8.8.0 1 december 2018
Dagplanning-weergave in de planlijst
Het is nu mogelijk om in de planlijst dagkolommen zichtbaar te maken.
Deze kolommen (maandag tot en met zondag) kunnen alle gegevens laten zien die in de dagplanning te noteren zijn:
•Gepland (P)
•Werktijden
•Geplande uren
Uiteraard kunt u via de lijstdefinities zelf bepalen welke van deze 21 kolommen er getoond worden, en in welke volgorde.
Informatie van de dagplanning wordt altijd getoond op basis van één week: de dagplanning-week. Bij het opstarten van de planlijst staat deze automatisch op de huidige week. De weekselectie kan bij de selectievelden worden aangepast, waarna de gegevens automatisch ververst worden.
Werkbrieven in de planlijst: nu op een apart tabblad
De weergave van de planlijst in combinatie met de uren van een werkbrief, en de groep knoppen om acties uit te voeren met werkbrieven, is verhuisd naar een nieuw apart tabblad Werkbrieven in de planlijst.
Op deze tab staat altijd de voorgaande week geselecteerd. Deze week bepaalt de te tonen plaatsingen, werkbrieven en dagplanning. Door een andere week te kiezen veranderen al deze gegevens mee.
De nieuwe dagplanning kolommen, zoals hierboven beschreven, zijn dus ook beschikbaar op deze nieuwe Werkbrieven tab (zie het paarse blok in bovenstaande afbeelding).
Alle bestaande lijstdefinities (scherm en Excel) van de normale planlijst zijn gekopieerd naar de planlijst met werkbrieven. De kolommen met werkbrief-gegevens zijn naarna verwijderd uit de lijsten van de planlijst, omdat die gegevens daar niet meer beschikbaar zijn.
Accommodaties
Overzicht accommodaties: bezettingspercentage
|
In het overzicht accommodaties is nu een kolom beschikbaar welke het percentage toont van de bezetting. Basis hiervoor is de datum linksboven in het scherm.
Doordat het percentage ook als een voortgangsbalk getoond wordt, is het bijvoorbeeld sneller te zien waar de onderbezetting het grootst is.
Het uitgangspunt is de normale bezetting van de accommodatie.
Deze kolom is zoals gebruikelijk toe te voegen via de lijstdefinitie, van Overzicht accommodaties. |
Werkelijke bezetting in een periode
In de planlijst accommodaties is een nieuwe kolom 'Periodebezetting' beschikbaar. Deze geeft de werkelijke bezetting iedere accommodatie, over de gevraagde periode van de planlijst.
Vastlegging van land
Er kan vanaf nu een land worden vastgelegd in de tabel met accommodaties. Dit land is zoals gebruikelijk op de diverse lijsten en documenten desgewenst zichbaar te maken.
Planbord accommodaties
De weken worden wat breder weergegeven zodat grotere getallen direct zichtbaar zijn.
Overig
Niveau van uitzendkracht in kleur
De tabel met niveaus van een uitzendkracht is voorzien van een mogelijkheid om een aparte kleur te geven per niveau. In de verschillende lijsten waar het niveau als kolom te gebruiken is worden de ingestelde kleuren voortaan gebruikt.
E-mail klanten
De e-mail knop bij overzicht klanten heeft nu een extra optie om alleen de correspondentie-contactpersonen te e-mailen.
Verder is deze e-mail functie robuuster gemaakt voor gebruik met zeer grote aantallen klanten.
Scanverdeler
De scanverdeler ondersteunt nu ook bemiddelaars en bruikleengoederen.
•De scanverdeler is intern geoptimaliseerd om sneller op te starten. Ook het icoon van de scanverdeler is aangepast in het menu.
•De herkenning van QR codes is verder verbeterd.
•Bij automatisch archiveren wordt een document nu toch geaccepteerd indien in het document nog geen personeelsnummer staat, en inmiddels wel in de database.
Rekeningsoorten tabel is onderhoudbaar
Deze tabel was tot nu toe niet aan te passen. Het is ook mogelijk gemaakt om rekeningsoorten op slapend te zetten of te verwijderen.
Zie Uitzendkracht-Tabellen->Rekeningsoorten.
