8.4.0 4 december 2017
Nieuwe module: Statistiek
Met Bestand->Statistiek is een nieuwe module op te roepen waarmee gegevens via een grafiek inzichtelijk gemaakt kunnen worden in een zelf op te geven periode. Door te navigeren naar vorige/volgende periodes wordt direct de grafiek bijgewerkt.
Er zullen in volgende versies steeds meer soorten statistiek worden toegevoegd; op dit moment zijn de volgende plannings-gerelateerde items beschikbaar:
•Aantal klantcontacten per soort, per week
•Aantal gepland per klant, per dag
•Aantal mensen gevraagd per aanvraag, per dag
•Aan mensen gepland per uitlener, per dag
De grafiek kan als afbeelding in het klembord geplaatst worden om het elders te kunnen hergebruiken.
De gegevens zijn naar Excel te exporteren.
Bellen vanuit Regelneef
Wanneer gebruik gemaakt wordt van bellen met VOIP via de computer kan nu ook via Regelneef direct een nummer gebeld worden, met een simpele druk op de knop. Dit werkt wanneer er gebruik wordt gemaakt van systemen als KPN ÉÉN of Hipin. Bij telefoonvelden van Regelneef wordt hiervoor dan een extra knopje getoond, naast die van SMS. Indien deze wordt ingedrukt wordt het betreffende nummer gebeld.
Dit is simpel centraal aan te zetten door in Onderhoud->Instellingen, op de tab Algemeen, deze optie aan te vinken.
Dagplanning: kopieermogelijkheden / door-plannen
In de dagplanner kunt u binnen een plaatsing de afzonderlijke werkdagen muteren, met daarbij desgewenst de werktijden en te werken uren. Deze module is in deze versie intern sterk verbeterd. Ook zijn er nu nieuwe mogelijkheden om snel te kunnen door-plannen: per week of per dag.
Kopiëren per week
Met de nieuwe link Kopieer worden de planningsgegevens van de betreffende plaatsingen in het geheugen geplaatst, waarna deze in één keer kan worden geplakt in een andere week. Bijvoorbeeld door naar de volgende week te gaan en daar op Plak te klikken.
Kopiëren per dag
Het is ook mogelijk om per dag door te plannen, voor meerdere plaatsingen tegelijk. Dit werkt met de toetsen C en V, om de dag te kopiëren en te plakken. In onderstaand voorbeeld is in de kolom MA op C gedrukt, en vervolgens in de kolom DI op V gedrukt.
Planbord uitzendkrachten
De knop Dagplanner opent nu automatisch alle plaatsingen uit de getoonde lijst van die dag. Op deze manier kan direct de gehele groep mensen gemuteerd worden.
Uitzendkrachten
Easyflex koppeling
De eerste stappen voor een koppeling met Easyflex zijn gezet. Een eerste resultaat daarvan is de mogelijkheid om via Importeren uitzendkrachten de uitzendkrachten te verversen met gegevens uit Easyflex. Hierbij wordt er direct gecommuniceerd met de Easyflex dataservice, dus er is geen sprake van exportbestanden.
De Regelneef tabel Financiële administraties heeft daarvoor de mogelijkheid gekregen om de webservice sleutel van de betreffende Easyflex administratie in te vullen.
Bij het importeren van uitzendkrachten kunnen de gegevens van actieve uitzendkrachten van één administratie opgehaald worden, met optioneel de mogelijkheid om alleen de gewijzigde uitzendkrachten sinds een bepaalde datum te selecteren.
QR codes van uitzendkrachten op meer documenten
De volgende documentsoorten ondersteunen nu ook het genereren van QR codes voor het via een code kunnen identificeren van de uitzendkracht en het soort document.
•Autogebruik
•Accommodatiegebruik
•Absentie
•Bruikleen
Import diversen
•Indien een certificaatnummer langer is dan 20 posities wordt het meest rechtse deel gebruikt.
•In het detailscherm kan de functie nu ook via de achterliggende tabel gekozen worden.
Klanten
Nieuw veld 'Bekend via'
Dit nieuwe veld geeft de mogelijkheid om vast te leggen hoe een klant of prospect met het bedrijf in contact is gekomen. Er zit een tabel achter welke onderhoudbaar is via Klant->Tabellen.
Het veld kan ook zichtbaar gemaakt worden in lijsten bij Overzicht klanten. Om dit nieuwe veld snel te kunnen invullen voor meerdere klanten tegelijk, is het ook toegevoegd aan Multi wijzigen bij Overzicht klanten.
