stukken niet automatisch in de e-mail heeft gekregen.
•Het is nu mogelijk om het gehele ondertekenings-record te verwijderen vanuit het downloads-scherm. Zo kan in na het bewaren van de ondertekende documenten het verzoek direct worden opgeruimd.
Inzicht in archiefgrootte; prullenbak opschonen
Bij Onderhoud-Instellingen is nu zichtbaar hoe groot het Regelneef archief momenteel is, in aantal bestanden en hoeveelheid MB.
Daarbij wordt ook getoond hoe groot het aantal is dat in de prullenbak zit. Met een knop is het nu mogelijk om alle bestanden in de prullenbak van het Regelneef archief ook definitief te verwijderen.
Import uitzendkrachten
Er is nu support voor het inlezen van csv-bestanden. De veldnamen die Regelneef kan herkennen zijn gelijk aan die van de Excel import.
Mandagenstaten bemiddelaars
Dit nieuwe item in het menu Uitzendkracht maakt het makkelijk om overzichten te genereren met de gewerkte uren in een bepaalde week, per bemiddelaar. Een dergelijke lijst kan dan bijvoorbeeld worden gebruikt als basis voor de vergoeding van de bemiddelaar.
In de programmamap staat hiervoor een voorbeeld-layout in de submap 'reports'.
Actie: per gebruiker apart afmelden.
Bij het maken van een actie voor meerdere personen is in te stellen of iedereen apart af moet melden. Bij Onderhoud->instellingen is nu centraal in te stellen of dit standaard aangevinkt moet zijn.
Diversen
•De standaard sortering van bestanden in het Regelneef archief staat nu weer standaard op bestandsnaam ingesteld.
•Het e-mail adres is voortaan een verplicht veld in de gebruikerstabel.
•In de gebruikerstabel is de indicator of een gebruiker kan inloggen is duidelijker gemaakt, met o.a. gebruik van kleur.
•Wanneer het overzicht van de mutaties van een gebruiker wordt getoond (via de knop Mutaties in Overzicht gebruikers) is nu een knop 'Tonen' beschikbaar. Hiermee kan het basisscherm voor de betreffende mutatie (bijvoorbeeld de uitzendkracht of klant) worden geopend.
•Bij verzenden van een ondertekeningsverzoek wordt een extra controle gedaan in het geval van een Word bestand. Indien deze niet naar PDF kan worden geconverteerd is er iets aan de hand met het bestand, en wordt dit voortaan vooraf gemeld.
•Het cloud-update-systeem van Regelneef heeft verbeteringen gekregen om incidentele rechten-problemen te voorkomen in terminal server-achtige omgevingen.
•Het gebruik van selectie-kleuren in Importeren uitzendkrachten en Importeren klanten is verbeterd.
•In bepaalde omstandigheden kon bij het opstarten van een planlijst uitzendkrachten soms een rood kruis zichtbaar zijn in de lijst. Dit is verholpen.
•Toegevoegd aan lijstdefinities:
oDe beschikbare kolommen in de planlijst uitzendkrachten en het planbord uitzendkrachten zijn gelijk getrokken. Hierdoor zijn bijvoorbeeld nu ook alle certificaten als kolom te gebruiken in de planlijst-werkbrieven of het planbord.
oPlanlijst uitzendkrachten: Polisnummer
oPlanlijst accommodaties: Bemiddelaar
oOverzicht werkbrieven: Diverse kolommen
oPlanlijst voorstellen: Diverse kolommen met aanvraaggegevens
21.1 04 januari 2021 |
Document-koppelingen
Het Regelneef archief systeem is uitgebreid met documentkoppelingen. Dit zorgt ervoor dat verschillende soorten documenten makkelijker benaderd en toegevoegd kunnen worden. Ook maakt dit het veel duidelijker of alle gewenste documenten in het systeem staan.
Indien er documentkoppelingen mogelijk zijn, wordt dit gemeld als een knopje met een getal, in de kleur van het archief icoon. Het getal geeft het aantal gekoppelde documenten aan.
Door op het knopje te drukken zijn direct de gekoppelde documenten beschikbaar in het onderstaande scherm, in dit voorbeeld de ID documenten van een uitzendkracht.
Het is ook mogelijk om direct nieuwe documenten documenten toe te voegen als ID document, op de gebruikelijke manieren. Een document kan losgekoppeld worden als ID document door het vinkje aan de linkerkant uit te vinken.
Het is ook mogelijk om alle documenten van (in dit voorbeeld) de uitzendkracht te openen, met onderstaande knop. De aanvinkvakjes aan de linkerkant geven de mogelijkheid om te (ont)koppelen. Gekoppelde documenten wordt vet getoond.
In het normale Regelneef archief is een nieuwe kolom zichtbaar die laat zien of een document gekoppeld is. Wanneer de muis boven het icoontje gehouden wordt, toont Regelneef het soort koppeling.
Het is niet altijd nodig om een detailscherm te openen om te zien of een bepaald soort document bekend is. De aantallen zijn namelijk ook beschikbaar als kolom. Onderstaand de beschikbare nieuwe kolommen in Overzicht uitzendkrachten:
Beschikbaarheid
De document-koppelingen zijn een specifieke toevoeging op het Regelneef archief in de cloud-versie, en is daarom niet beschikbaar wanneer uw Regelneef systeem een extern archief gebruikt.
De documentkoppelingen die in deze versie als eerste geboden worden zijn:
•Uitzendkracht: ID documenten, Verblijf documenten, Rijbewijs documenten, Certificaat documenten (apart per gekoppeld certificaat)
•Uitlener: BTW documenten, KVK documenten
Overig
Alle mutaties van een gebruiker
Bij Onderhoud->Gebruikers is een knop Mutaties toegevoegd waarmee alle gelogde mutaties door de betreffende gebruiker op te vragen zijn.
Uitbreiding gelogde tabellen
Mutaties in volgende tabellen worden nu ook gelogd:
•Gebruikers
•Gebruikersniveaus
Diversen
•De rechten voor het muteren van absenties bij een uitzendkracht zijn nu apart in te stellen via een nieuwe rechtenregel in de gebruikersniveaus.
•De factuurnummers uit een werkbrief zijn ook te gebruiken in mandagenstaten inleen.
•Mutaties in looncomponenten van een plaatsing worden nu correct gelogd in het mutatie-logboek.
•De commercieel manager van de klant is beschikbaar gemaakt in diverse planlijsten