8.0.0 09 december 2016
Cloud Database
Vanaf nu is Regelneef ook als cloud-versie beschikbaar. Aan deze mogelijkheid is de laatste twee jaar hard gewerkt. Het is een belangrijke stap in de doorontwikkeling van het pakket, waardoor het bijvoorbeeld mogelijk wordt om om uw database ook te benaderen via mobiele applicaties die SunBase zal ontwikkelen. Daarnaast biedt het een oplossing voor de trend om af te stappen van een eigen server en over te gaan op cloud diensten.
In dit artikel kunt u meer te weten komen over wat het precies inhoudt en hoe er gebruik van kan worden gemaakt.
Nieuw start- en loginsysteem
De interne werking rond het inloggen, updaten en starten van de software is flink herzien.
•Het opstartscherm is nu ook direct het inlogscherm.
•Na een update wordt, na het opnieuw opstarten, automatisch een database update gedaan, indien nodig.
•Regelneef start nu zodanig dat de programmabestanden niet meer vergrendeld worden. Dit voorkomt bijvoorbeeld problemen bij het updaten in een terminal-server systeem, waarbij één gebruiker nog ingelogd is, wat dan het updaten verhinderd. Dit kan nu niet meer gebeuren.
Verbeterd wachtwoordsysteem
Het wachtwoordsysteem is qua interne werking gemoderniseerd. Dit is als gebruiker ook te merken aan de volgende zaken:
•Regelneef maakt voor wachtwoorden voortaan onderscheid tussen hoofd- en kleine letters.
Hierdoor kan het zijn dat een gebruiker niet meer kan inloggen, indien men niet meer weet welke letters van hun wachtwoord precies uppercase waren. Dit was immers voorheen geen probleem. Dit kan worden opgelost door een supervisor een nieuw wachtwoord te laten toekennen voor de betreffende gebruiker.
•Verscherpte regels voor nieuwe wachtwoorden:
- De minimum lengte is 8 karakters
- Moet minstens één cijfer bevatten
- Moet minstens één letter bevatten
•Het is nu desgewenst mogelijk om met lange wachtwoorden te werken (voorheen was er een restrictie van maximaal 15 tekens).
Autorisatie voor het kunnen exporteren van gegevens is nu algemeen instelbaar
Er zijn drie nieuwe rechten-regels waarmee het mogelijk wordt om te voorkomen dat gegevens in Regelneef naar Excel kunnen worden geschreven, geëxporteerd of gekopieerd. De rechtenregels zijn voor ieder rechtenniveau apart in te stellen, en werken door in alle schermen:
•Algemeen->Excel gegevensuitvoer
•Algemeen->Exportopties
•Algemeen->Kopiëren van records naar klembord
Scanverdeler met ingebouwde PDF viewer
De scanverdeler heeft heeft nu een geheel nieuw ingebouwd component voor het bekijken van PDF pagina's. Hiermee is de afhankelijkheid van een geïnstalleerde PDF viewer verwijderd, welke op sommige systemen instabiliteit kon veroorzaken.
Diversen
Dag-beschikbaarheid van een nieuw ingevoerde uitzendkracht
Vanaf nu wordt bij een nieuwe uitzendkracht de dag-beschikbaarheid (maandag t/m vrijdag) automatisch aangevinkt, tenzij bij de instellingen is aangegeven dat nieuwe uitzendkrachten automatisch de kalender-beschikbaarheid aan moet staan.
Evaluaties zijn te kopiëren
In het scherm Overzicht evaluaties is het nu mogelijk om alle ingevoerde evaluatiekolommen van één regel te kopiëren naar andere evaluatieregels. Wanneer er een groep evaluaties moet worden ingevuld die geheel of grotendeels op elkaar lijken, kan het invullen daarmee sterk versneld worden. Uiteraard kunnen na het kopiëren alsnog aanpassingen gemaakt worden.
Het kopiëren werkt via een knop. Hiermee zet u de te kopiëren evaluatie in het geheugen. Vervolgens kunnen de gegevens worden geplakt door op de gewenste regel te gaan staan en het 'plak-commando' ctrl-v te geven. Als evaluatiedatum wordt de actuele datum ingevuld.