Bruikleengoederen
•In het detailscherm van een goed is een knop 'Gebruikt bij' toegevoegd, waarmee direct de betreffende uitzendkracht kan worden geopend.
Dit is bijvoorbeeld handig indien het goed in de signalering vermeld wordt, en de huidige gebruiker ervan moet worden getoond.
•De kolommen in het overzicht voor het veld Nummer en Certificaat zijn breder.
•Het veld Nummer is verbreed van 10 naar 20 posities.
•Bij signalering van een goed wordt nu ook het nummer van het goed getoond als kenmerk.
Bewaartermijn inschrijving van een uitzendkracht
Aan deze centrale instelling is een keuze van 6 maanden toegevoegd.
SFTP ondersteuning aanvragen-export
Naast FTP ondersteunt Regelneef nu ook SFTP (SSH File Transfer Protocol). Bij de instellingen staat beschreven hoe hiervan gebruik gemaakt kan worden.
Diversen
Diversen
•Uren import (Nitea) werkt nu correct in de cloud versie
•Probleem bij kopiëren van een gebruikersniveau opgelost
•Sorteren op leeftijd werkte in sommige lijsten niet altijd goed; dit is verholpen.
•Opslaan van beschikbaarheid via de kalender werkt nu veel sneller.
•Een invoerprobleem van evaluaties vanuit een plaatsing is opgelost.
•Planbord uitzendkrachten: de telling van absenties kijkt nu niet meer naar de ongeplande plaatsingen
•Het aantal soorten certificaten wat Regelneef kan verwerken is uitgebreid.
•De kolom met het aantal dagen in de tabbladen bij een uitzendkracht geeft nu nul dagen aan in plaats van één, wanneer er een toekomstige startdatum is zonder einddatum.
•Het veld 'Bekend via' bij een klant kan nu ook als verplicht veld worden ingesteld.
•Nieuwe beschikbare kolommen:
oPlanlijst / planbord accommodaties: Uitlener, Relatiebeheerder (van de klant van de huidige plaatsing)
oPlanlijst / planbord auto's: Uitlener, Relatiebeheerder (van de klant van de huidige plaatsing)
oPlanlijst absenties: Laatst actief
oOverzicht uitzendkrachten: Ingeschreven door, Functie (huidige plaatsing)
oPlanlijst accommodaties: E-mail (uitzendkracht)
8.6.0 8 juni 2018
Aanpassingen in het kader van de AVG
Inschrijver vastlegging en signalering
In het kader van de AVG is het belangrijk om goed zicht te houden op mensen die ingeschreven zijn. Hun gegevens mogen immers maar beperkt bewaard worden. Daarom is er nu een indicator Inschrijver (aanvinkveld) toegevoegd bij een uitzendkracht. Rond dit nieuwe veld zijn de volgende aanpassingen gedaan:
•In Overzicht uitzendkrachten is een vinkje toegevoegd om in één keer alle inschrijvers op te vragen
•In Overzicht uitzendkrachten kan met multi wijzigen nu ook het veld Inschrijver groepsgewijs worden gemuteerd
•In Overzicht uitzendkrachten is een nieuwe kolom beschikbaar voor dit veld
•Bij het plaatsen wordt een melding gegeven als de persoon nog als inschrijver staat geregistreerd
•Het bestaande veld waarin de gebruiker staat die heeft ingeschreven, is hernoemd naar 'Ingeschreven door'
Uitzendkrachten zonder plaatsing registeren als inschrijver
Er is een optie toegevoegd om in één keer iedereen als inschrijver te markeren indien men volgens het systeem nog nooit geplaatst is, en niet slapend of geblokkeerd is.
Deze optie is toegevoegd aan Onderhoud->Instellingen, in de tab Handig.
Signalering inschrijvers
Er wordt vanaf nu gesignaleerd op inschrijvers die vier weken geleden zijn ingeschreven. Deze termijn in instelbaar gemaakt, voor het geval er altijd toestemming wordt gevraagd om de gegevens één jaar, of de maximale termijn van twee jaar te bewaren. De termijn is centraal in te stellen via Onderhoud->Instellingen, op de tab Signalering.