Contacten invoeren bij meerdere klanten tegelijk
Het is mogelijk gemaakt om in één keer een contactmoment toe te voegen aan meerdere klanten. Dit is mogelijk gemaakt in:
•Overzicht klanten (via het menu achter de knop Multi wijzigen)
•Planlijst uitzendkrachten (via het menu achter de knop Klant)
Zoeken op telefoonnummer
Het zoeken op telefoonnummer bij Overzicht klanten doorzoekt nu alle telefoonnummers bij contactpersonen en contacten.
Aanvragen
Nieuw bij contacten: contactsoort
Bij de contacten kan nu een contactsoort worden vastgelegd, via een keuzelijst.
Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden om onderscheid te maken in contacten met de klant en contacten met betrekking tot werving en selectie.
De contactsoorten voor aanvragen staan in een nieuwe tabel, welke uiteraard aan te passen is. Dit kan via het menu Klant->Tabellen->Contactsoorten bij aanvraag.
Op de tab Kandidaten wordt nu ook het filiaal van de betreffende uitzendkracht in een kolom getoond.
Auto's
Kilometerstanden en tankbeurten: berekening van verschillen en totalen
Op deze tab bij een auto is een totaalregel toegevoegd, en het is mogelijk gemaakt om meerdere regels te markeren. De totaalregel toont de volgende gegevens:
•Het verschil in kilometers van de hoogste en laagste stand in de geselecteerde regels
•Het totaal aantal getankte liters; bij meerdere geselecteerde regels alleen voor die regels
•Het totale tankbedrag; bij meerdere geselecteerde regels alleen voor die regels
Koppeling met Greenstar
Greenstar (greenstarcar.com) is een rijgedrag montoring systeem wat zich richt op het structureel verbeteren van het rijgedrag van bestuurders. Er is een koppeling gerealiseerd om het geregistreerde autogebruik in Regelneef te kunnen exporteren naar Greenstar. Hierdoor weet Greenstar dus exact wie op welk moment de bestuurder was van elke auto, en wordt de statistiek gepersonaliseerd.
Diversen
Importeren van uren uit Nitea Work-IT
Regelneef kan nu uren overnemen in Nitea Work-IT, het softwaresysteem wat bij veel kwekers van groente, planten en bloemen gebruikt wordt.
Accommodaties selecteren op postcode
In Overzicht accommodaties is een selectie op postcode met straal toegevoegd, vergelijkbaar met hoe dit werkt bij klanten en uitzendkrachten.
Overige oplossingen en verbeteringen
•Nieuwe beschikbare kolommen in overzichten:
Planlijst / planbord uitzendkrachten: straat, huisnummer, toevoeging, telefoon1, telefoon2 en telefoon3
Overzicht uitzendkrachten: voorletters, straat, huisnummer en toevoeging
Planlijst Accommodaties: contract aanvang, contract einde, contract opzegdatum en betaalde borg
•Export van plaatsingen naar Freepack uitzendingen:
- er wordt nu rekening gehouden met de instelling van 'Reserveringen uitbetalen' bij de uitzendkracht
- naast het BSN wordt nu ook het personeelsnummer meegegeven
•Verbeterde grafische weergave van de knoppenbalk bij het menu: deze knoppen zien er bij elk kleurenthema nu even strak uit.
•In de cloud-versie was het niet altijd mogelijk om te sorteren op kolommen met bedragen of uren. Dit is opgelost.
•De signalering op extra controledatums van een uitzendkracht houdt nu ook rekening met de geselecteerde filialen in de signalering.
•Bij Wachtwoord wijzigen geldt er geen beperking in maximale lengte meer voor het nieuwe wachtwoord.
•Bij het plakken van bestanden uit outlook kon een foutmelding ontstaan wanneer er bepaalde speciale tekens in de bestandsnaam voor komen. Dit is verholpen.
8.2.0 05 mei 2017
Extra controledatums bij uitzendkracht
Het is nu mogelijk om belangrijke datums bij een uitzendkracht vast te leggen, welke bij de signalering worden getoond wanneer ze actueel worden. Zo kan ervoor gezorgd worden dat belangrijke datums i.v.m. bijvoorbeeld transitievergoeding of pensioen onder de aandacht komen via de signalering.
Op de tab Algemeen bij een uitzendkracht is hiervoor een knop Extra controledatums toegevoegd. Hiermee wordt een nieuw scherm geopend waarin de ingevoerde datums te zien zijn. Bij elke datum wordt ook het soort controledatum getoond. Deze soort wordt ook vermeld wanneer de datum in de signalering getoond wordt.