Overzicht klanten sneller openen
Indien er veel klanten in de database staan is er niet praktisch als deze altijd direct in de lijst staan bij het opstarten van Overzicht klanten. Als er veel records opgehaald moeten worden vertraagd dit het opstarten van het scherm, terwijl het weinig voordeel biedt. Bij grotere hoeveelheden klantrecords in uw database is het daarom aan te raden om deze optie aan te vinken. Zie Onderhoud->Instellingen->Klanten.
Klanten
•Het veld G-rekening percentage ondersteunt nu ook decimalen.
•Bij exporteren van de klantcontacten naar Excel wordt de memo-tekst nu ook meegenomen.
Bestanden opslaan bij bemiddelaars
Het bestandsarchief systeem is nu ook beschikbaar bij een bemiddelaar. Om dit te activeren dient bij Onderhoud->Instellingen->Bestandsarchief het basispad hiervoor ingesteld te worden.
Werkbrieven voor ZZP-ers naar Freepack
Werkbrieven voor ZZP-ers hebben de eigenschap dat het uurloon nul is. De export naar Freepack houdt vanaf nu in dit geval - bij over- en toeslaguren - rekening met het te schrijven percentage, door in plaats van het uurloon-percentage het tarief-percentage te gebruiken.
Signalering op 26 gewerkte weken voor ABU
Er is een nieuwe signalering toegevoegd voor het signaleren van 26 gewerkte weken binnen fase A van de ABU. Standaard kijkt deze 4 weken vooruit, maar deze waarde (28 dagen) is uiteraard instelbaar.
SMS vinkjes via multi wijzigen van uitzendkrachten
Via de knop Multi Wijzigen bij is het nu ook mogelijk om van een groep uitzendkrachten automatisch een SMS vinkje te zetten bij 06-nummers. Verder is het mogelijk gemaakt om juist alle SMS vinkjes van een groep uit te zetten.
Uitleners: Nieuwe velden
•Kopie inschrijving KVK (ja/nee)
•Afgiftedatum uittreksel KVK
•Bewijs BTW (ja/nee)
•Is verzekerd (ja/nee)
Deze velden zijn ook als beschikbare kolom beschikbaar gemaakt in de Planlijst uitzendkrachten.
Financiële documenten
•Een onjuiste bepaling van de opbrengst van over-/toeslaguren is gecorrigeerd.
•Er is een samenvoegcode toegevoegd voor het overnemen van de betalingstermijn van de klant.
Excel export vanuit lijsten in xlsx formaat
Het kleine Excel knopje linksonder elke lijst genereert voortaan bestanden in het .xlsx formaat.
Verwerking wijziging NBBU contractfases
Met ingang van 1 juli 2016 wijzigde een aantal artikelen (NBBU CAO) als gevolg van de invoering van de Wet Werk en Zekerheid. Zie ook het artikel op de website. Met ingang van versie 7.8.5 is Regelneef hiervoor aangepast. Bij installatie zijn de volgende stappen uitgevoerd:
1.Fase 2A wordt hernoemd naar fase 2
2.Alle uitzendkrachten die in fase 2B zitten en nog geen einddatum hebben, krijgen:
– een einddatum van 30 juni 2016 in fase 2B
– een begindatum van 1 juli 2016 in fase 3/1
3.Bij alle uitzendkrachten die dan een einddatum hebben in fase 2B, wordt die einddatum gekopieerd naar de einddatum van fase 2 (voorheen 2A).
4.Fase 2B wordt geheel verwijderd.
De uitzendkrachten die in stap 2 automatisch in fase 3/1 zijn gezet, zijn op te vragen via een speciale selectie hiervoor in Overzicht Uitzendkrachten.
Conversie naar het .NET framework 4.5
Met ingang van deze Regelneef versie is minstens versie 4.5 van het .NET framework nodig. Meer hierover kunt u lezen op de website.
Overige oplossingen en verbeteringen
•In Overzicht uitzendkrachten werkte de selectie 'Laatste plaatsing voor/na' niet correct; dit is verholpen.
•Exporteren uitzendkrachten: verversingsprobleem opgelost.
•Bij importeren uitzendkrachten via Excel werd het geslacht niet altijd juist bepaald. Dit is verholpen.
•De selectie van een periode via de kalender (bijvoorbeeld bij de planlijsten) selecteerde vaak een dag extra. Dit is verholpen.
•Na het verversen van een licentie werd de licentie pas actief na de tweede keer opstarten. Dit werkt nu direct na de eerste keer.
•Muteren van een evaluatie werkte niet goed na het wisselen van evaluatietype. Dit is verholpen.