De laatst actieve datum van een uitzendkracht
Regelneef houdt vanaf nu automatisch in een apart veld bij wat de laatste datum is dat iemand actief is, of was. Daarbij wordt rekening gehouden met de dagplanning binnen de betreffende plaatsingen van een uitzendkracht.
Het is nu mogelijk om deze datum te tonen in Overzicht uitzendkrachten. Via de lijstdefinities is hiervoor een kolom Laatst actief datum beschikbaar.
De laatst actieve datum speelt een rol bij de AVG. Nadat iemand niet meer actief is mogen gegevens maar beperkt bewaard worden. Via Overzicht Uitzendkrachten is het mogelijk om de personen te selecteren tot een bepaalde datum actief waren. Daarnaast is er ook een signalering toegevoegd daarvoor.
Signalering van bewaartermijn gegevens voor inactieven
Op basis van het veld Laatst actief is ook nieuwe signalering toegevoegd, welke drie momenten meldt:
Inactief bewaartermijn |
Aantal jaar na de laatst actieve datum |
A |
2 |
B |
5 |
C |
7 |
Zoeken op BSN
Het zoeken op BSN nummer is niet toegestaan volgens de nieuwe privacy regels, en is daarom verwijderd.
Documenten samenvoegen met Excel
Het is nu mogelijk om bestaande Excel documenten via Regelneef in te vullen!
Waarom
Het schrijven van gegevens naar een nieuw Excel bestand kon natuurlijk al langer. Maar nu is het ook mogelijk om gegevens naar een bestaand Excel bestand te schrijven. Dit biedt allerlei mogelijkheden, bijvoorbeeld:
•Automatisch invullen kunnen van Excel documenten van derden, zoals een aanmeldformulier.
•Complete vrijheid in de presentatie van de gegevens in Excel. U bepaalt zelf de layout.
•Alle mogelijkheden van Excel zijn beschikbaar, denk aan formules, grafieken, draaitabellen etc. Heeft u een speciale eigen kostprijsberekening in Excel? Dan kan die nu direct door Regelneef gemaakt worden.
Hoe te gebruiken
Het is onderdeel van het layout systeem, zoals dat op veel plaatsen beschikbaar is via de knop Documenten.
In het layoutscherm kunnen nu, naast Word documenten, ook Excel documenten staan. Door op Starten te drukken kan een gebruiker de geselecteerde gegevens dan naar het Excel bestand schrijven. Mogelijkheden zoals het kunnen e-mailen, conversie naar PDF of electronisch ondertekenen zijn ook beschikbaar voor de samengevoegde Excel documenten.
Hoe te onderhouden
In het layoutscherm dient 'Toon onderhoudsopties' aangevinkt te worden. Druk op Invoeren, en kies Excel als type. Er verschijnt dan een knop Samenvoegdefinitie. Hiermee opent u een scherm waarin kan worden vastgelegd welke gegevens er in welke cel geschreven dient te worden. De werking van dit scherm is hier beschreven. Na het invullen van de definitie kan er worden opgeslagen door Ok te drukken. Regelneef vraagt vervolgens om het Excel (xlsx) layout-bestand aan te wijzen wat gevuld moet worden. Met de knop Importeren kan het bestand altijd weer vervangen worden.
Het lijkt dus qua werking op de Word samenvoeging van Regelneef, maar er zijn natuurlijk verschillen:
•De samenvoeg-informatie zit niet verweven in het bestand zelf, zoals de samenvoegcodes in Word, maar in een losse definitie. Dit is met name handig voor bestanden van een derde partij: als er een nieuwe versie verschijnt kan de oude gewoon vervangen worden, en blijft de samenvoeg-definitie bestaan.
•Bij het samenvoegen van meerdere records worden die gegevens als rijen in het Excel bestand herhaald. Het Excel bestand als geheel wordt niet voor elk record herhaald, zoals bij het Word documenten werkt.
Het layoutscherm is qua weergave aangepast. Het icoon wordt nu helemaal links getoond, waardoor het er overzichtelijker uit ziet.
Beschikbaarheid
Excel samenvoeging is beschikbaar op de meeste plaatsen waar ook Word samenvoegen mogelijk is.