Met de knop Invoeren kan een nieuwe datum worden ingevoerd. Voor het veld Soort moet een waarde uit de tabel Controledatum Soorten gekozen worden. Uiteraard is deze tabel onderhoudbaar. Via het menu is de tabel te vinden via Uitzendkracht->Tabellen->Controledatum soorten.
Scanverdeler: Automatisch archiveren via QR codes
|
Regelneef biedt nu een oplossing voor het snel en foutloos kunnen archiveren van gescande documenten (zoals ondertekende overeenkomsten). |
Automatisch archiveren
In de Regelneef Scanverdeler is een knop Auto-archiveren beschikbaar. Deze analyseert de te verdelen (gemarkeerde) bestanden op het hebben van een juiste QR code, en toont daarvan het resultaat. Als de QR code is herkend, toont Regelneef o.a. welke uitzendkracht het betreft en onder welke naam het bestand in het bestandsarchief van die uitzendkracht zal worden opgeslagen. Vervolgens kan dit met een druk op de knop Archiveren definitief gemaakt worden: de bestanden worden verplaatst naar de juiste locatie.
PDF splitter
Het bovengenoemde archiveren gaat er van uit dat elk apart document in een apart PDF bestand staat. Indien er sprake is van grotere aantallen te scannen documenten kan het echter veel tijd besparen om deze in één keer te kunnen scannen. Het resultaat is dan dus één PDF bestand met daarin verschillende documenten voor verschillende uitzendkrachten. Regelneef kan zo'n bestand splitsen in aparte bestanden.
Met de knop Splitten in de Scanverdeler wordt zo'n verzamel-PDF geanalyseerd. Het resultaat is een lijst met herkende documenten in de PDF, waarna een druk op de knop genoeg is om de splitsing uit te voeren.
De gesplitste bestanden worden geplaatst in de lijst met te verdelen bestanden van de scanverdeler. Regelneef zal direct vragen of het automatisch archiveren gestart moet worden, waarmee ze dus verplaatst worden naar de juiste bestandsarchieven.
QR code via samenvoeg-layout
Het bovenstaande werkt dus alleen als er een QR code staat in het gescande bestand. Deze QR code moet bij het maken van het bestand (samenvoegen vanuit Regelneef) al in het document worden gezet, op de eerste pagina. Dit werkt via een aparte samenvoegcode in de Word layout. Deze is toegevoegd aan de lijst met samenvoegcodes voor algemene uitzendkrachtdocumenten en plaatsingsdocumenten. Op de plek van deze code zal Regelneef bij het samenvoegen een QR code 'tekenen' in het Word document.
Documentcodes
Een QR code bevat ook informatie over hoe het bestand moet heten wanneer het uiteindelijk gearchiveerd wordt. Dit werkt via een nieuwe tabel Documentcodes (te vinden bij menu Uitzendkrachten->Tabellen). Bij het archiveren zoekt Regelneef de documentcode uit de QR code in deze tabel, en bepaalt zo de doelnaam van het archiefbestand. Hierbij worden ook bijvoorbeeld sub-mappen ondersteund.
De documentcode binnen de QR code is in de layout in te stellen door rechts te klikken op de QR samenvoegcode en te kiezen voor 'veld wijzigen'.
Signalering op bruikleengoed
Signalering op geldigheid bruikleengoed
Het is nu mogelijk om een geldigheidsdatum en een certificaatnummer vast te leggen bij een bruikleengoed. Zo kan dus vastgelegd worden dat een bruikleengoed na een bepaalde datum niet meer geldig is, waardoor het bijvoorbeeld herkeurd moet worden, of het gebruik ervan gestopt.
De signalering is hiervoor uitgebreid: een bruikleengoed dat binnen 30 dagen ongeldig wordt wordt daar gemeld. Uiteraard is deze periode instelbaar, zoals gebruikelijk.
In de Planlijst bruikleen zijn nieuwe kolommen beschikbaar gemaakt voor deze nieuwe velden.
Signalering met extra gegevens van huidige plaatsing en uitlener van uitzendkracht
Wanneer een signalering een uitzendkracht betreft, kan het handig zijn als direct zichtbaar is waar deze persoon momenteel aan het werk is. Daarom zijn er drie nieuwe kolommen beschikbaar (zichtbaar te maken via de lijstdefinitie):
•Klantnaam (huidige plaatsing)
•Locatie (huidige plaatsing)
•Aanvraag omschrijving (huidige plaatsing)
Ook is een nieuwe kolom Uitlener beschikbaar, welke de naam van huidige uitlener van een uitzendkracht laat zien.