•Betere ondersteuning voor Outlook 2016 i.v.m. het maken van e-mails.
•In bepaalde gevallen konden geplande uitzendkrachten toch de status 'Passief' krijgen. Dit is verholpen.
•Het scherm Over regelneef is overzichtelijker gemaakt. Er worden ook andere gegevens getoond als het gaat om een cloud dataverbinding.
•Bij het plakken van een bestand uit Outlook (e-mail bericht, of bijlagen) kon op sommige systemen een foutmelding voor komen. Dit is verholpen.
•Een onterechte melding over de kilometerstand bij het registreren van autogebruik binnen dezelfde dag is verholpen.
•Importeren van grotere uitzendkrachten inclusief certificaten is veel sneller gemaakt.
7.8.0 09 mei 2016
Digitaal ondertekenen
Regelneef bevat een geïntegreerde mogelijkheid om documenten ter ondertekening te versturen en binnen Regelneef terug te ontvangen.
Dit is - net als SMS - een optionele module binnen Regelneef, die een koppeling tot stand brengt met de diensten van www.signrequest.com. Zie www.sunbase.nl/prijs voor meer informatie over de kosten van het gebruik ervan.
Algemene werking
Wanneer u een digitaal document heeft, wat ondertekend moet worden zonder het uit te hoeven printen, voert u een nieuw ondertekeningsverzoek in. Hierin staat o.a. het volgende:
•het bestand;
•het e-mail adres, de naam en de ondertekeningsactie (handtekening of alleen goedkeuren) van de ontvanger;
•het e-mail adres, de naam en de ondertekeningsactie (geen, handtekening of alleen goedkeuren) van de verzender;
•optioneel een bericht voor de ondertekenaar.
Door het ondertekeningsverzoek te verzenden wordt het (indien nodig) omgezet naar PDF formaat en krijgt iedere ondertekenaar per e-mail een bericht, met het verzoek om het document te tekenen. Binnen Regelneef is het verzoek te volgen via een overzicht, waarin van elk verzoek de details en de huidige status terug te zien is.
Door op de link in de e-mail te klikken komt een ondertekenaar op een website waarin de inhoud van het document getoond wordt, en de ondertekening gedaan kan worden. Dit werkt op allerlei apparaten, dus bijvoorbeeld ook op een mobiele telefoon.
Wanneer alle ondertekenaars hebben ondertekend krijgt het verzoek in Regelneef de status Ondertekend, waarbij het document, inclusief handtekeningen, beschikbaar is als download. Daarnaast is ook een ondertekeningsverslag beschikbaar. Deze documenten kunnen vervolgens worden bewaard in bijvoorbeeld het bestandsarchief, waarvoor Regelneef diverse handige opties biedt.
Het ondertekende document en het ondertekeningsverslag worden ook via e-mail aan de betrokken personen gestuurd.
Personalisatie
In de e-mails en in het ondertekeningsproces wordt gebruik gemaakt van uw eigen bedrijfslogo, en wordt de basiskleur daarop afgestemd. Na het ondertekenen wordt men automatisch doorgeleid naar uw bedrijfswebsite. Door deze personalisatie is het voor de ondertekenaar duidelijk dat men te maken heeft met uw bedrijf.
Deze zaken worden door SunBase in overleg met u ingesteld wanneer de module geactiveerd wordt.
Contact SignRequest
Regelneef maakt gebruik van de diensten van SignRequest voor het digitaal ondertekenen. Meer informatie van SignRequest is te vinden op www.signrequest.com/nl/faq/.
Men staat u ook graag te woord als u specifieke vragen heeft: www.signrequest.com/nl/contact/.
Nieuwe vormgeving Regelneef, nieuwe website en social media
Het programma-icoon, het Regelneef logo en de iconen binnen Regelneef zijn vrijwel allemaal vernieuwd. Deze aanpassingen hangen samen met de onlangs verschenen nieuwe website voor Regelneef. De iconen op de knoppenbalk zijn nu ook iets groter dan voorheen, wat ook doorwerkt in het menu.
Het is vanaf nu makkelijker om op de hoogte te blijven van nieuws en bijvoorbeeld tips over het gebruik van Regelneef. Via de website, maar ook via aanmelding op een nieuwsbrief of via FaceBook of Twitter. Aan de statusbalk onderaan het scherm van Regelneef zijn knopjes toegevoegd voor sociale media.