Flexibelere evaluaties
Het is nu ook mogelijk om een evaluatie aan te maken vanuit een uitzendkracht. Tot nu toe was dit alleen mogelijk vanuit een plaatsing. Dit is men name handig voor bedrijven die evaluaties willen vastleggen zonder dat er plaatsingen in het systeem staan.
Het invoeren via uitzendkracht is mogelijk via een nieuw uitklapmenu, rechts van de knop Invoeren. Er verschijnt dan een selectiescherm voor uitzendkrachten, waarin desgewenst ook meerdere geselecteerd kunnen worden.
Klant, functie en locatie muteerbaar
Wanneer hier gebruik van wordt gemaakt zal in de evaluatie dan de betreffende klant en functie, die normaal uit een plaatsing overgenomen wordt, ingevuld moeten worden. Dit is mogelijk gemaakt: in deze kolommen verschijnt nu een keuzelijst met klanten en functies, op basis van de ingevoerde tekens. De kolom met de locatie is nu ook muteerbaar gemaakt.
Deze mutatie-mogelijkheden zijn ook beschikbaar voor evaluaties die vanuit een plaatsing zijn gemaakt.
Invoer vanuit plaatsing
Na het invoeren van een evaluatie vanuit een plaatsing wordt nu direct een vraag gesteld om het evaluatiescherm te openen voor de betreffende plaatsing(en).
Document wijzigen voordat het in e-mail wordt geplaatst
Vanuit het layoutscherm kun u snel een document genereren en in een e-mail plaatsen. Regelneef toont nu extra opties bij het starten van een Word layout naar e-mail:
•Het gegenereerde document kan eerst geopend -en desgewenst gewijzigd - worden
•Het is mogelijk om de naam van het bestand in de e-mail aan te passen
Werkbrieven kopiëren
In de planlijst is het nu mogelijk om voor een groep plaatsingen in één keer een werkbrief aan te maken, waarbij de uren ingevuld worden aan de hand van een zelf gekozen bestaande werkbrief.
Van de bestaande werkbrief worden de normale uren, overwerkuren, toeslaguren en tijd voor tijd reservering overgenomen.
Voor overwerk- en toeslaguren is de voorwaarde wel dat de loon- en tariefpercentages bestaan in de plaatsing waar de werkbrief wordt aangemaakt. Er wordt een melding gegeven indien dit niet het geval is.
Er wordt rekening gehouden met de planning: voor de dagen dat iemand niet ingepland is zullen geen uren overgenomen worden.
Deze nieuwe optie kunt u uitvoeren vanaf de planlijst uitzendkrachten, bij de knop Automatisch vullen (in het kader Werkbrieven).
Overig
Verwijderen van meerdere uitzendkracht tegelijk
De knop Verwijderen in Overzicht uitzendkrachten werkt nu ook met meerdere geselecteerde records. Indien een verwijderde uitzendkracht nog een bestandsmap heeft wordt dit na het verwijderen nog gemeld.
Electronische ondertekening verwijderen
Het is nu mogelijk om meerdere ondertekeningen in één keer te verwijderen.
Internet update met documentatie
Internet update is het systeem om lokaal Regelneef systeem (dus geen cloudversie) te updaten. In dit scherm is nu een link toegevoegd waarmee meer informatie wordt getoond over de meest recente aanpassingen. De link wordt alleen getoond wanneer er een nieuwe versie beschikbaar is.
LinkedIn knop
Nieuws over Regelneef is ook via LinkedIn te lezen. Hiervoor is een knopje toegevoegd naast die van Twitter en Facebook. Volgen hiervan is de makkelijkste manier om van Regelneef nieuws op de hoogte te blijven.
Overzicht voorstellen
Hier is een knop Klant toegevoegd, om direct te betreffende klantdetails te kunnen openen.
Importeren van contactmemo van uitzendkracht
De importmodule biedt nu de mogelijkheid om een langere tekst in te lezen, welke dan als contactmemo wordt toegevoegd bij de geïmporteerde uitzendkracht. Dit geeft extra flexibiliteit om zo extra informatie te kunnen importeren
Formaat van Excel lijsten: XLSX
Alle output van Excel lijsten is vanaf nu automatisch in het xlsx formaat.