Signalering op verjaardagen uitschakelbaar
Er is een methode om verjaardagen compleet buiten de signalering te houden: vul als signaleringsperiode de waarde -1 in bij Voor en Na.
Langere signaleringsperiode
Het maximum vooruit / achteruit te kijken dagen is verhoogd, van 370 naar 500.
Importeren van uitzendkrachten
Excel import van certificaten op basis van certificaatnamen
De kolommen met certificaatgegevens hoeven geen code meer in het kolomhoofd te hebben, maar zijn voortaan gebaseerd op de gewone naam van het certificaat.
De exacte naam (omschrijving) van een certificaat wordt nu gebruikt, met ' nr' of ' geldigtot' er achter. Heeft u in de tabel bijvoorbeeld het VVA-1 certificaat, en wilt u het nummer en de datum ervan importeren, dan moeten er twee kolommen bestaan voor resp. het nummer en de datum:
•VVA-1 nr
•VVA-1 geldigtot
Excel import ondersteunt formules
Indien cellen bestaan uit een formule dan is dit geen probleem meer.
Excel import via ander werkblad
Het is nu mogelijk om gegevens in te lezen van een ander werkblad dan de eerste (de standaard). Regelneef kijkt hiervoor naar de titel van het werkblad. Indien deze 'regelneef' heet zal dit werkblad gelezen worden.
Importeren uitzendkracht - nieuwe velden
De importmodule is weer verder uitgebreid met de volgende velden:
•Rijbewijsnummer en geldigheidsdatum
•Verblijfsvergunning en geldigheidsdatum
•Zorgverzekering en polisnummer
•Brutoloon
•Afwijkend adres: Straat, Huisnummer, Toevoeging, Postcode, Plaats, Land
•Bankgegevens: IBAN, BIC, Betaling naam, Betaling plaats
Zie de Excel specificatie voor de totaallijst met te gebruiken kolomnamen voor import.
Import-diversen
•Import van uitzendkrachten doet nu vooraf extra controle op extreme datums, welke anders later een importfout zouden geven.
•Importeren vanuit Excel herkent voortaan ook kolommen als de kolomnaam spaties heeft achter de naam.
•De import van uitzendkrachten via Freepack optie 161 leest nu ook de afwijkende adresgegevens in, welke zijn toegevoegd in Freepack 17.06.
Overzicht uitzendkrachten
Certificaten als schermkolommen
Het is nu mogelijk om direct certificaten zichtbaar te maken in de schermlijst van Overzicht uitzendkrachten. Voorheen waren deze al beschikbaar in de Excel lijst, maar nu kunnen ze ook direct zichtbaar worden gemaakt in het zoekresultaat. De certificaatkolommen zijn toegevoegd aan de lijstdefinities.
Exporteren uitzendkracht als XML: nu inclusief certificaten
Voortaan worden in de XML export ook alle certificaten (nummers en datums) meegenomen. Dit maakt de XML export nog meer een interessante optie om de gegevens van een uitzendkracht uit te wisselen. In de XML export (specificatie) kunnen immers ook bestanden uit het bestandsarchief meegenomen worden.
Duidelijke tabs met selectie-mogelijkheden
Om duidelijker aan te geven dat er twee tabs met selectievelden zijn hebben deze nu namen gekregen; 'Selectie 1' en 'Selectie 2'.
Zoeken op land
Op de tab 'Selectie 2' is een zoekveld voor land toegevoegd. Er kan een deel van de landnaam worden ingevuld. Er wordt gezocht in zowel het gewone adres als het afwijkende adres van de uitzendkrachten.
Plaatsen: functie invullen op basis van de functie van de uitzendkracht
Met deze nieuwe instelling is het mogelijk om automatisch de functie van een plaatsing te laten afhangen van de functie van de uitzendkracht.
Voorwaarde is wel dat er maar één selectiefunctie bij de uitzendkracht staat (anders wordt de eerste gebruikt). Indien een groep uitzendkrachten tegelijk geplaatst wordt, zal ieder automatisch met hun eigen functie geplaatst worden, tenzij het functieveld in de plaatsing gevuld wordt (dan krijgt elke plaatsing diezelfde functie).
Indien geplaatst wordt op een aanvraag dan wordt de functie van de aanvraag niet gebruikt in de plaatsing, bij gebruik van deze instelling.
Deze functie is te vinden bij Onderhoud-Instellingen, op de tab Planlijst.