Twee nieuwe thema's zijn toegevoegd:
•Foggy
•Metropolis
Financiële documenten
Deze module biedt een nieuwe mogelijkheid om financiële documenten te maken. Op basis van ingevulde werkbrieven biedt dit de mogelijkheid om bijvoorbeeld facturen te maken, met daarop een uitsplitsing van alle soorten gewerkte uren en de looncomponenten. Met het oog op facturen wordt de BTW bepaald op basis van de ingevulde BTW percentages bij de plaatsingen, en wordt het totaalbedrag gesplitst in een G-rekening- en vrij deel.
Er kan gekozen worden om te groeperen per klant, of geen groepering toe te passen. Wanneer het gebruikt wordt om een factuur te maken, is het nuttig om de optie Alleen facturabele uren en looncomponenten aan te vinken. Dan worden de regels waar geen tariefbedrag van toepassing is eruit gelaten.
Deze nieuwe module kan ook gebruikt worden om voor een bepaalde periode snel inzicht te krijgen in de totale omzet, totale loonkosten en het verschil daartussen. Met het groeperen is zijn deze totalen ook direct te splitsen per klant.
Er is een factuur-layout beschikbaar als voorbeeld; deze kan hier gevonden worden: <Regelneef programmamap>\reports\layout Factuurvoorbeeld.doc.
De financiële documenten zijn beschikbaar via de volgende knoppen:
- Planlijst uitzendkrachten->Blok 'Werkbrieven'->Documenten
- Overzicht werkbrieven->Documenten
Importeren uitzendkrachten
Importeren als inschrijving
Bij importeren van een uitzendkracht kan nu Als inschrijving worden aangevinkt. Dit zorgt ervoor dat het BSN nummer, en eventuele scans van een ID-bewijs, pasfoto en dergelijke worden genegeerd. Zo kan op een simpele manier worden voldaan aan de huidige wetgeving, die stelt dat dit soort gegevens nog niet opgeslagen mogen worden, totdat de inschrijver feitelijk aan het werk gaat.
Overigens, is het importbestand afkomstig van de ID scanner van Securitech, dan zal Regelneef wel het bestand met het controleverslag importeren.
Verfijning van bepaling van bestaande of nieuwe uitzendkracht
De bepaling of een import een nieuwe uitzendkracht betreft of een bestaand moet bijwerken, is verfijnd. Indien er geen match is op het BSN nummer of personeelsnummer, dan wordt nu ook gekeken of er al iemand bekend is met dezelfde achternaam en geboortedatum. Indien dat het geval is moet de gebruiker voor de zekerheid een keuze maken of het inderdaad dezelfde persoon betreft.
Betere weergave van importproblemen
De gevonden problemen worden voortaan op aparte regels vermeld, met daarbij meer informatie. Hierdoor is sneller te zien wat het probleem precies is.
Openen van een bestaande uitzendkracht
Het is nu ook mogelijk om, als de status Bijwerken is, de betreffende bestaande uitzendkracht te openen.
Keuzetabellen
In het detailscherm van een importregel zijn keuzetabellen toegevoegd voor Land, Geboorteland, Nationaliteit en Uitlener. Ook kan zo direct een waarde in deze tabellen worden toegevoegd of aangepast indien dat nodig is.
Nieuwe importvelden
De import ondersteunt nu ook de velden Niveau en Waarschuwen.
Diversen
Klanten: G-rekening percentage
Dit nieuwe veld speelt ook een rol in de financiële documenten, op basis van deze waarde wordt voor factureringsdocumenten de verdeling voor het factuurbedrag in een g-rekening en het vrije deel bepaald.
Document-layouts: koppeling naar E-mail
•De uitklaplijst met e-mail adressen in het layout-scherm laat nu, naast de e-mail adressen, ook een naam zien van de persoon. Zo is het nog duidelijker om wie het gaat, zeker als het e-mail adres niet lijkt op de naam van de persoon.
•De uitklaplijst is breder gemaakt om de extra informatie in één keer te kunnen tonen.
•De naam van de persoon wordt nu ook doorgegeven naar het scherm voor het invoeren van een ondertekeningsverzoek. Zowel het e-mail adres als de naam van de ontvanger wordt nu ingevuld, ook wordt, indien nodig, het nummer voor SMS verificatie hiermee doorgegeven.