Logboek
Via het menu Onderhoud->Logboek is dit nieuwe onderdeel beschikbaar. In het logboek zijn informatieve meldingen te zien over bepaalde achtergrondprocessen. Indien er bijvoorbeeld een automatische koppeling met een ander systeem is, kunnen gebeurtenissen hiervan teruggekeken worden via het logboek. In de toekomst zullen ook bepaalde bijzondere handelingen, zoals bijvoorbeeld het verwijderen van een klant, worden gelogd.
ABU fase aanpassing
Fase B van de ABU bestaat sinds november 2017 niet meer uit acht, maar zes periodes. Periodes B-7 en B-8 zijn komen te vervallen, en zijn daarom niet meer zichtbaar in Regelneef. Indien er uitzendkrachten nog in B-7 of B-8 stonden zijn deze bij de update van Regelneef in fase C geplaatst.
U kunt terugzien of er uitzendkrachten waren in fase B-7 of B-8. Ga hiervoor naar Onderhoud->Logboek, selecteer eventueel de periode waarin deze update actief is geworden en druk op zoeken. Indien er uitzendkrachten met B-7 of B-8 waren wordt dit vermeld als melding van het type 'ABU_FASE'.
Bijtelling auto
Bij een auto kan het percentage van de bijtelling worden vastgelegd. Deze kolom is ook beschikbaar in de planlijst en het planbord auto's.
Lijstdefinities
•Het detailscherm van een scherm- of excellijstdefinitie is makkelijker breder te maken
•Wijzigingen in de naam van een certificaat werken nu correct door naar de lijstdefinities van uitzendkrachten en planlijst.
•Toegevoegd in alle planlijsten en planborden: Pesel nummer.
•Toegevoegd in planlijst Absenties: Talen en Functies.
•Toegevoegd in planlijst Bruikleen: Uitlener.
•Toegevoegd in Overzicht uitzendkrachten: een groot aantal kolommen aan de schermlijsten. Voor Excel waren deze al wel beschikbaar.
De kolommen zijn:
Initialen, Tussenvoegsel, Achternaam, Geboorteland, Geboorteplaats, Land, Land (Afw), Bestandsmap, Rekeningsoort, Betaling t.n.v., Betaling t.n.v. plaats, BIC code, Contant betalen, Contractfase begin, Contractfase eind, Dossierlocatie, E-mail, Heffingskorting loonbelasting, Netto vergoeding, Paspoort geldig tot, Paspoortnummer, Pesel nummer, Rijbewijs, Rijbewijs geldig tot, Rijbewijsnummer, Telefoon 1, Telefoon 2, Telefoon 3, Toeslagloon, Verblijfsvergunnig, Verblijfsvergunnig geldig tot, Zorgverzekeraar, Polisnr, Talen.
Diversen
•Multi-wijzigen van uitzendkracht: het veld Inschrijfreden is hier toegevoegd.
•Gebruikersniveau: er zijn filtermogelijkheden toegevoegd om sneller te kunnen zoeken op een deel van de naam van een rechten-optie.
•Mandagenstaten Inleen: er is een nieuw samenvoegveld toegevoegd waarmee het totaal aantal uren kan worden geschreven in documenten.
•Cloud-versie: alle knoppen waarmee een detailscherm van een uitzendkracht kan worden geopend zijn aangepast om dubbel openen van het scherm te voorkomen, wanneer een gebruiker per ongeluk dubbelklikt op de knop.
•Het overzicht van openstaande ondertekeningsverzoeken toont nu geen vertraging meer bij grotere aantallen.
•Een foutmelding bij het openen van werkbriefdocumenten vanuit de planlijst is verholpen.
•De naam van een functie in de functietabel kan nu meer tekens bevatten: maximaal 60.
•De signalering controleert nu geen certificaten meer van slapende uitleners.
•In samenvoegcodes werden bepaalde contractfase-datums van een uitzendkracht nog niet beschikbaar gesteld. Dit is verholpen.
•Bij het genereren van meerdere documenten in één keer kan het nu niet meer gebeuren dat de koptekst van één document door loopt in het volgende document.
•In de module Statistiek laat de cursor nu meer informatie zien, waardoor duidelijker te zien is waar bepaalde gegevens bij horen.