Diversen
Aanvragen: nieuwe velden en permissie voor publicatie
Twee nieuwe velden:
•Aantal uur per week;
•Branche, via keuzetabel. Indien een branche is ingevuld bij de klant wordt deze automatisch overgenomen wanneer een aanvraag wordt ingevoerd.
In een rechtenniveau is nu apart instelbaar of iemand het vinkje Vrijgeven voor publicatie kan wijzigen. Zo kan het geregeld worden dat er één persoon verantwoordelijk is voor de controle en het daarna vrijgeven van vacatures naar de website.
Digitaal ondertekenen: downloads opslaan als zip bestand
Naast het ondertekende document zelf is het ondertekeningsverslag ook een belangrijk bestand, wat bewaard zou moeten worden. Het nadeel is wel dat er twee losse bestanden zijn op te slaan in het bestandsarchief.
Om dit makkelijker te maken is er nu een optie (vinkje) toegevoegd om de twee bestanden automatisch in een zip bestand te schrijven bij het downloaden. Zo kunnen beide bestanden makkelijk onder één naam worden gearchiveerd.
Verder:
•Voortaan wordt bij het versturen van een .doc document automatisch omgezet naar .pdf formaat. Dit zorgt ervoor dat de document-layout bij SignRequest vrijwel perfect blijft.
•Bij het openen van het downloads-scherm zijn beide bestanden (ondertekende document en verslag) nu standaard geselecteerd.
Excel Export
De volgende schermen laten bij de Excel knop nu ook de uitgebreide dialoog zien waarmee o.a. gekozen kan worden e-mail en PDF:
•Overzicht uitzendkrachten
•Overzicht klanten
•Signalering
SQL Query voor cloud database
Vanaf nu is de SQL query optie beschikbaar voor gebruikers van de cloud database.
Standaard klanttype instelbaar
Bij het invoeren in het scherm 'Overzicht klanten' wordt het type standaard op 'Klant' gezet. Dit gedrag is nu te veranderen in Onderhoud->Instellingen->Klanten. Zo is het bijvoorbeeld in te stellen dat nieuwe invoer standaard een 'Prospect' is.
Export van gewerkte uren naar pakket Loon
De export van werkbrieven heeft nu ook de mogelijkheid om te exporteren naar Loon. Hiermee worden alle gewerkte normale uren geëxporteerd.
Aan de export van uitzendkrachten is ook een optie toegevoegd voor Loon, daarmee kunt u alle algemene details van een uitzendkracht exporteren om deze te kunnen importeren in Loon.
Overige oplossingen en verbeteringen
•Na het toevoegen of importeren van een layout in de cloud-versie wordt de layout-lijst nu altijd correct automatisch ververst wanneer de upload gereed is.
•Bij importeren van een uitzendkracht wordt het de rekeningsoort nu niet meer gezet indien het geïmporteerde rekeningnummer leeg is.
•Bij de contacten van een aanvraag is nu ook het filiaal zichtbaar van degene die het contact heeft ingevoerd.
•Een verplicht veld bij een uitzendkracht op de tab Algemeen 2 kon bij opslaan soms een melding geven, terwijl het wel ingevuld was. Dit is verholpen.
•Bij importeren van uitzendkrachten via Excel laat de 'Open' dialoog nu ook recente bestanden zien in de uitklaplijst.
•Elektronisch ondertekenen: bij verzenden wordt nu een duidelijke melding gegeven indien het bestand nog in gebruik is (waardoor deze niet verzonden kan worden).
•De verouderde term 'Sofi-nummer' is zoveel mogelijk vervangen door 'BSN'.
•De tweede tab op de planlijst (planlijst per dag) bepaalt de dag-specifieke informatie over absenties e.d. beter.
•Het exportscherm voor plaatsingen toont nu weer ook de naam en het personeelsnummer van de uitzendkrachten.
•De export van plaatsingen naar Loon (Roos & Roos) is verbeterd.
•Certificaten van een uitzendkracht moeten voortaan een unieke naam hebben. Hierop wordt bij invoeren gecontroleerd.
•De basismappen voor bestanden hebben nu een verhoogde maximumlengte van 100 naar 200 posities.
•Bij het handmatig selecteren van een aanvraag vanuit een plaatsing wordt nu ook de locatie overgenomen, indien deze nog leeg is.
•Indien er alleen-lezen rechten zijn ingesteld werkt dit nu ook door naar de bestandsmap-knoppen voor hernoemen of verwijderen.
•Planbord uitzendkrachten toonde soms toch een lege klantregel ondanks dat er alleen mensen op aanvragen waren gepland. Dit is verholpen.