Export werkbrieven
De werkbrieven export naar Freepack is aangepast om beter om te gaan met meerdere regels met eenzelfde uurloon-percentage.
Vastlegging sociale media
•Nieuwe velden bij uitzendkracht (tab Algemeen 2): LinkedIn, Facebook
•Nieuwe velden bij klant: LinkedIn, Facebook, Twitter
•Bij contactpersoon van klant: LinkedIn, Facebook
Accommodatieplanning
•In het Planbord accommodaties zijn de beschikbare kolommen voor het onderste deel sterk uitgebreid, ook voor de Excel lijsten. De te kiezen kolommen zijn (en blijven) nu exact gelijkgetrokken met die van de Planlijst accommodaties.
•In het planbord werkt de knop Accommodatie nu ook als er geen personen in de accommodatie geplaatst zijn op de getoonde dag.
•De knop 'Gebruikers' bij Overzicht accommodaties werkt nu ook correct als er meerdere accommodaties zijn met dezelfde naam.
Urenbrieven: inclusief uur-totalen uit de werkbrieven
De urenbrieven kunnen per werknemer de ingevulde normale uren uit werkbrieven weergeven, gesplitst in maandag t/m zondag. Dit is uitgebreid met de volgende mogelijkheden, die via nieuwe samenvoegcodes kunnen worden opgenomen in uw eigen urenbrief layout:
•Totaal aantal uren per medewerker
•Totaal aantal uren van alle medewerkers, per weekdag
•Totaal aantal uren van de betreffende week
Importeren van klanten ondersteunt nu ook opmerkingen
De importmodule ondersteunt nu ook opmerkingen. Dat kan dus een langere tekst zijn. Als de import een bestaande klant bijwerkt, zal de opmerking uit de import worden toegevoegd aan de bestaande opmerkingen bij de klant. Met de Excel import kan een opmerking worden ingelezen.
Rechten voor muteren autogebruik zijn verfijnd
In een gebruikersniveau kan nu apart worden ingesteld of bestuurders dan wel meerijders kunnen worden gemuteerd. Zo is het mogelijk om iemand alleen meerijders te kunnen laten muteren en bestuurders niet.
Overig
•Het veld Opmerkingen van een werkbrief heeft nu ook een samenvoegcode in de werkbriefdocumenten.
•De Mandagenstaten Inleen hebben bij de detailregels nu ook samenvoegcodes voor het KVK nummer en het BTW nummer van de uitlener.
•Planlijst accommodaties: Nieuwe beschikbare kolommen voor geboortedatum en telefoonnummer van de uitzendkracht.
•Planlijst uitzendkrachten: Nieuwe beschikbare kolommen voor kenmerken en KVK nummer van de uitlener.
•Het gehele systeem voor scherm- en excel lijsten is intern herschreven, met het oog op de komende cloud-ondersteuning van Regelneef dit jaar.
•Een nieuwe uitzendkracht heeft voortaan weer 'man' standaard aangevinkt.
•De knop 'Excel lijst' bij de Planlijst uitzendkrachten en Overzicht uitzendkrachten houdt nu weer rekening met een eventuele kolomfilter die in de schermlijst gezet is.
•In de tabel filialen is de knop 'Filiaalrechten toekennen' weer functioneel.
•In Planbord uitzendkrachten gaat de kolom 'Aanvangsdatum aanvraag' nu correct om met een lege waarde.
•Bij overzicht klanten werkt de Email knop weer correct met grotere aantallen klanten ( > 1000).
•Bij overzicht klanten is de kolom 'Relatiebeheerder' weer functioneel.
•Documenten: de samenvoegcodes voor de afzonderlijke NBBU datums van een uitzendkracht zijn weer beschikbaar
•Het tonen/verversen van de pasfoto van een uitzendkracht op de diverse schermen is verbeterd.
•Planlijst uitzendkrachten: opvragen van een werkbrief-document gaat nu correct om met plaatsingen waarvoor geen werkbrief aanwezig is.
•Planbord uitzendkrachten: de plaatsingsinformatie van een uitzendkracht (zichtbaar wanneer de cursor boven de startdatum van de plaatsing is) laat nu de dagplanning zien.
•De tab met aanvragen van een klant laat nu ook toekomstige aanvragen zien.
•In de rechtenniveaus is het nu apart instelbaar of een klantcontact ingevoerd of verwijderd mag worden door een gebruiker.